应用文写作培训课件.ppt

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1、学生干部常用应用文写作v概念v特点v常用应用文写作v应用文写作的基本技巧 目目 录录v一、应用文的概念v应用文指的是人们在工作,学习和生活中经常使用的,具有明确实用目的,直接实用价值和某些惯用格式的一类文章的总称.(指人们在日常生活,工作和学习中所应用的简易通俗文字,如书信,公文,契约,单据等).二、应用文的特点v（1）实用性（2）针对性v（3）规范性（4）真实性v（5）简明性三、常用应用文写作：v通知v通报v请示v申请v启事v声明v公示v公告v通告v海报v报告v会议记录、会议纪要概念：v通知是我们工作中最常用的一种文书类型，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布有关

2、规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。具有知照性和通用性。 通 知v格式：由标题、正文和落款构成。 v标题：除极简单的事只写“XX通知”外（如会议通知、停电通知等），一般都应在通知前加上发文机关和事由，便于尽快了解通知的主要内容。有的还要加“紧急”、“重要”、“补充”等字样。 v主送对象：受通知的对象一般要写全。 v正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。 v落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。 会 议 通 知v 会议通知的写法比较简单、灵活，写清开会的

3、原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需要准备的材料等。机关内部小型会议通知在单位内张贴或广播，只写清时间、地点、到会人员和议题就行了。 通通 知知v 生产部、品管部：生产部、品管部： 目前在公司内经常发现有员工将口罩带出车目前在公司内经常发现有员工将口罩带出车间，随意乱扔的现象，极大影响了公司环境的间，随意乱扔的现象，极大影响了公司环境的整洁和卫生。为了深入推进整洁和卫生。为了深入推进6S工作，给大家一工作，给大家一个干净、整洁、舒心的环境，确保公司良好的个干净、整洁、舒心的环境，确保公司良好的工作氛围，要求各位在离开车间前把口罩放在工作氛围，要求各位在离开车间前把口

4、罩放在更衣间的垃圾箱内，严禁随意带出或乱扔，若更衣间的垃圾箱内，严禁随意带出或乱扔，若有违反，将给当事人处以有违反，将给当事人处以50元元/次罚款。次罚款。 特此通知！特此通知！ 专业管理部专业管理部 二一年三月三十日二一年三月三十日请 假 条（一）概念 请假条是因故不能上班、上课、参加活动等，向有关单位或个人写的一种应用文。 请假条通常分为事假条、病假条，写时统称“请假条”。 （二）如何写请假条请假条结构的内容有：标题、称呼、正文、结语、署名和日期。 1标题 写“请假条”即可，居中写。 2称呼 标题之下，空一至二行后，另起一行，顶格写请假的单位或个人。如写个人，通常写该人的姓加上职务，不必用

5、表示尊称的词语。如，不必写成“尊敬的李书记”、“敬爱的张老师”，写“李书记”、“张老师”就可以了。 3正文 称呼之下空两格写。直接写请假的原因及请假的起止时间。写时注意不必像写书信那样先写表示寒暄的话语。 如写病假条，则应在正文结束后，另起一行，空两格写“附：医院证明”（医院证明附在请假条后面）。4结语 正文结束后，另起一行，空两格写“谢谢”、“抱歉”之类的客气话；也可空两格写“致”，再另起一行，顶格写“礼”（病假条的结语应写在“附：医院证明”之后，另起一行写）。5署名和日期 写请假人和请假时的日期。写在正文末尾的右下方，空二至三行写。请假人如果是学生，可以在名字之前加“学生”二字，表示对老师

6、的尊重。日期写在署名下面，另起一行写。有时在日期后加写上午或下午，必要时甚至可写到时、分。申 请 书（一）概念 申请书是个人或集体向有关单位提出要求或表达意愿时写的应用文。它是一种专用书信。一方面，它和一般书信一样，都是表情达意的一种工具。另一方面，它和一般书信又不同：一般书信是个人与个人之间的交流，内容可以十分广泛，公事私事都可谈；而申请书一般是个人或下级向组织、向上级有所请求时才使用，一般一事一书，内容单一，便于组织或上级处理。（二）申请书的结构 申请书有较为固定的结构，其内容一般包括五个部分：标题、称呼、正文、结语、署名和日期。 1标题 居中写“申请书”三字，也可根据申请书内容，在申请书

7、之前标明具体名称，如“入团申请书”。标题字体可稍大，也可和正文一样。 2称呼 在标题之下，空一至两行，另起一行顶格写接受申请书的组织名称或领导的姓名。名称后面加冒号。3正文 称呼之下，另起一行，空两格写正文。正文内容通常有三部分： （1）开头部分，先写请求要做什么事； （2）主体部分，主要内容有两个：一是写为什么要做这件事，即写理由。如这件事需要组织或上级批准或同意，则理由应写得充分；二是写怎么办，即写了申请书后，自己怎么去争取达到愿望（或保证做好一些什么事等），要写得实在。 （3）结尾部分，通常写希望。 这三部分内容应分开写，做到层次清楚。4结语 正文结束后，另起一行，空两格写结语。结语可根

8、据内容写：“特此申请，请予审批”、或“此致，敬礼”、或表示谢意的话语等。5署名和日期 写在正文末尾右下方。结语完后空两行写。如申请人是单位，要写清单位名称，加盖公章。日期写在署名之下，写全年月日。 关于电脑的配备申请关于电脑的配备申请 尊敬的领导：尊敬的领导： 您好！您好！ 现因工作需要，申请配备一台电脑，主要原因如下：现因工作需要，申请配备一台电脑，主要原因如下： 1.我目前的工作主要负责：新编程序文件、开展质量管理体系我目前的工作主要负责：新编程序文件、开展质量管理体系审核，编制审核用表格、报告等材料；要完成对客户审厂报告审核，编制审核用表格、报告等材料；要完成对客户审厂报告的回复；开展公

9、司有关认证方面的工作时，需要与认证公司沟的回复；开展公司有关认证方面的工作时，需要与认证公司沟通、联系，获取相关资料；接收并完成客户需求的供应商调查通、联系，获取相关资料；接收并完成客户需求的供应商调查表。这些工作都需要用电脑来完成。表。这些工作都需要用电脑来完成。 2.目前开展这些工作时一般都是借用别人电脑，然而上班时每个目前开展这些工作时一般都是借用别人电脑，然而上班时每个人的电脑都有自己的用途，所以很多工作在正常上班时间没法完人的电脑都有自己的用途，所以很多工作在正常上班时间没法完成，无奈之下只能趁别人下班不用电脑时去做，对于工作的有效成，无奈之下只能趁别人下班不用电脑时去做，对于工作的

10、有效完成造成极大影响。为了提高工作效率，更好地开展工作，申请完成造成极大影响。为了提高工作效率，更好地开展工作，申请给个人配备一台电脑。给个人配备一台电脑。 特此申请，恳请领导批准。特此申请，恳请领导批准。 申请人：申请人： 时间：时间： 通 报通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况的一种下行公文，一般分表彰通报、批评通报和情况通报。 v标题。大致有四种类型：一是发文机关的名称、是由和文种组成，二是事由和文种组成，三是由发文机关和文种组成，四是只有文种“通报”做标题。 v正文：分直述式和转述式写法，材料务求真实、准确。表彰的典型要有普遍意义，批评的典型要有典型性，针对

11、性不强，普遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教育作用，对工作没有指导性，宁可不发。 v落款：注明单位和日期。 v表彰性通报包括先进事迹、评价、表彰决定、希望和要求四部分。 v批评性通报除批评处理错误外，还要着重从中吸取教训，引起有关方面警觉，防止类似事件再发生。 v情况通报多为一事一报，灵活自如，因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，针对问题提出要求和希望。国务院办公厅关于省市县 擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报 1999年12月5日，省市县举行高速公路在本县通车仪式，县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校停课参加通车仪式，近千名中小学生在风雪天等候长达二小时，致使部分中小学生生病，

12、学生家长和群众极为愤慨，致信中央要求坚决制止此类现象。 中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序，这是教育教学质量的保证，任何单位和个人都不能随意破坏。现在一些地方的个别领导利用自己的权力，动辄调用中小学生为各种会议、考察、参观、访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动，有些地方还因此发生了严重的安全事故，造成极恶劣的社会影响。县发生的问题，已不只是一般的形式主义，而是官僚主义，严重脱离群众，此类不良风气必须坚决予以制止。各地区、各部门以及各级领导干部，要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训，切实增强群众观念，杜绝此类事件再度发生。 中小学生是祖国的未来，他们的学习和活动安排，要有利他们的学习和

13、身心健康。今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定，不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或“礼仪”活动，如确有必要组织的，须报经省级教育行政部门批准。v国务院办公厅 （盖章）v 一九九九年十二月二十日 请 示v定义：用于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。凡是下级无权解决、无力解决及按规定要经上级决断的问题必须向上级行文请示。 格式v标题：发文单位+事由+文种，不能将文种误写成请示报告、报告或申请，一般写成“关于XXX的请示”。 v主送机关：一般只写一个主送机关，若同时要送其他机关应抄送。一般不要写给领导个人名字。 v正文：一般由请示原因、事项和结语组成。请示原因应简明扼

14、要而又充分地陈述请示的原因、依据，不宜太多太长。请示事项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，一般应写“拟”怎么办。请示结语常用“妥否，请批复”、“特此请示，请予批准”、“请批准”、“请审批”、请指示”等，不要用“可否（妥否、当否），请批准”不合逻辑的用语作结。 v落款：发文机关和日期 v请示写作要注意一文一事，切忌把几件事写在一起，制发时要注意各方面协调，不宜多头主送、多级主送，一般送直接上级，不得越级上报。越级时要抄送被越过的上级。不得抄送下级。正式印发的请示应在文头注明签发人、会签人姓名。关于出租车提前更新的请示 XXXX: 由于我公司出租车使用时

15、间过长,车况不佳,且合同时限已到.,因集团与出租车相关管理部门的审核需要一定的时间,新车预定需要时间,现特请示提前更新我公司使用的出租车. 以上意见当否,请审核批复. XXXXXXXXXX公司 二00八年X月X日 v批复：用于答复下级请示事项的一种下行文书，包括标题、主送机关、正文和落款。正文中批复对象要针对请示单位，批复事项要明确，直截了当，不同意的要表明态度和观点理由。结语一般“特此批复。” v请批函：指向平级或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函。 v商洽函：平行单位之间商洽工作、联系有关事宜的函。 v询问答复函：上下级之间相互询问答复处理有关具体问题的函。不宜用指示、通知、批复、报告

16、、请示等较正式公文时一般用函。启 事v定义：机关、单位、团体需要公开向大家说明某件具体事情，或希望公众协助办理某项具体事务而使用的应用文。 v启事可以处理公、私事，不便以通告、公告等公文文种行文时，就采用启事。如招领、寻人、寻物、征订、征文、征房、招工、招聘、迁址、更名、改期、更正、开业、停业等事项。启事不如公告类公文具有较强的约束力和强制性，多具祈求性、商洽性和周知性。 v标题：常以事由+文种为题，也有直以事由或以文种为题。不能错写成“启示”。 v正文：写明启事内容，告诉大家什么事，需要大家帮什么忙，原因、目的、要求等，结尾可写特此启事、此启，或不写。 v落款：启事单位、时间，加章。 v语言注意：表述要明确、周到，语言要得体，祈求性的启事要真挚有礼，寻物启事要写清特征，而招领启事则要笼统含糊，以便认领核对。 声 明v定义：机关、单位、团体为维护自身权益对重大事件、重要问题表明立场、观点、态度或主张而发表的一种公文。 v一种是政府外交专用的声明，如外交部声明，也要两国联合声明。另一种是机关、企事业单位均可使用的通用声明，如宣布重要证件、支票、公章作废的声明。 v标题：常用单位+事由+文