会中服务与协调实训项目.docx

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1、会中服务与悔调实训项目【学习目标】通过学习与训练，使学生了解会中工作的内容，驾驭会中各项工作的流程、方法和手段，做好会议进行阶段的各项工作。学问目标了解会议进行阶段各项工作的主要内衣.驾驭会中服务工作的法本要求和一股程序。驾城会议突发事务的类型和处理方法。了解会议值班工作内容.熟识会议接待新闻采访的原则和程序.熟识会议信息工作内容.驾取会议记录的方法，驾驭会议简报的内容和结构.实力目标能期完成会议签到和引导工作。能将联系和接待新闻始体。能够收集会议信息并印发会议简报.能膨作好会议记录.能助监督会议羟世的运用，能够做好会议防调工作.他将处理睬中突发事务.能膨做好会议值班工作.能师支配接待会议新闻

2、采访并拟写新闻福或新闻发布会发言提纲，能终做好会议信息工作.能师制发会议简报.案例7-2XX创新股份有限公司将于12月26日召开本年度年会暨最新研发成果展示会。BiJ-段时间,大家都在忙会议好得阶段的事情,现在打算工作基本就绪,与会人员也将于12月25日接连到达,会议筹备组倒长林明伟召集会议筹名组的工作人员,布置落实会中工作.任云飞和于华负于会议报到和签到工作,要做好接站工作，与会人员乘坐的交通工具有飞机、火车和汽车,到达时间是早晨6时至晚上11时,与会人员中有K）位是领导和贵宾,要派专车一一去接.车队的H机和车辆要全力保证.实训提示（I）会议接站，要驾驭好会议接站工作的打算内容，支配好车辆，

3、同时留意礼仪规范。2）会议签到,要留意选择签到方法,并打舞好必要的工具。3）会议引领要仔细组织，周到热忱，留意礼仪规范，三、学问导入（一）实渊任务基本学问要点1.接站的打算内容与会者集中抵达时，可以在机场、车站支配接站人员等候，设立接待站。制作醒目的牌子或横幅，标明“XX会议接待处”字样。2 .接站的留意事项确定迎接规格,作好接站打算,设立接待处，打算好接站标记,驾驭抵达状况，作好宾主双方的介绍。3 .接站工作的程序搜集会议回执-编制表格一支间接站一培训接站人员一打算接站用具一统一指挥两度一事先通过传真或电话告知到会者具体路途一接站”4,会议卷到的方法秘书代签法.由秘书人员在到来者的名卜画图，

4、证件卡片）式签到。与会代表在预先发给他们的证件或卡片上签上自己的姓名,然后上交即可.簿式签到.与会代我在入场时，到秘书人员事先打算好的签到簿上签署白己的姓名、职务、所在单位、联系电话及支配住宿房号等，以示到会。电子自动签到.代表将印有代表固定号码的R片送入签到机，签到机马上爵姓名、号码传到中心,并把签到I：退还代表，电子签到的优点在于快拢便利.不会因速度慢而在会场入11处出现混乱拥挤的现象.5 .会议HI到工作内容杳验证件、与会者登记、发放会议资料袋、预收会务版等费用。6 .签到工作的程序支配签到人员一打算笠到用品与设符一签到人员提前到会一迎接与会人员一介绢维到工作的内容一发放会议资料和票证.

5、7 .会议引领工作会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、崔厅、住宿的房间；陪伴重要来宾入场就坐:为上司和来宾作介绍：帮助来宾额取名片卡并引领入座.表7/4会务车辆用车信息登记表司机联系电话车型车牌号码座位数车辆所属单位申请人联系电话用车具体H期、H间客人数最及级别车辆行走路线确认派车司机预计返网时间是否已返回2.4.柄支配役如花7-15所示.表7I5车辆安排表事项数最确定用车需求领导接送新车优良车进口车型客户迎接参观送行、游玩急用车确定用车来源公司派车洒居车辆旅游公UI卒辆公司租他车辆3.签到登记表如式7-16所示.三M6签到登记表来宾编号姓名职务单位电话工.邮编三、学问导入（一）实训任务

6、基本学问要点（I）会议值班的内容。主要包括值班电话记录、做班接待记录、值班11志、信息传递，（2）会议值班工作任务。会中帮助有关人为收集会议信息资料并传递信息：做好公场限制.限制无关人员入场,保证会议正常帙序并加强保密：各有领导及其他相关人员的联系方式.必要时请示沟通：室守岗位.旨导和帮助共他会议工作人员工作：作好各种协调.（3）会议值班工作制度。主要有信息处理制度、同位出任制度、交接班制慢、领导带班制度。（4）接待采访会议的新闻媒体的基本原则：会议新闻要实事求是地报道,内容必济与会议基本内容相吻合，达到宣扬会议精神的目的，利于会议忖神的执行.驾驭会议信息的保密度，做到内外有别，对于会议内容中

7、涉及的机密问题，应严守保密原则.不能在报道中泄露机密。报道中的型要观点和提法.要经领导审定,以免造成差悟或失误.无论是撰写新闻报道稿，还是为新闻媒体采访报道会议状况供应服务，播要打算得全面冏到，且主动主动，在传递的方式和内容选择上，应本相对象、效果、时将、费用的原则综合考虑，在会议中.秘书要留意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道,为领导精确与驭会议的效果供应参考.在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会供应必需的信息资料，使会议领导者能更好地向新加媒体介绍会议状况,回答记者的提问。（5）接待采访会议新师媒体的程序：媒体人员登记一为媒体人员供应简洁的会议材料一支配拍照和新闻发布会等传统活动

8、一支配媒体沟通会，（6）接待新闻媒体的工作内容：由会议秘书撰写新闻报道稿件,经领导者批阅后,向媒体发送.在会议召开期间,遨请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息.在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者干脆介绍会议状况，并亲自回答记者提出的问题.（7）与新闻媒体沟通的方法：选择新闻媒体的类型.新网媒体有纸册媒体和电波媒体之分，纸质媒体有大众类报纸（如11报和晚报）、专业类（行业和产品类）报纸、财经类报纸等，电波媒体有全国性的电视台和广播电台（如中心电视台、中心人民广播电台、区域性的电视台和广播电台（如地方电视台、地方广播电台）.选择正确的沟通方式.可采纳面谈、电话、文件、网络和新闻

9、发布会等.与媒体记者保持互动.无论是正面还是负面的新闻报道，犷务或问题处理后，均要在第一时间向媒体记者进行反馈.（8）会议信息内容.主要包括与会者基本状况、背兔信息、抵离信息：会议指导性信息、会议宣扬性信恩、会议议时性俏息、会议主磔内容佶总、记录结果性信息、会议程序性文件信息、会议沟通性文件信息、会议会考性文件信息、会议管理性文件信息。（9）会议信息收集柒道“主要有全体与会人员、领导,有关会务工作人员以及各种会议记录。（IO）会议信息收集方法.主要有会议法、访谈法、资料法.（11）会议信息的服务利用，通过询问会、思谈会、听证会、论证会、研讨会等会议收集的信息，供应应领导及其他信息运用者，有效悔

10、助领导决策；利用联谊会、博览会、展销会等会议进行商务活动.另外.利用信息.能有效驾驭与会人员状况,为会议作出决议性事项供应参考：利用伯息.能对会议进行有效沟通,（12）会议信息的反馈,包括会前、会中、会后反饿，会前反馈会议的苏法状况，会中主要反馈与会人员的探讨沟通及会议过程中的信息动向，会后反馈会议精神的传达落实状况。可通过座谈会、电话、问卷、面谈等形式进行.三、学问导入（一）实训任务基本学问要点I.会议记录会议记录，是开会时当场把会议的基本状况和会议的Hi告、探讨的何应、发吉、决议等内容记录下来的书面材料，会议记录是会议的正式文件，它是落实会议精神，进行检杏、悌促的依据。会议记录具有杳考、记

11、载作用。(1)会议记泵的打算工作打算足终的帆笔、钳金、笔记本和记录用纸“打算好录音机和录音笔补充手工记录.要备有一份议程表和其他的相关资料和文件.在须要核对相关数蛎和任实时随时运用，要在开会前提ift到达会场，支配好作会议记录的地方，快速制出一张与会人员的座位图,便于识别会议上的发言者。提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细微环节内容.在利用录音机、录音隹的同时,必需手工记录.这样不仅整理记录的速度快，而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内衣.但对一些保密会议，不允许运用录音机和录音室。(2)会议记录内容和记法。会议标卷：会议标超有两种形式，一是，会议名称+文种，如XXXX公司办公会

12、议记录：二是.文种.会议概况部分的”法：会议名称.应写明召开会议的机关或组织、会议的年度或届次以及会议的内容等.会议时间.应写明年、月、日,有时还要注明上午、下午或晚上以及具体仲点.会议地点。应写明会议场所的具体名称，切不行笼统地写“礼堂”、“会议室”，具体地写出是哪个礼堂、哪个会议室会议出席人.列席人.蛰与人员很多的会议,可以只写参与人的范阚和人数：收如人数不多的，可排列出每位出席者的姓名,可按职务、姓氏笔画依次等排列.会议玦席人。应写明具体姓名及缺席缘由。会议主持人。应写明主持召开会议的领导人的姓Z，并注明其职务。会议记录人.应写明姓名和职务.会议主要议超.应写明主要议的摘要.会议内容的记

13、法：第一，会议的探讨发言的记法。先写发言人的姓名，发言人姓名顶格。姓名之后，可以用日号.也可以空一格.之后写发才内容.如发言内容另起一行,则空两格.其次,议定事项的记法.假如是由会议主持人的总结讲话加以打纳，则记在主持人姓名之后:假如结论筒沽一样，则用议决项纪录。记录尾部：会议结束后,在会议记录本末页另起一行写上“敢会”.重要会议的纪录应由主持人审查.并在记录稿本末足，由主拉人、记录人签字.(3)会议记录的流点。主要探讨的观点、淡议、确定、虫要的声明、戏正案内容、结论.(4)会议记录的速记方法.主要有符号法、省略法、拼音法、缩写法、简写法、外语协助.(5)会议记录的要求。快速，出实，精确，清哪

14、，突出重点。(6)会议记录制总事项。详略得当;漏记Ig要内容可当场请主持人电复内容或说明术语.或会后比照录音补充：要记录会议发言人的姓名.2.会议简报(I)会议简报的类型。会议尚报主要有以下类型：综合型简报,依据会议主后，多角度、多方位反映问题，将有关信息综合起来编闪，专遨型简报.依据会议的探讨状况.分行业、分系统、分部门收集资料并编写成文.实录型简报,摘录领导的讲话、会议报告、其他与会者的发言的简报.(2)会议简报的内容，会议简报要快速反映会议实际状况、沟通会议的阅历、沟通会议的信息,要反映出会议的新状况、新问题、新阅历、新见解、新趋势,以更好地对会议起到指导和沟通作用.对于会议中代表们的也

15、议看法应让领导刚好地与C（3）会议简报写法.同信息简报一样,有固定格式,分为报头、报核、报尾三部分.（4）会议简报的编写要求。快捷快速、新奇生动、其实精确、短小精悍。会议名机会议时间：年月日时至时分会议地点：出席人与列席人：就人:缺席原因：主持人：记家人：主要议卷；发言纪录：XXX：,XXX:议决事项：主持人签名：记录人签拈审核人餐名：图7.7会议记录表样式（5）会议记录者责任：刚好指出令人困惑的发言，说该发言人说明清晰：适时做总结.帮助探讨进行：向与会者确认各议案的排序是否无误.（6）会议记录内容.主要包含:探讨过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认徒个结论都无误）：有哪些证据支持本次议案的通过，以及反对看法如何：分派工作的具体情形及完成日期，（7）会后重新整理的