第三方尽职调查实施细则.docx

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1、第三方尽职调查实施细则第一条为加强XX股份有限公司（以下简称“股份公司”）对第三方尽职调查工作的合规管理，根据相关法律法规、监管规定及合规管理工作总则的要求，结合股份公司及所属各级单位（以下统称“各单位”）实际情况，制定本细则。第二条本细则适用于各单位对拟合作金额超过人民币50万元的第三方的尽职调查。股份公司应根据内外因素的变化定期评估设置的该数额限定是否合理和正当。就拟合作金额低于人民币50万元的第三方，尽管不需按照本细则进行全面的尽职调查，但仍应进行对其基本的信息核查，以排除本细则规定的特定级别或第一级别的合规风险的情形。各单位对采购相对方的尽职调查适用采购合规管理实施细则，各单位对招标人

2、的合规资格审查适用投标合规管理实施细则。第三条本细则涉及定义如下：（一）第三方系指各单位拟合作的代理、顾问、咨询师、代表、经销商、承包商、分包商、供应商、合资公司等第三方，无论其为自然人、法人或非法人组织。（二）政府机构包括但不限于国家、地方政府、国有资源类公司、国有开发类公司等。（三）国际组织包括但不限于联合国、国际货币基金组织（IMF）、经济合作与发展组织（OECD）.世界银行等多边开发银行（MDB）和世界贸易组织（WTO）等。（四）公务人员包括但不限于下列人员：1 .政府的官员、雇员、代表以及代表政府或者经公共权力授权行事的人士：2 .国际组织的官员、雇员和代表；3 .行使公共权力的政治

3、组织的官员、雇员、代表，或皇室成员；4 .政府直接或间接控制或施加决定性影响力的公共企业的官员。（五）高风险信号系指用于提示第三方可能存在不合规行为的警示信息，包括但不限于可能存在腐败、欺诈、串通、胁迫、妨碍等多边开发银行可制裁的不合规行为、违反有关法律法规、股份公司合规行为准则或其他合规制度要求的行为。（六）外部机构系指对法人、非法人实体或自然人等可以进行独立调查并提供信用及合规风险评级分析的机构。第四条在与第三方合作前，业务部门应对其进行尽职调查，以评估其履约能力以及在履约过程中能否遵守相关法律法规、股份公司合规行为准则等合规制度。第五条尽职调查包括但不限于以下内容：（一）第三方企业登记的

4、基本信息；（二）与该第三方合作的商业理由，包括但不限于第三方具备的资质、业绩、人员、计划、方案、公共信誉、业务现状等；（三）第三方是否为某一特定项目或合同的唯一选择，若是，则需了解未考虑其他第三方的原因;（四）本单位如何知晓第三方，第三方如何知晓本单位，以及推荐人的情况；（五）第三方是否存在信用负面记录；（六）第三方的履约能力；（七）本单位与第三方签订的其他合同履约情况；（八）第三方的声誉，及其作出的道德和合规承诺；（九）本单位与第三方开展合作的潜在负面影响；（十）第三方诉讼记录；（十一）第三方的管理层；（十二）第三方的所有权人，包括间接受益人和最终受益人；（十三）第三方的所有权人在其他公司或

5、实体中的所有权或受益性利益，该公司或实体的名称、权益性质；（十四）第三方与本单位是否存在利益冲突，或潜在利益冲突;（十五）与第三方签订的合同金额、支付方式及佣金构成；（十六）第三方的财务、商业稳定性；（十七）第三方是否被列入有关国家、国际组织的禁止或制裁名单；（十八）第三方是否被股份公司列入禁止合作名单；（十九）第三方过去及现在与政府机构和官员的关系，特别是当客户为政府部门时；（二十）其他需要调查的内容。第六条尽职调查的方式包括由第三方填写第三方调查问卷（附件1）、与第三方及其员工口头交流、核对有关资料、从公开渠道获得重要信息、聘请中介机构对其进行尽职调查等。第七条第三方应签署第三方合规申明（

6、附件2）。第八条各单位业务部门应根据第三方提供的调查问卷及相应材料，完成第三方评估表（附件3）,确保其真实性、完整性、准确性。第九条业务部门要求第三方填写调查问卷时，应要求第三方提供下列支持材料，并留存副本或复印件：（一）第三方协议签署人的身份证明（例如护照复印件）；（二）第三方办公地址的证明文件，或第三方协议项下工作地点的证明文件（例如业务往来文件的副本）；（三）第三方股权结构的证明文件（例如公司设立地的登记机关出具的证明文件）；（四）第三方设立、登记或以其他方式依法成立的证明文件（例如公司注册登记证）：（五）根据有关法律法规规定，第三方在合同履行地合法经营所需的登记凭证、执照、许可或相关授

7、权文件；（六）第三方业绩资料等；（七）证明第三方开户行、账户名称及账号的文件，签字授权书等，例如：银行确认函、银行对账单，具体金额可隐去；（八）第三方应遵守的合规制度文件，包括：行为准则、反腐败和反不正当竞争等规章制度。如因有关法律法规限制不能提供以上信息，业务部门应要求第三方提供情况说明并配合提供其他相关信息。第十条各单位业务部门在完成调查问卷和第三方评估表后，应立即提交本单位合规官判断是否存在“高风险信号”。各单位合规官应使用第三方合规风险等级列表及审批表（附件4）进行评估分级，根据本细则所列不同级别的合规风险予以分级处理（附件5）。第十一条第三方合规风险级别如下：（一）特定级别风险，包括

8、：1 .第三方或其母公司、关联企业或关联个人曾被联合国或其他国际组织列为恐怖组织；2 .第三方或其母公司、关联企业的现任股东或高级管理人员现为或过去10年曾为国际或当地刑事通缉犯；3 .第三方不配合完成尽职调查问卷；4 .与上述风险程度相当的其他风险。（二）第一级别风险，包括：1 .第三方或其现任股东、高级管理人员、关联企业，涉嫌腐败、欺诈、垄断、串谋、逃税、漏税、洗钱等非法行为，或因此受到指控；2 .第三方被股份公司列入禁止合作名单；3 .与上述风险程度相当的其他风险。（三）第二级别风险，包括：1 .第三方为自然人且合同金额超过200万元人民币或等值金额；2 .第三方为企业但存续期短暂、治理

9、体制不善、临时经营或一人经营；3 .项目或合同履行地所在国家或地区在股份公司所发布的当年高风险国家或地区名单中；4 .第三方或其现任股东、关联企业、所有权人（包括实益所有人）、高级管理人员与项目涉及的政府机构、国际组织、官员存在合同或利益关系；5 .项目涉及的政府机构、国际组织、官员指定或推荐该第三方；6 .第三方未提供详细的工作计划或服务成果书面建议；7 .第三方明示、暗示获聘后保证项目成功，如保证中标；8 .第三方坚持身份保密，或建议在双方所在国、项目所在国、合同签订国以外的地点召开会议；9 .第三方坚持避免使用邮件、传真等书面交流形式；10 .本单位在此项目或合同中未考虑其他第三方；11

10、 .第三方要求采用非常规付款方式；12 .与上述风险程度相当的其他风险。（四）第三级别风险，是指第三方存在或潜在的其他可能导致各单位遭受法律制裁、监管处罚、重大财产损失、声誉损失以及其他负面影响的风险，其危险性低于上述特定、第一和第二级别风险。第十二条针对不同级别的第三方合规风险，各单位应当履行以下审批程序:（一）第三方合规风险为特定级别的，各单位均不得与该第三方合作；（二）第三方合规风险为第一级别的，各单位原则上不得与该第三方合作，除非特殊情况或在已采取了适当措施减轻影响的情况下（例如，该第三方已断绝与导致其被列入第一级别风险的个人或关联方的关系，或外部机构审查认为该第三方的合规风险已被有效

11、减轻，或各单位将与第三方的关系限制于一定范围内等），且获得股份公司首席合规官和分管该业务的副总裁或以上职级领导批准；（三）第三方合规风险为第二级别的，股份公司及二级单位在与该第三方合作前，须获得股份公司合规办公室和相关业务部门负责人的批准；三级以下单位在与该第三方合作前，须获得其二级单位首席合规官和分管该业务的副总经理的批准，并按季度报股份公司合规办公室备案；（四）第三方合规风险为第三级别的，股份公司和二级单位在与该第三方合作前，须获得本单位合规官和相关业务部门负责人的批准,并按季度报股份公司合规办公室备案；三级以下单位在与该第三方合作前，须获得本单位合规官和相关业务部门负责人的批准，并按季度

12、报其二级单位的合规办公室备案。第十三条业务部门应对拟合作金额不超过人民币50万元的第三方进行基本信息核查，如存在特定级别风险或第一级别风险则按照第十二条的规定处理；如不存在上述风险应签署第三方风险排除说明（附件6）,与合同正本一同存档。第十四条各单位应与第三方签订正式书面协议（以下简称“第三方协议”）。第三方协议的附件应包括合同合规管理实施细则所规定的诚信合规协议。各单位应向该第三方提供股份公司合规行为准则。各单位只有获得证明第三方提供服务的有效票据后，才能批准支付。向第三方支付款项时，应按照第三方协议中支付数额、时间和地点等相关约定执行。合规主管部门应定期审查支付凭证，以确定向第三方支付是否

13、符合合规标准。第十五条各单位应根据股份公司合规管理工作总则的规定对第三方尽职调查的文件进行归档和管理。第十六条各单位合规主管部门应定期审查本单位的笫三方尽职调查材料，确保本细则流程有效、可靠。第十七条各单位员工违反本细则的，根据股份公司职工违纪违规处分规定（试行）给予警告直至解除劳动合同的处分。第十八条本细则自印发之日起施行，由股份公司合规办公室负责解释。附件：1.第三方调查问卷2 .第三方合规申明3 .第三方评估表4 .第三方合规风险等级列表及审批表5 .第三方合规风险审批流程图6 .第三方风险排除说明书附件1第三方调查问卷为遵守国际及中国反腐败、反不正当竞争法律和原则，（公司名称）（以下简

14、称“各单位”或“公司”）特发放本调查问卷。上述法律和原则包括联合国反腐败公约世界银行诚信合规指南中华人民共和国刑法。各单位使用本调查问卷进行法律分析，做出有关第三方的法律风险判断，并发现潜在合规问题。本调查问卷满足信息和隐私保护要求，仅用于各单位开展合规工作。如发现潜在合规问题，有关信息可能递交到各单位或外部法律顾问。各单位将根据公司规章制度保存上述信息。您必须填写本调查问卷，但您有权在提交后修改相关信息。如您有任何问题或疑虑，请立即联系各单位驻当地办事机构。注意：如第三方在最近12个月内已提交调查问卷，则无需重新填写，但需更新相关信息，如所有权、地址的变更等，并证明持续合法合规经营。本调查问

15、卷中“公务人员”包括但不限于其他单位的下列人员：1.政府的官员、雇员、代表以及代表政府或者经公共权力授权行事的人士：2 .国际组织的官员、雇员和代表；3 .行使公共权力的政治组织的官员、雇员、代表，或皇室成员；4 .政府直接或间接控制或施加决定性影响力的公共企业的官员。如有需要，可另附纸张。一、联系信息1 .正式注册的名称和商号，如为个体户或自然人则提供个人姓名2 .主要营业地址3 .履行服务地址，如与主要营业地址不同时4 .主要办公室电话号码传真号码5 .电子邮件地址网站二、第三方的所有权结构6 .企业类型：一公司(如股份有限公司、有限责任公司等)一个人所有(个体户)合伙企业其它7 .如为公司：(1)在哪里设立？(2)何时设立？8 .如果为合伙或其它商业形态：(1)在哪里设立？(2)何时设立？(3)由谁设立？9 .请列出在您公司有经济利益的个人或实体。应包括法律上的所有权人及受益所有人，如，有权获得、有意获得或将要获得应付费用或佣金的个人或实体。注意：如果您的公司已经上市，请列出直接或间接持有超过5%权益的名单。1.11.2.12.3.13.4.14.5.