中小企业档案管理制度汇编.docx

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1、档案管理制度第一章总则一、为对本公司各类档案迸行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司羟首管理服务，特制定本制度。二、本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作，适用于本公司的档案管理.三、本制度所称的档案,是指本公司在羟首管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光磔、图片、胶片、录和帝、书箱、磁带及其它有关实物。第二章档案分类及编号一、公司档案依据4工业企业档案分类试行规则3,以公司全部档案为对,结合公司管理职能和档案内容及其形成特点进行分类.二、档案的类别共分为七个大类，印：公司运营类、经营管理

2、类、人事行政类、会计档案类、研究开发类、仪器设备类、工程建设.三、档案分类应用于对本公司档案的进行整理、机卷、编号、笠订、填写分类目录，方便查阅、检索等.四、档案分类（见附表）第三章管理责权一、公M办公室（总经办）为公司档案的管理部门,负贲公司级档案的管理.并指导公司各部门档案管理工作的开展：各部门指定专人为部门兼职档案管理员,负贲部门档案的归档工作.二、公司所有档案统一放置公司档案室由专人管理.三、办公室指定专门或兼职人员（档案管理员）负责公司档案管理.四、档案管理职责：1、做好档案的保密、保卫工作.注意防止出现失密、失盗和失火事故.2,加强对档案柜的管理.杜绝潮湿、霉变和虫蛀等,以确保档案

3、资料的完好无损.3、档案管理员应即时对档案进行电子归档,实现档案的电子信息化管理.4、档案管理员工作变动或因故离职时应相经办的文件材料、电脑密码等向维任人员交接清建,严禁根自带走或私自的毁.第四章档案建档及保管一、文件归档I、各部门在各项生产、经昔活动中形成的，已办理完毕，具有保存价值的文件材料（包括照片、录音、录像、广告带、电腑软件等）.2,文件材料归档的基本要求：文件材料齐全、完挖、清晰.3、归档方式1）Ur区分年度的,按年度为单位，依据属类，把文件资料进行装订归档：2）跨年度的或不能明朝区分年度的文件材料，用卷宗装存建档，各卷宗按序号标识：4.归档时间：1）产品开发、域建工程、有关技术项

4、目，在任务完成之后要将归档文件材料及时交办公室归档.属重要的批文、合同、图纸应及时将原件归档。2）每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间。各部门均应指定本部门的兼职档案另做好归档收策、移交工作，送公司办公室统一后档。3）本公司的她建完工验收：产品研制、定型、胺定：新购置的设备、仪器蕤收等的资料及时跟踪归档。4）各课室移交的档案必须是原件,（无原件的请附注原件的去处）二、电子档案的保管I、档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限,确定有关密码,任何人不得将用户名和密码告知他人.2、属部门保管的电子档案由档案管理员根据公司4保密制度进行严格管理。3、严防病毒，档案管理员负由每周至少对电脑进

5、行一次杀毒，任何员工发现电蜒病毒应立即杀毒.并立即通知档案管理员以及我他员工对个人电脑进行杀毒.4,档案管理员对“档案管埋降”中的文档进行每周定期备份.5、权限范围以内的电子档案可由档案管理员处宜接取料权限依码进行查阅，权限范国以外的，衙由相关部门抬理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件.6,档案管理员血的网对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录.7、归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存.三、非电子档案的保管1、公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它毂体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档.2,公文承办部门或承办人员应保证

6、经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档.3、各部门存档的文件/资料应填写g资料交付登记表.交付人签字确认后档案管理员对资料进行整理、编号.分类、归档做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便并将有关资料目录及检索代码输入电脑.4、各部门人员参加各种会议借回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件,均不得自行保管.怕毁,应及时移交给档案管理员统一管理.四、档案室管理I、档案库房未经许可.外来人员不得擅自进入.2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、荚观,便于调卷.3、庠房门窗须安装窗窗,库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期.4、避免光线直射档案.史不能在然日

7、下曝廉档案.防止有害生物对档案的危害.5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施,及时做好涉湿度记录.泡度应控制在14度一24度相对湿度控制在4560%.6.库内及库外应科学地安设就湿度记录仪表，库房应专门安装空询设备。7、库房必须配饴适合档案用的消防器材并禁止吸烟,定期检奁,杜绝一切发生火灾的UJ能。8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有杏气体、防潮、防湿、防虫、防尘.9,对库畿档案应经常进行检造，发现何题，及时报告并来取措施予以处理。10.号年9月定期对库微档案进行一次抽样检查,掌握档案管理情况,为科学管理枳累资料。日、档案的保密I、档案保密分为：葩密、秘密、-I）绝密：科技成果、产品

8、工艺关键配方、股东会会议记录。2）机密：公司重要会议记录、客户档案、商务合同等用要文件。3）一般：非保密性的文件.2、档案保?要求I）凡版密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放，2）非档案管理人员不得随便进入档案库房，摩房门窗及箱柜应随关锁,3）全体职工对密级档案、文件、费科均须严格执行企业保诙规定，不失密。否则应迫究员任，4）凡食间密级档案，均须办理审批和借阅手续，只允许在回档室查阅，不得带出或现制，确属需要者须办理相关手续,5）点阅人员对档案内容承担保密义务，Hi反规定造成后果者必须追究责任。6）档案人员要忠于职守，认真.执行各项保费制度.7）定期对保密档案保管情况进行检食，发现何甥及时

9、处，第五章档案利用一、档案借问I、公司管理人员（含技术人员）因工作需要，可查阅与工作有1关的档案.因工作衢要查阅其他部门档案的，必须羟办公室主任同意，方可查阅，2、M工艺处方等绝密档案的查阅，必须经公司总经理批准.方可查阅.3、查阅档案应办理借阅手续，一般K1.查时还.如需借出的，应羟档案员同意方可借出，借出时间为3-5天.4、借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画.剪战、抽取、拆散或损毁.借由档案交还时,须当面查存清楚,如发现遗失或损坏.应及时反映给主管领导.5,外单位需阅本公司档案的应持有单位介绍信,并给公司总经理批准方可借阅.6,凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律

10、不外借.第六章档案签定.销毁一档案鉴定1、根据档案法，结合公“J生产经营实际情况，编制本企业的档案保管期限表其中会计档案见会计档案保存期限表.2,保管期限分永久、长期、短期三种.介于两种保管期限.保管期限从长.3、从档案的内容、来源、时间、可被程度、名称等方面赛别档案的价值.4、档案通过鉴定,要求保管期准确.案卷质fit达到规定标准.如果鉴定中发现档案不准确.不完整,附及时贲成有关部门修改、补充.二档案销毁1、蝌毁档案必须严格掌握，慎重从事销毁前要造山”.提出俏毁报告、会同总工办核杳、总经理审批.销毁档时要严格执行保密规定.出鉴定小组指定人员会同保密.保卫人员铺毁或施销，防止失密。2,档案铺毁

11、时要有二人以上监销，并在清册上签字.第七章档案分类标识-、企业档案实体分类的标识符号枭用英文字母顺序（字母I,Z、O易于1、2、O数字混淆不予使用）标识目录大类名称（一侬）：采用1位阿拉伯数字标识项目分类（二级）；采用I位阿拉伯数字和英文字毋标（标识顺序为：I、29、A、BZ）识内容分类（三级）二、档案实体排架和编号要反映八个个第本大类.从实际出发,做到科学合理.经济实用.保证利用档案的系统性、有效性。三、档案的具体排架、分类及编号按附表执行.名称：出库单四、档案案卷要有封面,目录页。封面样式见右图年份：2010第八章本管理制度如有未尽事宜，可由办公室另行修改、补充规定.第九章本管理制度经总势

12、理核定后施行，修改时亦同。卷号：B63-201.(M1.第十章本管理制度的最终解释权封面样式图附表:一、企业经营类目录分类二级项目分类三级内容分类档案分类编号公司运首类AAI公司股东AH公司设立公文：A12公司章程：A13股东会会议资料；AM蚤”会会议资料;A15股东资料；A19其他它文件A2运营资质A2I营业执照：A22坦织代码证:A23税务笠记证：A24进出口经昔权证：A25海关/商检资质证；A29其他证AII一2010-O1.Ii1.卷号i年代号A3故珞运营A31战珞规划（目标）A32枚略合同/协议33向合同（法律、财务、技术、管理:内容分类项目分类4RAV.V4政府机关和事业单位批文、

13、通知、证书奖牌A41批文/通知;A42证书;A43j1.WA5知识产权A51商标申请:A52商标证书；A53商标对外授;A54专利申请:A55专利证书：A56专利对外授权：八57专利年费：A58商标专利维权A6公司文化A61公司介绍;A62公司大同记祓；A63公司理念精神、行为准则二、经营管理类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号经营管理类BB1.商务合同/协议BH伯伸类：B12采购类（采的主合同、质保协议、环保协议）：B13委外加工类：H1.1.财芬类（借款、租货）：BI5技术开发协议；B16物流运输类B11-20i0-011.*卷号年代号内容分类B2企业羟首B2I中长期经营目标/计划:

14、B22年度经营目标/计划：B23羟首分析报表；B24经营总结报告；B25经营会议记录B3信息管理B31网站、邮箱：B32企业经营系统软件：B33网络会员资料*项目分类目录分类B4果政管理B41供应商班础档案：B42供应商考核档案：B43报价单：BM订单：B45对帐单:B46不良退货单据：B47送货单据:MS来料送检B5销售管理B51客户档案（含授权资料）：B52客户订单（含评审记录）:B53营帝广告：B54市场分折：B55客户满意度调杳：B56客户使用意见/报告；B57产品定价;B58会议记录;B6物流管理BGI物流供应商资料：B62入麻总：B63出库单:B&1盘点报表：B65库存台帐：B66

15、领料堆掘：B67借料单据：B7品质管理B71证书（质Ift体系、产品检测、型试试监等:B721*体系:B73f府监督；B74客户申查：B75检验基准回B76制程检验记录：B77出货检骏记录:B78来料检险记录:B79客户投拆对策：B7A品防异常处理记录：B7B产品试5金报告：B7C会议记录B8生产管理B81生产计划表：B82产供销协询会议记录：B83物料需求计划：B81制造通知单：B85领料单：B86老化记录表：B87生产日报货：B88仪器设备点检衣：三、行政人事类目录分类二银项目分类三级内容分类档案编号行政人出类CC1.规率制度C1.1.人事行政制度;C12财务制度：C13销修制度：（2人力资源C21员工档案证件、面试、聘用、合同、调动、调薪等）：C22公告通知；C2