大学基本建设档案管理细则.docx

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1、大学基本建设档案管理细则第一章总则第一条为了加强学校基本建设档案的收集、整理、归档工作，保证学校基建档案的完整、准确、系统、规范，根据档案法、建设工程文件归档技术管理规定等现行的有关档案管理的法律、法规、规范，结合绵阳城建档案馆和校档案馆要求，制定本细则。第二条本细则所述基建档案，是指学校基建处作为建设单位应收集、整理、归档的资料。涉及的项目包括大型基本建设工程和小型基本建设工程两大类别。大型基本建设工程是指须在行政主管部门办理项目立项的工程；小型基本建设工程是指在学校内部办理立项的工程。大型基本建设工程资料包括：（1）工程准备阶段文件；（2）监理文件；（3）施工文件；（4）竣工图；（5）工程

2、竣工验收文件等。小型基本建设工程资料包括：（1）前期立项、报批文件；（2）概、预算资料（3）校内招投标资料；（4）施工文件；（5）工程结算资料；（6）竣工图等。第三条基建档案按项目管理归档，基建处各科室、项目组在工程招标文件和与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同的专用条款中对基建档案和工程资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。第四条基建处各科室、项目组应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。第二章工作规则第五条基建处各科室、项目组应随工程进度同步收集、整理工程资料并按规定分阶段移交，移交的资料原则上应为工程原件。第六条基建档案应完整、

3、准确、系统。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚。第七条归档文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。工程资料在相关移交过程中应办理相互签收手续，保证资料安全。第八条工程资料存档原则上必须是正本、原件（盖鲜章）;如果原件另有它用，则在复印件、卷内目录、备案考表上应注明原件存档处。大型基本建设工程一般不少于三套（原件）,一套移交学校档案馆；一套移交绵阳城建档案馆；一套由施工单位留存。小型基本建设工程两套（原件），一套移交学校档案馆；一套由施工单

4、位留存。移交清单一式两份，填写案卷封面、案卷目录、案卷备考表、案卷数量、移交时间，移交双方签字盖章，各持一份存查。第九条按建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，即可分前期报批、招投标完成；竣工验收；结算审核完成；竣工备案等四个阶段和时期分别完成。第十条基建档案的保管期限分永久、长期、短期三种。永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下，其中永久和长期适用于需要归档于城建档案馆及校档案馆的资料，短期适用于留存于基建处各科室的资料。根据基建处情况，短期规定为不低于竣工结算审核完成之日起15年。第十一条基建处内档案资料信息的查阅、

5、借出应由校内相关使用单位人员办理，并详细填写基建档案资料使用登记表，妥善保管，按时归还。第三章职责划分第十二条基建处综合科招投标人员负责大型基本建设工程前期报批资料的收集、整理，并在项目前期报批手续整体审批完成后移交综合科资料室；项目招投标资料的负责收集、整理工作。工程项目在招标工作完成后1个月内，将招标文件、答疑文件、中标通知书、招标资料、中标单位投标文件等送综合科资料室。未中标单位投标书等其余资料留存本科室（归档资料目录见附表1）。小型基本建设工程的立项文件、招投标资料等在招标完成后移交综合科资料室（归档资料目录见附表3）o基建处综合科资料员负责规范基建档案材料的形成、积累、保管和整理立卷

6、、归档、移交工作，配合基建处各项目组及各科室工程资料整理工作，对各项目组及各科室按规定报来的工程资料完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核,具体职责如下：（一）配合工程管理科和项目组（施工单位）对大型基本建设工程档案进行预验收，并在收到绵阳市建设工程档案联合验收第二阶段档案验收通知后将整体资料移交绵阳市城建档案；在取得竣工备案证书后1个月内将整体资料移交校档案馆。校内小型维修工程在结算审核完成后1个月内将整体资料移交校档案馆。（二）对接收的档案资料及时登记，并编制电子文档,重要文件、图片扫描刻盘保存。（S）对破损或变质的档案应及时抢救，特别重要的基建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。第十三

7、条基建处工程管理科、项目组负责工程施工过程资料的收集、整理工作。具体职责如下：（一）工程管理科负责基建投资计划、项目投资估算、施工预算；各类工程合同；勘察、测绘、设计文件；工程开工文件等资料的收集、整理工作，及时移交资料室。（二）施工过程中确认的设计变更及经济洽商由工程管理科及项目组在项目竣工验收后移交综合科资料室。（S）督促施工单位、监理单位在竣工验收合格后一个月内移交施工和监理文件、竣工图各2套（加盖规范的竣工图章）。并对施工资料、监理资料进行审核，否则不能进行竣工结算（归档资料清单见附表2）。（四）工程结算资料的收集、整理工作，及时移交资料室。（五）负责并及时办理绵阳市建设工程联合验收第二阶段档案验收申请。（六）负责小型基本建设工程的概、预算资料、施工文件、结算资料的收集、整理工作，及时交到综合科资料室（归档资料清单见附表4）。第十四条留存于基建处档案室的短期资料到保管期限后以及小型基本建设工程的谈判文件副本暂存基建处档案室2年后，由基建处工程综合科统一造册销毁。销毁前，基建分管处领导应在销毁清册上签署意见，监销人按清册清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告基建处处长。第四章附则第十五条未尽事宜，按照建设工程文件归档整理规范、建筑安装工程档案归档范围及组卷顺序执行。第十六条本细则由基建处负责解释、修订和监督执行。第十七条本细则自2023年1月起执行。