学校关于进一步加强和改进档案工作的意见.docx

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1、学校关于进一步加强和改进档案工作的意见为了规范我校的档案管理工作,使档案更好地为学校各项工作提供服务，参照XX档案管理规定XX中小学校档案管理暂行办法等文件，结合我校实际，特制定本意见。第一章档案的形成与收集笫一条学校下列文件材料应当纳入收集范围。学校在日常公务活动中形成的归档文件材料；学校设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；学校承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；学校所属机构撤销形成的归档文件材料；学校向社会和个人征集的与学校有关的文件材料等。结合我校实际，在黄冈市档案局相关科室的指导下，学校制定了XX档案分类类目、归档范围、保管期限表（

2、审定稿）（附件一）0考虑到档案室收集的资料主要来自学校各个处室和三个年级，为了方便大家操作，学校档案室对审定稿进行了分解，拟定了各处室各年级档案收集范围，为各处室、各年级收集整理上交档案材料提供了任务和清单。第二条收集范围。参照各处室各年级档案收集范围（附件二）o第三条收集方式。存档材料为原件。与原件相对应的电子文件一并收集。目前学校还达不到电子文件归档的条件，现有的电子文件只能作为资料保存，文件真实性以纸质档案为准。学校没有OA系统（办公自动化系统），只是通过WORD、EXCE1.形成的文件，是不能作为电子档案的，因为无法验证是否与原件一致，但可以收集起来作为资料供参阅。学校给每个处室和年级

3、配备档案盒，处室主任和年级主任将收集的材料放到档案盒里，由档案员上门去取，无需送达。电初牯敌朝芬阚注田369746089。第四条收集时间。文书档案应当在活动结束后立即移交。会计档案应在财务部门存放一年后移交。基建档案在项目竣工验收后三个月内移交。仪器设备档案在设备调试完毕后立即移交，确因工作需要的可复制留存。重大活动、重要会议、外出考察、音像、照片、电子、实物等档案资料随时移交。学校专职档案员每周通过上门、打电话、QQ聊天等方式与各处室主任和各年级主任至少联系一次。第五条各处室、各年级应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交工作，履行登记手续，留存备查。第六条责任与落实。处室主任和年级主任是

4、第一贲任人，负责本处室或年级档案收集和移交工作。年级可指派一名副主任负责协助主任做好本年级档案工作。第二章档案的整理与归档笫七条文书档案、声像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。第三章档案的保管与保护笫八条根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。第九条做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。笫十条档案工作人员应当每天监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节；定期检查

5、维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。第十一条定期组织人员对档案数量进行清点、时保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。笫十二条档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。第四章档案的利用与开发第十三条保管的档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准。利用档案应当履行杳阅手续，进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。笫十四条积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编（比如历年升学数字汇编、清北数据汇编等）、专题文件汇集，以及举办陈列展览等多种形式，发挥档案价值。全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。第五章档案的信息化建设第十五条学校要积极开展建设数字档案室，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。在全部数字化的基础上,逐步实施纸质档案数字复制件的全文识别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。