2024年项目管理会议制度.docx

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1、2024年项目管理会议制度项目管理会议制度1一、目的：保证集团公司各类会议的顺利召开和规范有序使用加强会议室管理提高会议室使用效率。二、范围：适用于XX嘉园办公区内各类会议室的使用管理。三、职责：各会议室统一归口管理处客服中心负责管理，协调安排会议室使用。四、工作流程：1.会议室由客服中心负责管理。2、会议室只限本管理处相关职能部门使用，外单位借用会议室须经客服中心主管批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。3、管理处各部门使用会议室须经办公室同意后，办理相关手续，领取会议室钥匙。4、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时清洗水杯和烟灰缸，打

2、扫卫生，检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还办公室。5、任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。6、会议室内的卫生每周至少要清洁一次,遇有会议时，要一次一清洁。7、每次会议之前，管理人员应进行电源检查、配备饮用水、水果（必要时）等工作。8、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等）做到会散、人走、电源关、门上锁。9、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，不许将室内物品移做他用。项目菅理会议制度2（一）基本原则1、坚持以办公例会、部门内部工作会、监理协调会、工地现场会等形式，及时贯彻和落实公司及项目部的有关决定，及时研究和解决项目工程中存在的问题，

3、交流信息和经验体会,不断完善和改进管理工作。2、工程管理会议分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指针对专题事项的会议。3、各种会议要明确主办单位，同时指定召集人和筹备人员，并准备参加人员会议签到表。4、会议需要费用开支的,工程管理办应事先专门编制预算报上级领导批准。各部门需要向会议汇报的问题，事先必须做好调查研究和充分准备，提出处理建议和意见，并准备好各种提交会议的书面材料。5、提交会议讨论的重要事项或文件。凡涉及对外或需向上级单位请示的，一定要在会前做好协调和请示工作。6、与会人员必须会前做好准备并按时出席。会议发言要开门见山，紧扣议题

4、，有针对性,有具体明确意见。要开短会，开好会。7、会议决定的事项由办公室或主办会议部门负责逐项督办工作，并将执行情况及时向项目工程管理办领导或总经理汇报。8、对已经会议决定的事项，要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如有问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向领导反映并提出建议,由领导协调解决。（二）会议组织管理1、项目部工程会议，每次例会时间确定为每周星期一，如需处理紧急事物或因病不能参会者，须提前向会议主持人员告假，未提前告假或未经主持人员获批而缺席者，给予相应的经济或行政处分。2、主要任务是传达集团和公司对项目部的工作要求和公司发

5、展最新决策,根据公司的布署，安排落实公司下达的各项工作。由项目管理办主持，项目部全体员工参加，必要时邀请公司领导参加。会议由项目部文员负责筹办和召集工作，负责会议记录和在会后7天内整理会议纪要并存档。会议的主要议题是：1)检查落实上周工作完成情况；2)部门提出本周的工作计划；3)对部门之间工作的衔接协调以及工地重要问题进行讨论研究解决；项目管理会议制度31.会议服务目标1)结合本项目的特点,制订并实施完整、持续、高标准的员工培训计划,依托日常严谨的督导与管理使服务水平达到酒店会议服务标准；2)全面深入的了解客户需求,满足客户期望。2.会议服务内容1)会前服务准备(1)接到会议通知后,根据会议名

6、称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形；(2)根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品；(3)协助与会负责人复印或发放会议资料；(4)通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试；(5)会议开始前60分钟,检查各项准备工作是否到位,物品摆放合乎标准,各种物品摆放整齐；会议开始前30分钟,会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。2)会议期间服务(1)与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。(2)会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务。会议休息期间,要尽快整理

7、会场,补充和更换各种物品。(4)会议期间,设备出现问题要请工程专业人员及时处理。(5)会议期间,会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。3)会后服务(1)会议结束时,会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员窗II。(2)客人全部退场后,通知保洁人员协助整理会议物品(茶杯、毛巾、果盘、鲜花等),音响设备、空调,桌椅的清洁、复位剩余食物、水果的处理,地地毯的吸尘、清洗,物业品设备的检查(照明、水壶、茶杯等有无破损)。(3)仔细检查会场,是否有客户遗忘的物品等。(4)检查设施设备是否有损坏,并认真做好记录。(5)清洗、消毒会议用品(茶杯、茶碟等)。(6)会议结束后,做好清理会场工作。4)重大会议接待接

8、到客户重大活动的通知后,了解客户活动规模、时间及具体活动要求。(2)及时通知各部门做好协调配合工作。a工程部:各种设备的调试,水、电、照明等检查,空调温度,专梯服务(开专梯人员需佩戴白手套,注意仪容仪表、礼貌用语等)。b.保安部:车位的安排、车辆疏导,活动重点区域的安防检查,现场治安维护,做好安全保卫工作。C.保洁部:重点部位的清洁(活动会场、卫生间、电梯、大堂的清洁、客人有可能活动的区域)。d.客户服务中心做好重要客户接待引导工作,在明显位置放置引导牌相关事务的协调工作。(3)制订配合方案,批准后实施。(4)配合客户对活动现场进行协调,留存相关资料(如照相、摄像等)。(5)活动完成后进行总结

9、,并对实施效果进行验证。(6)相关资料整理归档。3会义服务程序1) 了解会议信息：(1)根据会议通知,掌握使用部门名称、使用时间、会议地点、会议主题、会议人数、参会对象、会场布置、座位格局、联系电话、声光电设备及其它特殊要求等相关会议信息；2 2)了解会议负责人；3 3)了解会议客人的其它活动及安排,以便回答客人问询。2)填写会议登记,并做好相关记录；3)传达信息：(1)向各岗位(工程、保安、保洁)传达信息,并通知相关部门做好准备工作；(2)及时通知管理人员,做好现场督导、检查(重要会议通知项目经理)。4)会议室布置Q)根据会议类型(如重要会议、签约仪式、新闻发布会、展览会、茶话会等),布置会

10、场、准备会议物品；(2)将会议室卫生打扫干净,并检查设备设施情况；(3)对会议室进行布置,并随时与会议负责人联系,征求对方的意见及临时要求;(桌椅摆放、鲜花/绿植、话筒/音响、条幅、投影等)(4)会议桌上的物品(包括茶杯、桌签、鲜花、面巾纸、笔、纸等)摆放。5)检查(1)会议服务部门负责人对会议室进行全面检查；(2)请会议负责人检查,对不符合要求处及时整改；(3)会服人员应提前60分钟到达会场,整理好自己的仪容仪表；(4)做好各项检查工作,包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、鲜花/绿植、茶杯、茶叶、香巾、开水、矿泉水、(5)会议服务部门管理人员在会议开始前30分钟,再次对会议室进行检查,

11、确保万无一失。6)迎宾(1)会服人员应提前30分钟在会议室门口迎宾,引领客人；4 2)了解与会人员抵达情况。7)服务引客时为主要客人提供椅服务；(2)客人入座后,为客人上茶,按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶,必须使用托盘f从客人的右侧上茶,先放杯垫,再放茶杯,杯把朝向客人的右侧,司徵朝向客人,并说请；(3)待会议开始后,由主宾处顺时针上香巾,要求冬热夏凉,香巾篮放在客人的右手侧；(4)会议要求每隔10-15分钟上一次水,续水时应左手拿开水瓶彳敖侧身用右手小指和无名指夹起杯盖,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再轻轻地将茶杯放在桌上,盖上杯盖,杯把朝向客人右侧。注意续水时不要倒得太满

12、(八分为宜)。如是矿泉水要随时注意客人饮用情况,及时更换;(5)续水时应慢,以免开水溅到客人身上,如会议时间较长,中途还应为客人更换香巾；(6)会议进行过程中,细心观察会议室内动静,如发现客人有事招呼,要随时应承,如客人的要求暂时无法满足要及时通知上级,确实无法满足的应向客人解释清楚;8）会议结束（1）门口送客；（2）对会场进行检查:有无遗留物品;设备设施有无损坏；收拾整理会场（通知儒吉部协助）。5 .会议服务标准1）会议桌、椅摆放要整齐,在一条直线上。盖杯要放在杯垫上,摆在座位的右上方,杯把朝右侧,摆放位置要求在一条直线上。烟缸三位共用一个,摆放时与杯子成一条直线。2）会议开始前30分钟,备

13、好充足开水、调试音响,开启照明、调节空调温度。3）检查台形是否符合要求,台面要整洁,各种用具干净、齐全,摆放符合标准。4）根据客人要求,将指示牌放在特定位置。5）服务员于开会前30分钟,精神饱满地在门口等候。贵宾会议于会前60分钟到岗,精神饱满地在门口迎候。6）水牌引导,迎送服务（电梯间、会议室门口由会服人员引导）。7）当客人来到会议室时,会服人员应礼貌热情地向客人问好:您好,请进!,并以手势示意,请客人进入会议室入座。8）先到达的客人入座以后,服务员从客人右侧提供茶水服务,会议期间提供茶水服务从主席台或领导开始。9）会议室更换烟灰杠的频次为:每30分钟为客人更换一次。10）会议添加茶水频次分

14、别为:会议开始阶段每15分钟添加一次茶水,会议中期阶段每20分钟添加一次茶水,会议尾期阶段每20分中添加一次茶水。11）添加茶水、更换烟灰杠时应注意:尽量不打扰客人开会,物品须轻拿轻放;询问客人时,音量要控制在最小,以免打断会议的正常进行;特殊情况可按客人要求服务。12)会议结束时,服务员应站在门口,微笑着向客人道别:，您慢走(各位慢走),再见r,并请会务组人员签单。13)将会议用具、设备整理好,关闭空调、电江窗、锁好会议室门。物品复位。6 .会议用品准备好茶叶,茶杯,托盘、茶杯垫、小毛巾、面巾纸、水壶、玻璃杯、纸杯、桌签、烟缸、便笺纸、铅笔等。7 .会议预定方式1)方式一:信息J网络预定(1

15、)与zz电视中心建立会议服务预定网络平台；(2)有固定的网络会议申请模板(如会议时间、地点、主题、人数、会议用品、特殊服务要求等)；(3)由会服人员打电话联系申请人进行确认；(4)提供相关服务。2)方式二:电话/会议单预定(1)接听会议预定电话或收到会议通知单后,了解会议要求；(2)根据会议时间、规模及具体要求准备会议物品；(3)接听会议预定电话的人员,要及时填写会议预定单,待会议结束前/(后),请会议申请人签字确认。8 .会议服务保障措施建立健全完善的管理制度,对员工实施系统全面的培训是确保服务目标和作业标准得以实现的重要手段,制订以下主要管理制度：1）预订管理制度2）安全操作制度3）员工仪容仪表及行为规范4）贵宾接待程序5）物品破损/丢失控制制度6）钥匙管理制度7）视听设备雌室工作制度8）洗消工作制度9）食品质量与安全控制制度10）库房管理制度11）物料保菅制度12）部门奖惩制度项目管理会议制度41.0客服部负责项目会议室（多功能厅）的使用管理工作。2.0客户使用会议室时,请提前与客服联系,填写客户会议通知单注明会议时间、地点、要求等。3.0如需悬挂横幅、