公司档案管理规定.docx

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1、公司档案管理规定LO目的为规范、指导公司档案管理工作，制定本规定。2.0范围本指导书适用于公司档案管理工作。3.0术语档案：本规定所提及档案是指公司在管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种介质的文字材料及音像、电子文件。4.0职责4.1办公室4.1.1 档案室在办公室的领导下对公司各种门类、各种载体的档案实行集中统一管理，对各部门的档案工作进行监督和指导。4.1.2 担负本公司各种门类、各种载体档案的收集、整理、保管和利用工作。4.1.3对有关部门的档案人员进行业务培训。4.L4负责本公司档案工作的统筹规划，制定和修订统一的档案工作规章制度，并组织实施。4.L5负责本公司图书资

2、料的管理、利用工作。4.1.6完成领导交办的其他档案工作任务。4. 1.7负责对各部门的档案工作进行监督和指导。5. 2各中心/部门负责人负责指导本部门相关人员根据本规定督导员工向档案室送交应归档文件。5.O内容5. 1档案管理5.1.1 公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应及时归档，由档案室统一整理，任何部门和个人不得据为己有。5. 1.2归档的文件材料要齐全完整，包括管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种材料及音像、电子文件。5. L3归档的文件材料应保持自然联系，区分不同价值,结合行文机关、问题、时间、名称等特点进行分类，做到文件排列有序，层次分明，能正确反

3、映本公司活动的基本面貌。5. L4档案盒封面填写清楚、书写正规，标题要简明扼要，保管期限划分准确，文件装订整齐、美观、牢固，档案盒排列有序，编制归档文件目录一式二份。5. 1.5定期检查、清点档案保存情况，确保档案完好无损。6. L6对档案资料进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记，经总经理核准后由二人监销，并在清单上签字。5.1.7编制必要的档案目录和检索工具，将目录录入电脑，做到每个员工一个档案，每个客户一个档案，每个单位一个档案，充分细化，做好利用工作，积极为本公司的各项工作搞好服务。1.2 档案借阅1.2.1 2.1公司工作人员因工作需要查阅档案，需说明情况,办理登记手续，经本部门、办

4、公室负责人签字，分管副总或总经理审批方可调档查阅。1.2.2 借阅者利用档案不得超出工作范围，否则，档案室有权拒绝提供。1.2.3 2.3借出档案一般只提供复印件，特殊情况需原件者,根据文件重要程度、分级报有关领导批准，办理借阅手续,方可借出。借阅期限一般不超过3天，以免丢失。1.2.4 借阅者必须爱护档案，不得私自转借、复制、涂改、污损、划线等，更不能随便乱放。严禁泄密。如有违反，严厉追究当事人的责任。1.2.5 外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信，并写明查阅者身份、利用目的、要求和范围，经公司总经理批准后才能查阅。未经领导批准，不得复印和拍照。1.3 文件材料（资料）归档5. 3.1归档

5、范围凡是公司在管理、宣传、开发、销售、招商、招租等项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、帐簿、凭证、报表、声像、电子文件、图书、技术资料、证书等材料均应归档，由档案室统一管理（总经理特批由部门自行管理的除外）。6. 3.2归档时间7. 3.2.1各部门上报需总经理、副总经理审批的材料，由专职秘书登记后转交档案室整理归档。5.3.32用印、传真材料，由专职人员登记后转交档案室整理归档。5.3.3.3销售、招商、招租等经营活动中办理完毕的材料，由有关部门随时转交档案室整理归档。其中，一次性付款客户档案签订合同后一周内移交档案室，按揭付款客户档案完成按揭手续后2周内移交档案室。5.3.34

6、人事管理、后勤服务工作中形成的文件材料，由有关部门在一个月内移交档案室整理归档。5.3.3.5财务部每年形成的会计档案，由财务部负责整理、装订成册，保存一年后向档案室移交。5.3.36公司内部的刊物、宣传资料、图书等材料由有关部门随时移交档案室归档。5.3.3.7工程部应在相关工程竣工后一个月内将工程资料整理后移交档案室。5.3.3.8照片、底片、录音、录像、电子文件材料，由有关部门随时移交档案室归档。5.3.39上级来文传阅后，连同办结的材料一同由有关人员移交档案室归档。5.3310上述文件材料以外的资料，由有关部门或人员随时移交档案室归档。5.3.3归档要求5.3.3.1归档的文件资料必须

7、是原件。重要文件一式两份。复印件必须在交接登记簿上说明情况。5.3.3.2归档的文件材料要齐全、准确、系统、不漏页、不破损。文件的制成材料符合长期保管的要求。5.3.3.3照片和底片的影像要相符，文字说明齐全，录音、录像要填写录制背影和内容。5.3.34承办部门向档案室归档时，要办理交接手续。5.4档案保密工作5.4.1档案工作人员必须严格遵守保密制度，确保公司机密，不得超越制度规定向任何人提供档案或扩大利用范围,不得向他人泄露档案内容，否则，公司将严肃处理，情节严重者追究当事人刑事责任。5.4.2利用档案者必须办理借阅登记，在档案室查阅，需复印必须副总以上领导批准，如借出须经分管副总和总经理批准，重要文件必须经总经理批准。5.4.3借出档案要按时催还，归还时如发现文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应报告领导及时追查。5.4.4档案员要定期对档案抽查清点，发现丢失及时向领导汇报，并积极主动的查找。5.5档案库房管理5.5.1档案库房专用，不能存放与档案无关的物品。5.5.2库房档案厨架排列整齐，便于档案的搬运、存放、查找。5.5.3做好防盗、防潮、防火、防霉变工作。库房钥匙由专人保管。5.5.4保持清洁，做到勤擦、勤扫、无污物。5.5.5适时通风、下班前注意安全检查。5.5.6严禁在房屋周围存放易燃物，禁止在库房内吸烟。5.5.7非因工作需要，任何人不得进入库房。