物业公司行政办公管理制度.docx

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1、物业公司行政办公管理制度第一章总则第1条目的为树立良好的公司形象，规范行政办公工作，维护良好的工作环境，保障公司各项业务的正常运转，特订立本制度。第2条适用范围本制度适用于全部在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。第3条归口管理行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门，负责公司行政工作的各相关事项。第二章办公管理第4条员工应遵守公司的规章制度，自发维护办公环境的清洁、安静。第5条办公室应保持乾净，无杂物，工作台上摆放的办公用品应整齐有序。第6条保持办公室安静，工作时间不得高声喧哗。第7条工作时间不离岗、串岗，不聚众闲谈，不打瞌睡，不在办公室内吃零食。第8条上班时间，严禁办理私人事情，因公

2、外出应向本部门负责人请假。第9条接待来访，应起身相迎，做到杰度不冷不热，彬彬有礼;来客告辞，起身相送；在回答来客询问时，不得泄露公司管理制度及有关公司机密事项。第10条下班或因事离开办公室，应人走灯熄，关好门窗、电源等。第11条爱惜公物，节省使用办公用品。第12条讲究文明礼貌，重视仪表仪容，按规定着装；接待来访客人，应热诚自动。第三章会议管理第13条各种会议由召集者负责组织布置，并对出席对象提前发出通知。第14条会议召开之前应确定议题、参会对象，准备好有关的会议资料、文件。第15条会议出席者应布置好工作，按时到会，并带笔记本及相关会议资料，如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假。第16条会

3、议坚持效率原则，各发言者应事先做好准备，发言应简明扼要，以使会议起到应有的效果。第17条公司的固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会及班组例会。1.公司经理办公会议原则上每月召开一次，参会对象为公司总经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。2 .项目区域办公会议于每月10日召开，参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。3 .部门例会于每旬第一个星期五召开，参会对象为部门全部人员。4.各班组每月至少组织一次例会，进行业务培训、学习（具体时间由部门确定）。第18条如遇特殊情况，会议组织者须另行通知；上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时，以上一级别会议

4、为主，本级别会议作相应时间调整。第19条凡会议所作的决议、决议及紧要事项必需形成会议纪要，经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。第四章公文管理第20条各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文，统一由行政人事部行政专员收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅。第21条以公司名义发出的各种文件须编号、登记，统一对外发送。第22条公文处理程序1.行政专员将公文登记、分类，交行政人事部经理批阅并提出拟2 .行政专员依据拟办看法，送有关部门相关人员阅办。3 .领导批办的公文，按批示看法交有关部门负责办理。4 .如承办过程中有疑问或问题，应及时请示、报告。5.办理完毕后，相关部门应填写承办结果，连

5、同原文件退回行政人事部存档。第23条对送阅文件要抓紧时间阅读，各部门人员不得无故拖延或扣押，文件传阅后，阅文人须签名并写上时间，第24条文件一律由专人传送，一般不得横向传阅。第五章印章使用管理第25条公司印章由公司总经理指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。印章未经公司总经理批准，不得随便交与他人保管、使用。第26条部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。第27条印章使用审批规定如下。1涉及人员调动（任免）、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章，由公司总经理批准。2有关业务管理工作用章，由项目区域常务经理批准。3使用法定代表人印章，由公司总经理批

6、准。4使用部门印章、有关业务管理工作用章，由部门负责人批准。第28条未经领导批准，公司人员不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖出空白信笺。第29条对不符合用章规定的事项，印章保管人员有权拒绝盖章;对违反用章规定或弄虚作假，造成重点影响或经济损失的，要追究保管人、当事人的责任。第30条刻制印章，须经公司总经理批准。作废的印章应及时封存。第六章传真机、复印机、计算机管理第31条为确保办公设备的正常运行和使用，公司指定专人保管、使用，非操作人员，未经许可不得私自使用。第32条为节省纸张和能源，公司严格掌控复印和传真数量，非必需不予复印和传真。第33条公司一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真

7、业务，特殊情况须经领导同意。第34条计算机内存资料注意保密，凡涉及机要文件资料须加密码保管，未经批准，任何人不得提取（阅）电脑内存信息、数据资料。第35条凡内部常用业务资料、数据，必需进行备份处理，以免丢失。第36条严格掌控计算机外部软件流入管理，严禁安装和使用游戏软件（盘），以防电脑感染病毒。第37条工作结束后，应做好办公设备的日常保养和清洁工作，并及时处理废弃稿件，切断电源。第七章保密工作规定第38条凡符合下列条款之一者，均属于公司机要文件，不得泄露。1.关于紧要决策或计划。2 .关于人事问题。3 .关于会议紧要的讨论事项。4 .关于业主或租户的档案资料。5 .契约、协定或依据协商而决议的

8、事项。6 .特别指定的事项。第39条机要文件按保密等级可分为以下三级。1.秘密，不能向相关人员以外者公开。7 .机密，不能向外公开。8 .绝密，不能向特别指名的最小范围内的工作人员以及承办人员以外者公开。第40条机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的负责人负责。第41条机要文件由其制发部门制成正、副本两份，一份由制发部门分类保管，另一份由所管部门的负责人保管。第42条机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发至有关部门时，必需有收件人签字。第43条机要文件来往传递（包含传真），应指定专人传接或采取亲启信函方式进行。第44条机要文件须经制发部门负责人同意后方可复制。机要文件复制时，制发

9、部门应将复制件数量在原件或副本上认真记录，并在发文簿上记载复制件的去向。第45条秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门负责人负责，由专人进行分发和传送。第46条机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁，由所管负责人负责。第八章档案管理第47条档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别由公司、部门管理或专人负责档案管理工作。第48条公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、料子，由承办部门、经办人负责将用完的文件、资料及时归档。第49条文件结案移送归档时，相关人员须检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立刻追查。第50条文件的处理手续必需完善，如有遗漏，应立刻退回承办人。第5

10、1条档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作，对按规定程序符合立卷标准要求的文件，及时进行分类、立卷及归档。第52条档案管理人员每年对档案料子的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取挽救措施，确保档案的安全。第53条档案管理人员保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫措施。第54条档案管理人员每年按规定清理一次，对已到保管期限、确定销毁的档案料子必需列册登记，经领导审批后作销毁处理。第55条公司严格履行档案调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅，确因工作需要须复印或摘抄文件，须经领导批准。第56条借阅人员不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。第57条对于归还的档案，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。第九章附则第58条本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。