XX教育会议培训材料之会务组织实操（2022）.docx

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1、XX教育会议培训材料之会务组织实操(2022年)一、什么是会议？(一)会议是有组织、有领导、有目的的议事活动。是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的，是指导工作的重要方式。1、会议是最古老的社会活动形式：远古祖先围火议事，举办祭祀之典，封建时代皇帝早朝召集大臣议事等等。2、会议是贯彻上级决策部署，研究推动工作落实的重要一环。高效务实地办好大小会议，是做好机关日常工作的基础，也是力戒形式主义、官僚主义，进一步改进工作作风的具体要求。(二)所谓会务，就是会议事务性工作的简称，主要是会议筹办、组织协调、服务保障等工作。会务工作很重要，办好了，领导满意、参会人员满意，大家都高兴；办不好，领导批评、

2、参会人员笑话，大家都难看。会务工作中有个非常著名的定律：“100T=0”定律。即形容整个会议中K的疏忽就可能会导致100%的失败，要求做到“零差错”。二、会务组织实操如何做好会务工作呢？今天主要谈三个方面的问题。(一)会务工作的基本套路会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定，一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。1、会前准备阶段除例会和小型会议及不安排食宿的短会，准备工作可适当简化外，般会议都要根据实际需要，在会前做好以下13项准备工作。(1)制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的

3、依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。需要注意的事，筹备会议一定要按规定政策办，要想按规定政策办，自己又要提前学习有关政策规定。(2)拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归归类，按时间顺序排排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。具体的标准，就是不需要辅助材料、不留下空白地带，尽量用一个方案把所有的事都统起来、让所有的人都动起来，就像计算机的程序一样，让领导和机关按着方案“走”。如果该想到的工作没想到，就

4、需要反复建议、反复请示、反复研究、反复落实，不仅增大了工作量还很容易误事。在这个问题上，一定要张开想象的翅膀，就像放电影一样，首先在大脑里把未来可能遇到的所有问题、面临的所有矛盾和解决的所有办法，尽可能地规划设计好，越具体越省心。(3)组织召开协调会议。较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作班子，召开会议筹办工作协调会。会务工作班子一般设秘书、材料、保障和新闻4个组。中型或小型会议可不设组，固定几个人分管几个方面的筹办工作即可。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达领导审定的会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充会务工作实施计划，协调一些交叉和难度较大的工作，有

5、针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。(4)印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单,要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。但通知的时机也要把握好。太早了，容易发生变化，又得发一个又一个的补充通知，别人会说你朝令夕改，引起人家反感；太晚了，人家来不及做与会准备，导致手忙脚乱。另外，发通知也不能就事论事，有些事前和事后的东西也要考虑到。(5)印制会议票证。大中

6、型会议对正式出席会议的人员要发给出席证,列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。(6)准备会议用品。本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算,购置文具等会议用品。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。(7)印

7、制与会人员和工作人员名册。住房分配、餐桌划分、电话安装、座签填写等，都需要依据人员名册办理。为节约时间，可采取“找”和“报”相结合的方法，即找以往会议名单或其他资料，提前拟个名单，下面报名单时，进行对照修改即可。人员名册一定要准确，姓名、职务等基本情况不能有丝毫差错，这既体现工作人员是否具有严谨细致的工作作风，也体现工作人员对与会人员是否尊重。比较好的办法是，人员名单统计好后，要经2-3人再核实一遍，确认无误后，再定稿打印。(8)印制会议须知。会议须知一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议保障人员的住室及电话号码、文化生活安排、注意事项。会议编组主要根据会议的任务

8、确定，可以按单位划分，也可以按业务系统编组，每组要确定1至2名召集人，如需讨论，要划分每个组的讨论会场。(9)安排好生活保障。主要包括食宿、医疗、安全保卫和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的招待所或宾馆。会议报到前3至5天，要督促招待所或宾馆进行会议生活供应的各项准备。会议报到前1至2天，负责会议住宿安排的工作人员应到招待所或宾馆，对与会人员的住室、床位和就餐桌位，固定到人，并贴好门签、摆放好餐桌座签。较大型会议都要安排医生、护士及食品检验人员，设立医疗化验室，抽调安全保卫和执勤人员。还要根据会议需要，增设通信线路，架设电话。(10)筹办文娱活

9、动。文娱活动一般安排在晚上，时间不宜过长，以免影响次日开会。会期较长的会议，一般要为每个住室送主要报纸，做到会议人员一报到，报纸就能发到。实现不了每个住室都送的情况下，要保障重要领导每人一份。(11)设置会场。设置会场主要是两项工作：一是布置主席台，主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示，不能自作主张。二是会场座区的布设，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置,列席人员和工作人员安排在靠后或两边位置。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。大中型会议，要协调地方电源车和消

10、防车到位备用。(12)做好接站准备。依据与会人员报到时所乘车次，印制接站安排表，主要列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。(13)进行会务检查。会务工作主要负责或承办的同志，在会议报到的前一天，要对会议的各项筹备工作组织一次全面检查。发现漏办事项或办得不理想的事项，要责成专人、限定时间立即补办或完善，发现其他问题也要随时研究解决，督促各组再接再厉，高标准、高质量地做好各项准备工作，保证会议按期召开。2、会间服务阶段会议从报到之日起即进入会议阶段。会议召开期间要根据实际需要，做好以下12项工作。(1)组织好会议报到。安排接站人员和车辆，及时去机场、车站

11、迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议材料。及时向分管领导报告报到情况。(2)开好预备会议。会议人数较多、会期较长或程序较为复杂的会议，人员报到之后、正式会议之前，一般应召开简短的预备会议，由各组召集人或工作人员参加，大会负责人或秘书长主持。主要内容是，简述会议筹备情况和开法，介绍会议服务保障安排和打算，征求各组意见和建议，并对如何开好会议提出希望要求。(3)会场组织工作。每次举行全体或分组会议

12、时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。对选举等复杂的会议事项，要组织预演排练。选举前一天晚上,反复推演，直到凌晨，确保万无一失。在充分准备的基础上，工作人员反应也要敏捷，出现特殊情况，反应要快，正确处理。(4)组织大会发言工作。会议安排有大会发言的，会务组要和材料组共同做好发言的组织安排。如会前已排定发

13、言名单，准备好发言稿并已印有材料的，届时组织有关人员发言即可。如会议期间临时确定安排发言的，应通知有关人员抓紧做好发言准备，并将发言题目收集整理，呈主持会议的领导人审定。发言顺序一般按编制序列，也可按发言内容排列。要及时按发言顺序提前把发言人请到前台或台侧就座，以免临时喊人、出入耽误时间。对没有形成材料的发言，在发言后一般应将其发言稿留下，以便随后印发或留存备查。对重要会议的大会发言，还应组织试讲。(5)会议主持词的撰写。主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过领导的会议主持词来公布和

14、明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。(6)做好会议记录。要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映

15、会议的内容和进程，为日后查考提供依据。(7)分组讨论安排工作。分组讨论前，首先要协助各组落实好讨论场所，与各组召集人或工作人员保持联系。分组讨论时，会务工作人员一般应分头参加各组的讨论，掌握第一手资料。如果领导要分头参加各组讨论，要注意做好协调、分组、通知等工作。分组讨论的发言一般由各组工作人员负责记录，通过召集分组讨论情况汇报会、碰头会或收集各组记录本的方法加以汇总整理，向有关领导报告。(8)现场参观组织工作。事先要派人员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、.需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人

16、员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。(9)会议简报编印工作。有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报,交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。(10)文化生活的安排工作。根据会议日程和文化生活计划，一般安排电影、录像，有时组织看文艺节目或体育比赛。对业余文化生活的组织安排，要加强组织协调，把好事办好，使与会人员心情舒畅。(11)会议材料回收工作。会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。(12)做好与会人员的返程服务工作。会务组应在会议结束前摸清底数，早作安排。需乘火车的