公司费用报销制度.docx

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1、第一章：总则第一条：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。第二条：本制度根据集团公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、教育经费及培训费、会议费等，以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条：本制度适用公司总部及各下属分公司、营业点。第二章：费用报销基本制度及基本流程第四条：报销人必须取得合法有效的报销单据（发票）。第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求：（发票一律更印，收据不用更印，然后把复印件粘贴在报销单后面，发票正本随报销单据一起递交财务部）1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、报销单

2、封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；10、出租车票据需注明业务发生时

3、间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；第六条：单笔报销总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。第七条：在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。第八条：费用报销基本流程：第九条：差旅费报销1、因公出差的办理程序1.l因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字.1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前

4、次出差没有报销，本次出差不予借款。1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。1.5出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。第十条：办公费报销行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。行政部人员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程

5、。第十一条：业务招待费1 .公司级招待费用原则上由总经办统一安排，只视实际情况由费用发生部门结算。2 .部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。3 .进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。4 .其它非公招待客人一律由个人承担第十二条：交通费原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。第十三条：通讯费固定电话实行暂未实行定额制，由部门根据实际需要使用，但固话费将成为部门费用控制的考核指标之一。第十四条：教育经费及培训费1 .教育经费及培训费

6、用由人事行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。2 .费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核后传一份至财务部门。3 .费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。第十五条：会议费1 .各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，参会申请单”后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、公司负责人签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。2 .参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。3 .会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”

7、及“会议邀请函”。第十六条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司财务部上报总经办酌情处理。第三章：报销时间的具体规定第十七条：为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1 .各公司财务部根据实际情况在每星期集中定时进行财务报销（视实际情况而定）。2 .借款不受以上的时间限制，可随时办理。第四章：借款标准及流程第十八条：借款标准1.员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。2 .试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保

8、，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。3 .员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。4 .办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。5 .借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。6 .个人非公原因一律不得向公司借支。第十九条：借款流程第五章：费用审批管理第二十条：费用审批管理。1 .公司负责人在董事会授权内行使审批权。2 .公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。（此处执行广州总部下发的财务授权手册）3 .公司负责人外

9、出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。4 .审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。5 .货币资金支付的批准方式为书面方式。6 .公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。7 .报销人营私舞弊、弄虚作假

10、，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5-10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。8 .审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%50%的罚款。9 .因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。10 .财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。11 .出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。第六章：附则第二十一条：本制度解释权归深圳公司财务部。第二十二条：本制度经总经办公室讨论通过并由总经理签字后生效暂行实施，如有更改，另行通知。