花果园工程项目档案管理实施细则.docx

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1、花果园工程项目档案管理实施细则第一章总则第一条为了加强项目档案管理工作，根据建设项目档案验收办法和中铁二局档案管理有关规定，特制定本细则。第二条项目档案是企业档案的重要组成部分，是企业建设经验的积累和宝贵的技术储备及信息资源；它既是项目稽查、审计、验收后评价的依据，更是企业维护资产和权益的凭证，为项目建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务，肩负着现实和历史的双重责任。第二章档案的组织与管理第三条项目经理部要认真履行档案管理职责，保证项目各阶段档案资料的随时收集与积累。第四条根据档案管理工作统一领导、分级管理的原则，项目经理部应成立项目档案管理工作领导小组，确定负责档案工作的分管领导，明确职

2、能部门在档案管理中的职责分工，定期召开档案专题会议，了解档案工作进展情况，及时解决存在的问题。第五条项目经理部须配置存放资料的场所，配备符合保管条件的装具、资料录入设备和经过岗位培训持有“档案人员岗位培训证”的资料员，人员变动时，应及时调配，并办理好交接手续。第六条项目经理部资料员的职责是参加工程例会，根据工程例会所明确的工程进度，督促检查相关部门按要求整理好相应的施工资料；督促参与施工的各单位及时将形成的工程资料收集齐全，并分类管理；负责收集项目在施工、管理过程中形成的各类文件资料；确保项目竣工后按规定及时向业主、地方档案部门和集团公司档案部门移交档案。第七条项目经理部应建立健全档案及内业资

3、料的形成、积累、整理、归档制度，实行“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”，做到“三纳入”、“四参加”、“四同步二分级管理，即指在项目管理的全过程中，档案形成部门、项目经理部、各子公司档案室应根据各自的职责负责管理好各自的文件资料或档案。科学收集，即按照施工合同或业主、档案部门提供的标准、法规，收集齐全建设项目过程中产生的各类有保存价值的文件资料。统一归口、定向移交，即每个项目的参建单位将收集的文件资料统一集中到项目经理部；由项目经理部向项目投资者（业主）、地方档案部门和集团公司（子公司）档案部门移交。三纳入，即将档案工作纳入到各单位、各部门领导工作的议事日程；纳入到有关部门职责范围和有关

4、人员的岗位责任制；纳入到有关人员的绩效（期薪）考核制度、奖评制度和职务评聘制度。四参加，即档案（资料）员应参加科研成果鉴定会；参加产品定型会（成果评审、工程验收、设备开箱）；参加调度会或工程例会；参加项目竣工验收。四同步，即各单位在下达年度计划或施工任务的同时提出归档要求；在检查工作或施工进度的同时检查文件归档情况；在鉴定验收项目的同时鉴定档案的完整性、准确性；在上报评先评优材料、评审科研成果的同时，应审核是否有档案部门出具的专题归档情况证明。第八条项目经理部在开工前和施工过程中要与业主、地方档案馆和集团公司档案部门联系、沟通，明确归档内容、范围、份数、时间等档案管理的具体要求，以便作出相应安

5、排。同时要自觉接受集团公司档案管理部门的业务指导与监督。第三章档案归档范围与流向第九条项目经理部档案的归档范围是指整个项目按照基本建设程序从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产（使用）的过程中形成的、具有保存价值的、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、磁盘、光盘、录像、录音带等各种形式与载体的文件材料，包括科技、文书、会计、实物、声像等门类，详见中铁二局档案管理办法等7项档案工作规章。第十条各门类档案的流向为（一）科技档案一业主、地方档案馆、集团公司和子公司档案部门。（二）文书档案一集团公司或子公司档案部门。（三）会计档案一集团公司或子公司档案部门。（四）实物档案-集团

6、公司或子公司档案部门。（五）声像档案一业主、地方档案馆和集团公司档案部门。第四章档案整理标准与质量要求第十一条项目科技档案的整理标准（一）按施工合同或业主、地方档案馆提供的标准、法规办理。向业主、地方档案馆归档的科技档案，要按照相关法规、标准、施工合同及业主、地方档案馆的相关要求进行整理。（二）铁路工程建设项目按铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档（2002）8号）要求办理。（三）业主、地方档案馆没有提供整理标准时，按照中铁二局科学技术档案管理细则要求整理。向集团公司档案部门归档的科技档案，要按照中铁二局科学技术档案管理细则要求整理。第十二条项目档案案卷质量要求（一）移交给业主、地方档案馆和

7、集团公司档案部门的各类文件材料须为原件，不允许移交复印件，同时其内容须真实、准确、与实物相符。（二）拟归档文件材料须整理规范，层次分明，符合文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系。（三）各类文件材料应采用耐久性强的字迹材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、双面兰复写纸、铅笔等书写材料。（四）归档文件应齐全完整，模糊或已破损的文件应予修整托裱。（五）归档文件应字迹清楚、图样清晰、反差良好、图表整洁、签字盖章等法律手续完备，案卷内不应有金属物。（六）归档文件及各种表格的用纸应符合公文格式的要求,档案管理的各种表格采用A4纸。（七）计算机起草的文件底稿，应归有修

8、改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。（八）各类文件材料数量要满足合同或协议规定的份数要求,在此基础上，按档案管理“自我为主”的原则，追加所需份数。（九）电子文件归档时应将内容相同的纸质文件及电子文件阅读条件说明一同归档。（十）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。（十一）录音、录像文件应保证载体的有效性。（十二）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。第五章档案的移交第十三条项目经理部档案一般应在项目验收通过后三个月内向档案部门移交。第十四条项目档案归档流程授权各子公司管理的项目：档案形成部门（或参建单位）一项目经理部f子公司档案室和业主、地方档案馆、集团公司（股份公司）档案部门。第十五条进入竣工收尾阶段的项目，项目经理部应在工程主体结构完工后一个月内，组织有关人员进行自检并向公司办公室、工程管理部申请竣工档案预检。同时，要与业主和地方档案馆取得联系，做好正式验交前的各项准备工作。根据企业长远发展的需要，在移交前应征求相关部门如人力资源部、经营开发部的意见。第六章附则第十六条本细则自发布之日起执行，由综合部负责解释。