办公室实务（第2版） 案例 项目四 办公用品管理.docx

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1、项目四办公用品管理任务一常用办公设备管理一、谈谈你对同事的投诉的认识？刚搬入新办公大楼不久，公司总经理彼得就收到一些员工的投诉信，他将这些信件转给了办公室主任安琪，请她全权处理。安琪拿到信读了起来：威廉反映，新的大办公室走动不方便，打印和夏印区域距离远，要打印并更印文件的话要来回绕。卡罗抱怨，文件柜太高，拿取文件非常不方便，有几次她险些被上面的文件砸到。露西说，新办公室太冷，现在是夏天，室外气温高达37度，室内只有18度，搬进来没几天，她就感冒了。答案办公环境设计科学规范，管理得当有序，有利于提高工作效率和工作质量，有助于确立组织良好的社会形象，有利于改善或克服“办公室综合征”。二、办公自动化

2、的发展说明了什么？在我国，办公自动化自1970年开始发展，大致经历了三个阶段，第一个阶段主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打印机、亚印机等，主要是利用信息通讯技术处理办公室内部业务，偏重于文件的制作、传输和贮存；第二阶段是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普通使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了办公自动化、信息数字化和传递网络化。通俗的讲，就是实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。答案秘书开展工作的方式有很多，包括收集资料、政策研究、

3、提供咨询等等，办公自动化可以提高秘书工作的工作效率和工作质量。三、分析小朱的做法正确与否？会议结束了，秘书小朱忙着清理会议室。她关掉了计算机、投影仪，却没有切断投影仪的电源，就忙着去清理文件、整理桌椅、名签等。等其他事情都处理完后，她才过来切断了投影仪的电源，将投影仪搬走。答案小朱的做法是完全正确的，投影仪按下关机按钮后，散热风扇仍然会高速旋转。此时不能立即关闭电源，更不能搬动投影仪，否则很容易导致投影仪的周边器件过热而损坏；应等待几分钟，让投影仪在散热后自动停机。四、请评价一下初萌的做法。初萌身着职业装，坐在电脑前打文件。桌面零乱，传真机上压着一大摞文件。销售部的张伟走进来，手里拿着一个文件

4、夹。他从中拿出两份文件。张伟：“初萌，帮忙给天地公司发一份报价单。我们打了两份，你看哪份发过去效果会更好些？”初萌：“我看看。”初萌接过原稿，将深色的文件还给张伟，扬着手中的文件说：“就发这份吧！你在沙发上等会儿。”张伟在沙发上坐下。初萌将传真机上的文件放到桌子上，然后插上传真机的电源。传真机传来报警声，红色报警灯闪烁。初萌看了一眼液晶显示屏，自语道：“可能没纸了。”初萌打开传真机，从中取出纸卷轴，转身从储藏柜中拿出一卷新的传真纸，拆开包装，顺便用手指甲在纸的一面划了一下，出现黑色的划痕。初萌将传真纸装好，盖上面板，取下原稿上的回形针，磕齐后正面朝下放入传真机中，然后拿起话筒，拨号码。初萌：“

5、你好！我是宏远公司的初萌，要给你们经理发一份传真，请给我一个信号。”“好的。”听筒中传来信号音。初萌按下“开始”按钮，然后放下听筒，传真机开始发送传真。传真发送完毕，初萌再次拨通对方电话：“你好！我是宏远公司的初萌。请问传真收到了吗？字迹清楚吗？”对方：“收到了，很清楚，谢谢！”初萌：“不客气。再见！”对方：“再见！”答案办公桌比较零乱，不整齐；不应在传真机上放置任何其他东西；选择原稿正确，白色或浅色的纸发送效果好；应提前接通电源，做好工作准备；能够正确处理传真机报警故障；能够区分传真纸的正反面；能够正确安装记录纸;能够检查原稿，取下回形针；能够正确放置发送原稿；电话用语正确；发送传真过程正确

6、；能够对传真进行确认。五、谈谈你对下面这件事的看法？这天小朱刚上班，经理就拿来一大堆报刊杂志，上面有关于本公司以及产品的介绍，要求钟苗整理一下，录入计算机中。这要是一个字一个字地敲，不知得录入几天呢！看着这一大堆资料，小朱突然想起储藏室有一台扫描仪。于是她找出扫描仪，在电脑中安装好驱动程序和扫描软件，将所有资料扫描进计算机，然后进行了整理，很快就完成了工作。答案随着科学技术的发展，各种办公自动化设备将秘书从大量的事务中解脱出来，大大提高了秘书的工作效率。任务二办公资源采购与管理一、谈谈你对下面这件事的看法？位于美国加利福尼亚的惠普公司历来都是商务史上的革新者。不过近几年来，惠普的发展速度有所减

7、缓。调查发现，公司的购买行为过于分散和随便，缺乏统一的规划与控制。许多雇员自己跑到附近的电脑与办公用品商店去随意采购，之后回到公司报销，而不是到有供应协议的供货商那里去采购，这样的结果就是付出更多的经费，办公用品管理和使用比较混乱。因此惠普公司立即着手探讨建立了一个基于网络的采购系统，完善办公用品采购、管理、发放制度，促使惠普公司84000多的员工都从指定的供应商采购办公用品，铲除了松散随意的陋习，全面实现采购的决策与实施过程无纸化。并取得了很大进展。答案公司必须对办公用品进行严格的管理，结合公司的实际情况拟订一套规章制度，并且使用办公用品入库、出库及管理的库存管理软件，加强办公用品的管理，从

8、而提高工作效率，避免浪费。二、你认为李芳的做法是否正确？一天上班时间，李芳正在电脑前忙碌着，研发部的张然敲门走了进来。张然是李芳的好朋友，平时下班，她俩经常在一起吃饭逛街。李芳停下手中的工作问她：“有事吗？”张然说：“我到财务室报账，顺便领两箱A4纸。”李芳说：“今天不是公司规定的领用时间。过两天你再来吧。再说我现在正忙着呢。”张然说：“不行不行，我等不到那天。纸要用完了，你就帮帮忙吧。”说着，把一张领用单放到了李芳眼前。李芳拿起来一看，说：“不行啊，这单子你们领导还没签字呢。”张然说：“你先让我领了吧，我们经理出国了，要一个礼拜才回来，等他回来你找他补个手续不就行了？得了得了，快点吧，咱俩谁

9、跟谁啊？”李芳感到很为难。可是看着张然不达目的誓不罢休的架势，心想，谁叫我们是好朋友呢？就从库里拿了两箱纸给张然。张然满意地走了。答案李芳的做法并不恰当，在办公用品的发放过程中，要遵循公司的相关管理制度，按照指定日期发放，这样不仅能提高行政助理的工作效率，以免每天被琐事分散精力，也可以大致估算在一个周期内各部门办公用品的消耗量。如果是紧急情况要提前申领时，一定经过领导审批并做好记录，即使领导出差，也应该有其指定的负责人签字。总之，在办公用品发放中，不能因私人关系而破坏公司制度。三、钟苗为何会获得好评？钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却

10、发现储物间中复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；还有的同事三天两头来领同一种物品后来，钟苗认真学习了有关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡,加强了办公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好评。答案秘书必须认真管理办公室里的设备和各种用品，以保证工作的需要，这就要求维持一个良好有效的库存系统。办公用品的订购、接收与管理的各个环节都离不开库存控制。一个科学的库存系统能够有效地帮助秘书做好办公设备与用品的管理工作。四、钟苗的做法是否适宜？办公室助理钟苗一早来上班，市场部的小郑就要来领取A4纸、荧光笔、铅笔、装订机、回形

11、针和胶带等。钟苗接过小郑的办公用品申请单，发现没有办公室主任的签字，就要求小郑找主任签字。小郑说，找过了，没找到，让钟苗先发放，回头再补签字。钟苗一想也行，就把这些办公用品给小郑了。钟苗刚发完办公用品，肖副总又让钟苗更印一些紧要的资料，钟苗一时忘记了登记小郑领过的办公用品，后来小郑又忘记了去补办手续。3个月后，工程部要领取办公用品，发现不够。钟苗觉得很奇怪，每个月底做库存控制卡统计时，都在控制范围内，又没有发现物品被盗，怎么会少呢？钟苗又重新查了一下，在账上查不出什么问题。钟苗只能启动紧急采购程序了，先申请，后发订购单。来回折腾了好几天，才把办公用品买回来送到销售部，但己经耽误了两天的日常工作。办公室主任问钟苗为什么这么紧急才去购买，钟苗只好照实说出原因。答案钟苗作为公司的行政助理，应承担办公用品的采购、发放及日常管理工作。这些工作琐碎、繁杂，需要有一定的工作程序。此案例中，钟苗在发放办公用品时，没有检查领导的签名，同时没有做好办公用品的登记，导致库存控制卡的余额与实际库存不相符，因此没有及时进行办公用品的补充，最终导致耽误其他部门的日常办公。由此可见，设计完整的办公用品管理程序非常必要，只有按工作流程进行办公用品的采购与发放，做好库存管理，才能保证企业的日常办公，做好企业的“好管家”好管家。