公司企业合同管理办法.docx

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1、公司企业合同管理办法总则为了规范公司的经营活动，加强合同管理,戒少和避免合同纠纷,维护公司的合法权益，特制定本办法。签订合同应当遵守国家法律、法规，尊重社会公德。合同应当在平等、自愿和诚实信用的基础上订立。签订合同不得扰乱社会经济秩序，损害国家和社会公共利益。公司对外签订的各类合同均应遵守本办法，公司内部签订的各种协议及劳动合同，不适用本办法合同管理机构及职责公司实行合同统一管理，公司设合同管理委员会。合同管理委员会组织机构主任：党委书记总经理副主任：副总经理总经理助理成员：各部门、工段负责人合同管理委员会的主要职责：（一）负责公司合同管理工作的宏观指导工作。（二）负责对合同管理办公室整体工作

2、的监督和指导。（三）根据相应职权对管理权限内的合同进行审核。（四）负责对公司法律纠纷调节过程中遇到的问题进行决策。公司合同管理办公室设在综合管理部，办公室主任由综合管理部负责人担任，综合管理部法律事务员负责具体合同的管理工作。合同管理办公室的主要职责是：（一）宣传贯彻合同法和国家有关法律、法规；（二）制定并组织实施合同管理的规章制度;（三）审查、修改合同，起草、制定重大合同；（四）制订推行合同的统一文本或国家规范文本；（五）指导、协调、检查、考核合同管理工作；（六）协调合同纠纷的处理工作；（七）协调顾问律师的工作;（八）负责合同档案的建立和管理。合同的起草、审核与审批合同由业务承办部门执行人负

3、责起草。合同执行人在起草合同时，应当认真了解对方当事人的主体资格情况、履约能力及资信情况等有关的资料，确保合同真实、合法、有效。合同内容应当明确、具体，文字表述要清楚、准确、无歧义。一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。除以上条款外，还应根据不同种类、不同性质的合同，增设其它相应条款。通过招标程序确定的合同，应与招标确定的内容相一致。招标文件中的合同文本需在招标文件对外发布前以OA工作流的形式进行公司内部审核。违约条款的约定应当具体、明确，不得笼统表述为一方违

4、约按合同法规定执行等类似无法明确具体责任的用语。合同纠纷解决方式中，如诉讼解决纠纷，管辖法院应当约定为我方公司所在地法院管辖。各承办部门、工段需在合同签订前，应将起草完毕后的合同报经综合管理部法律事务员审核（涉及到涉外、法律关系复杂等类型的重要合同由合同管理办公室提请顾问律师审核），审核后由承办人通过C）A工作流进行审核，审核流程为部门（工段）负责人、公司合同管理办公室、公司财务部经理、公司业务主管（分管）领导、公司财务部分管领导、公司总经理。涉及“三重一大”事项范围的应按相关规定办理。合同标的在50万（含50万元）以上：1 .公司合同标的额度50万元以上（含50万元）的合同，需先进行公司内部

5、合同审核流程进行审核,审核流程为部门（工段）负责人、公司合同管理办公室、公司财务部经理、公司业务主管（分管）领导、公司财务部分管领导、公司总经理、公司审核通过后需按中垦国邦（天津）有限公司（以下简称中垦国邦）指定的合同审批工作流程进行审批。2 .合同标的额小于50万元的，中垦国邦有特别规定或专项规定由中垦国邦审批的，应报中垦国邦审批。3 .按周期签订的合同，难以确定准确标的额的运输、委托加工等其它种类的合同，应明确标的额的计算方法，并按本条的规定报中垦国邦审核、审批。4 .公司使用审核过的标准版本签订的散油、豆粕、低蛋白豆粕、磷脂、膨化大豆粉和脂肪酸等大宗产品销售合同，不再走公司审核审批程序。

6、但签订手续要齐全，合同格式、内容要规范，完整，合法,没有漏洞。合同签订完毕后要按照要求进行存档。5,对于公司审核通过的大宗物品采购合同在一年之内需要再次签订或多次签订的，按公司内部审批流程进行审核审批。但签订合同时不得变更、增加、减少合同的条款。年度内初次审核审批按照本条第一款、第二款执行。6 .公司对外签订的合同，在履行合同审批时，合同经办部门要将合同及对方资质材料同时上传至合同审批工作流，履行合同审批手续合同签订完毕后，合同相关附属材料应随合同统一存档。相关附属材料包括：合同附件、合同审批工作流、合同签订和履行过程中往来信函（包括电子邮件、传真、短信、微信等）、变更或补充协议、对方相关资质

7、、身份证明、授权委托书等（附件1）。如合同发生变更或另需签订补充协议时，应重新履行合同审批流程。合同原则上要求法定代表人或授权委托人手签姓名和日期。公司签订的各项合同，需在审批通过后，方可履行合同签订的相应手续（签字、盖章）o合同金额较大的且在签订之前需外聘顾问律师出具法律意见书的合同，需提前将起草完毕合同发送至综合管理部法律事务员，由法律事务员转至公司外聘顾问律师处。合同的签订合同应当由双方的法定代表人签订。法定代表人委托其他人签订合同的,应出具授权委托书,并明确权限和时限。受委托的人应当在授权的权限和时限内签订合同。企业资产处置合同应当由法定代表人签订。合同应采用书面形式。与合同有关的文书

8、、图表、传真、确认单等均为合同的组成部分。通过信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等就合同主要条款达成协议的，应当签订确认书。合同应当加盖合同专用章，多页（两页以上，包含两页）合同应加盖骑缝章。法定代表人授权他人签订合同的，被授权人应持法定代表人的授权委托书,合同专用章管理人员方可加盖印章。法律规定需经专门机关批准的合同，承办人应当办理审批手续。法律规定需经有关部门登记或备案的合同，承办人应当办理登记或备案手续。法律规定或合同约定需要进行公证的合同，承办人应当进行公证。公司各部门、工段不得以自己的名义对外签订合同。合同签订后发现内容有显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重

9、损害公司利益时，应及时与对方协商变更或解除合同，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。合同的履行合同承办部门应明确每个合同的执行人，负责组织、承办合同的履行。对依法签订生效的合同，必须全面履行，不得擅自变更、解除或终止。确因特殊原因需要变更和解除合同时，必须依据法律规定或合同约定的合法形式办理。变更、解除合同，必需采用书面形式，（包括当事人双方的信件、函电、电传等）变更后的资料必须与合同文本一并妥善保存。变更、解除合同的协议由合同执行人起草，按第十六条规定的程序进行审批后，由法定代表人或法定代表人授权的人进行签订。招标类物资采购及副产品销售因市场变化引起的仅对合同价格及质量条款变更的，

10、经公司招标管理委员会或中垦国邦审批同意后，形成的合同变更或补充协议，由合同执行人负责起草，按第十六条规定的程序进行审批后，并在五个工作日内及时与供应商签订补充协议。合同执行人应定期与对方确认合同履行情况并签订确认书。合同履行过程中执行人员应妥善收集保管合同资料。合同履行完毕后，应将合同资料形成档案交合同管理办公室存档。第六章合同纠纷处理第三十三条发生合同纠纷或可能发生纠纷时，合同承办部门应当及时上报合同管理办公室，合同管理办公室应当及时指导、组织、协调纠纷的处理工作。合同发生纠纷时，合同执行人应当做好证据的收集、整理工作。第三十四条处理合同纠纷应当根据纠纷的性质采取和解、调解、仲裁、诉讼的方式

11、，本着及时、合理、实事求是，最大限度的保护公司合法权益的原则进行。第三十五条合同纠纷是通过和解、调解方式解决的，应签订书面协议，由双方法定代表人签字并加盖双方公章。如采取仲裁、诉讼的方式解决，应在法律规定的时效内进行。第三十六条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门,并将相关资料交合同管理办公室归档。第七章合同档案的管理第三十七条公司留存合同正本一式四份。一份由业务承办部门留存,一份交合同执行人,一份交财务部,一份交合同管理办公室存档。第三十八条合同履行完毕后，合同执行人应及时将合同原件和履行过程中形成的各种资料整理齐全，并根据合同签订和履行的情况形成合同小结，交合同管理办公室审核后，由

12、档案室存档。第三十九条合同管理办公室应建立合同档案和合同管理台帐。第四十条合同管理办公室形成的合同档案应妥善保管，并定期移交档案室保管，合同档案的保管期限最少为十年。合同档案归档时间要求：（一）双方签订合同后7日内，合同经办人填写合同归档材料目录表（附件2）将合同原件和相关附属材料，交综合管理部法律事务员统一存档。（二）公司法律事务员以季度为时间节点将合同材料收集、整理,并填写合同年度归档登记表（附件3）,将合同移交到公司档案室进行归档。（三）合同履行过程中，执行人需填写合同履行小结记录表（附件4）,在合同履行完毕后交综合管理部法律事务员统一存档。1.物资采购类合同，由物资采购部门指派专人负责

13、所有合同的收集、整理工作，按相关要求履行合同的审批、签订流程，以季度为时间节点，将合同统一移交到综合管理部，并办理档案交接手续。2 .销售类合同，由销售部门指派专人负责所有合同的收集、整理工作，按相关要求履行合同的审批、签订流程，以季度为时间节点,将合同统一移交到综合管理部，并办理档案交接手续。3 .工程施工类合同，由生产部门指派专人负责合同归档材料及顺序（附件D中1-10项内容的收集、整理工作，按相关要求履行合同的审批、签订流程，在双方签订完成合同之日起7日内，将合同统一移交到综合管理部，并办理档案交接手续。合同归档材料及顺序（附件1）中第1.1.项、12项材料在工程竣工后提交。第四十一条合

14、同档案借阅管理合同档案应当作为公司档案的一项重要内容，按照保密材料管理,未经公司批准，不得擅自泄露任何合同信息。需要调阅、复印、借用合同档案时，必须履行借阅审批手续，借阅人需通过OA工作流发起档案借阅申请，经使用部门负责人、综合管理部负责人、使用部门主管领导，总经理审批同意后方可调阅、复印和借用。第四十二条合同执行人负责收集合同及相关附属材料，并移交公司法律事务员或合同管理员；公司法律事务员或合同管理员负责将收集的合同统一归入档案室；公司档案员要根据合同归档材料目录表、合同年度归档登记表对移交的合同进行核对，材料不全的不予接收。第八章罚则第四十三条各部门、工段在签订合同过程中需严格按照本办法要

15、求的审批流程进行审批，如发现有执行过程中未按本办法要求的审批流程进行审批的，将对合同签订单位负责人给予扣发考核工资100-500元的处罚。第四十四条有下列情形之一，给公司造成经济损失的，按照公司相关规定进行处理，构成犯罪的，移交司法机关处理。（一）应签订书面合同而未签订的；（二）签订有重大缺陷或者无效合同的；（三）超越权限或滥用授权签订合同的；（四）不全面正确履行合同的；（五）擅自变更、解除、终止合同的；（六）发生纠纷后隐瞒不报或者不及时采取措施的;（七）丢失或者擅自销毁合同及合同附件、函件、单据的；（八）合同执行人员在签订、履行合同过程中失职被骗的；（九）对于合同及合同档案管理过程中不严格执行合同管理规定,出现失职、渎职等行为的，公司将视情节，追究有关人员及领导的责任（十）其他违反合同管理的行为。第四十五条本办法由综合管理部负责解释修订。