XX学院学管、档案管理平台项目采购需求.docx

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1、XX学院学管、档案管理平台项目采购需求一、采购清单序号服务/产品名称数量备注基础设施（软硬件设备采购）1档案管理平台1套2档案管理平台配套硬件1项二租赁服务1学工一体化平台租赁服务3年三运营服务1学工一体化平台运营服务3年二、基础设施（软硬件设备采购）（一）档案管理平台1 .档案系统登录页须在不同的浏览器（360、谷歌、火狐、Edge）访问系统。根据提供的系统账号进行输入登录。登录时支持验证码验证，多次登录失败后可锁定账号登录。1.2系统内内置至少6套皮肤，可根据自己喜好进行设置。如果6套不满足需求可定制扩展皮肤。1.3 可以查看单位发布的公告信息，以列表形式展示。1.4 系统管理员可以在后台

2、发布关于档案管理用到的插件、资料。比如：扫描仪插件、视频插件、移交表、档案整理规章制度、档案管理办法、其他资料等。用户根据需要在使用系统前下载获取，以便更好的了解与使用系统。1.5 5使用帮助主要包含的内容:快速入门、档案流程说明、常见问题FAQ等。主要帮助使用者快速上手，全方位了解使用系统。2 .档案管理首页2. 1可视化中心提供系统服务概况、档案业务概况。此模块可直观的了解到系统服务器运行天数；CPU、内存、磁盘使用情况；数据最新备份时间；系统访问登录情况；系统档案在线人数、注册用户数、档案数；档案数字化情况、档案分布等详细情况。3. 2工作台主要提供了修改密码、待办任务、已办任务、我发起

3、的流程等模块。为单位档案人员提供统一的任务办理入口，快速处理相关档案审批流程。此模块提供核心功能为:修改密码、办理、跟踪、打印借阅表单、查看业务表单等。4. 3系统公告可查看单位发布的公告信息，以列表形式展示。主要分为全部、紧急、普通等消息类型。同时可查看未读与已读消息，对于未读消息支持标记已读。5. 4系统管理员可以在后台发布关于档案管理用到的插件、资料。比如:扫描仪插件、视频插件、移交表、档案整理规制度、档案管理办法、其他资料等。用户根据需要在使用系统前下载获取，以便更好的了解与使用系统。6. 5使用帮助与登录页使用帮助一致，主要包含的内容:快速入门、档案流程说明、常见问题FAQ等。主要帮

4、助使用者快速上手，全方位了解使用系统。7. 6退出系统提供退出当前账号，重新登录系统功能。3 .档案接收整理1. 1提供档案接收登记、在线档案接收功能，可详细登记每一份从其他单位或部门移交过来的档案。支持与不同系统进行接口在线档案接收实现文档一体化管理。此模块提供核心功能为：新建、编辑、删除、条件检索、分页检索、转入分类等。3. 2提供给档案人员使用。其整理接收过程分别为手工登记与关系业务统归档文件自动交换。4. 3针对在单位尚没有实现电子化、系统化的档案，由人工方式登录系统进行登记档案详细信息，并上传档案电子文件的过程，完成电子文件归档操作。3.4可根据档案著录标准规范，支持以案卷、文件等方

5、式著录档案条目信息,要求操作方便快捷，可根据模板对档案条目与全文进行批量导入，主要字段有自动校验，在保证效率的前提下，最大程度提高著录准确性。并提供对档案条目新建、类似新建、修改、预览/详情、删除、批量挂接、归档、上传电子文件、批量上传、检索、高级检索、批量修改、批量删除、送审、导出（EXCe1+全文）、从模板批量导入（支持下载导入模板、样例数据下载）、打印目录报表、合卷、断号/补号、转分类、从扫描仪扫描、从高拍仪扫描、调整顺序号、强制归档、清空卷内、拆件到卷、插件、卷内组卷、下载、批量下载、文字水印预览、图片水印预览、音视频播放、图片查看、附件转换、编号、快捷方式提交、取消快捷操作、电子文件

6、列表查看、背景信息列表查看、卷内目录切换、返回窠卷、参考规范、页数自动计算、锁定、版本更新、版本切换、推荐程序修改、电子文件查看下载记录等功能。3.5将预归档模块操作档案的所有过程进行详细记录，可记录到修改档案条目具体字段信息、上传文件名称、操作用户、操作行为、详细内容描述、操作IP、操作终端、操作时间等。3.6对未数字化的档案信息进行检索查找。可根据具体的档案分类、题名、文件日期搜索条件进行检索，并可导出excel台账信息。此模块提供的核心功能为:条件检索、分页检索、导出excel等功能。3.7对涉密文件的档案信息进行检索查找。可根据具体的档案分类、题名、文件日期搜索条件进行检索，并可导出e

7、xcel台账信息。此模块提供的核心功能为：条件检索、分页检索、导出excel等功能。3. 8最近查看的电子文件记录信息，方便用户找到自己最近的浏览的电子文件。此模块提供核心功能为：文件预览、下载、清理记录等。4. 9与WindoWS回收站功能类似。回收站存储被删除的档案信息。对档案信息进行删除时，删除的档案信息可以被永久删除也可以删除至回收站，档案员可在回收站中可以对档案信息进行彻底删除、恢复、清空数据。4.馆（室）藏管理4.1 在档案整理模块进行归档后数据会转到档案归档。归档后的档案数据不可编辑与删除。如需编辑、删除则需要撤销归档。此模块提供核心功能为：撤销归档、纸质档案上架、调整纸质档案位

8、置、导出（EXCe1+全文）、批量挂接、纸质档案下架、纸质档案存放概况、关联特殊载体、预览/详情、开架、条件检索、分页检索等。4. 2对纸质档案补入与替换操作的记录。此模块提供的核心功能为：新建、编辑、删除、条件检索、分页检索等功能。5. 3提供档案室基本情况年报、档案室电子档案基本情况年报新建、打印等核心功能。5 .档案库检索5.1 为查档的档案人员提供快捷方便的检索功能。可以快速查找不同档案门类的档案目录、电子文件等信息。可按档案聚合层次、是否归档、是否入库等条件检索。支持条件逻辑符（与、或、非）拼接，支持动态添加多个检索条件，满足模糊与精确检索模式。6 .统计管理6.1 支持对档案条目、

9、电子文件类型、档案分类、年度、存储、保管期限等多维度的统计。档案管理员可对档案相关情况进行统计，并可按要求填报有关报表,可将统计完成的数据通过层级式的信息管理，实现数据信息分布式报送收集,统一汇总编辑、审核，最终辅助管理决策的过程。此模块核心功能为:平台综合统计、平台文件类型统计、档案分类别统计、档案分年度统计、档案分保管期限统计。7 .借阅管理1 .1工作台主要提供了注册审批、修改密码、待办任务、已办任务等模块。为单位档案人员、查档人员提供统一的任务办理入口，快速处理相关档案审批流程。此模块提供核心功能为:注册审核、修改密码、办理、跟踪、打印借阅表单、查看业务表单等。7 .2档案检索支持对电

10、子档案进行多条件的模糊检索、精确检索、结果检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨部门、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。同时不同用户由于数据权限、角色权限不同，查看和检索的范围会不一样。针对不具备权限查看的档案不可能直接进行预览,需要通过借阅申请并通过才可以进行浏览。检索的结果可实时看到档案的实体是否在库、所属分类、是否有全文、是否被收藏。7. 3此模块提供核心功能为：标题检索、目录检索、全文检索、多条件检索、预览、添加到借阅车、收藏、重置等。7.4 借阅车（我的借阅车），通过档案索入口，将检索结果添加到借阅车中。方便用户将多条档案数据一并发起借阅申请。此模块提供的

11、核心功能为：发起借阅申请、清空借阅车、预览/详情、条件检索、分页检索、从借阅车删除等。7.5 我要借阅/查档实现对在线档案的授权控制，对于通过借阅利用审核的申请，由系统对所申请档案对申请者进行开放授权，允许申请人在线查看档案详细内容的过程。实现查阅申请、查阅审批等功能，通过审批的可查阅电子档案提供浏览、放大缩小、翻页等功能；支持音频和视频的播放；支持单文件和文件部分页面的查看。7 .6在线提交申请将由工作人员进行审核把关，对于符合利用条件的档案及人员给予审核通过。其中档案的利用将分为两类，一类是电子档案的在线利用，对于通过利用审核的申请，经审核后将以在线形式向申请者开放档案供其查看、下载操作；

12、另一类是档案实体文件的借阅，实体借阅档案利用完后需将实体文件归还。8 .7借阅申请主要为查档借阅人员服务，在此模块可以对没有权限查看的档案进行借阅申请。申请提交后可根据不同全宗、不同密级进行流程审批。审批时可进行数据权限控制：有效时间、电子文件下载/打印、授权目录查看、授权电子文件查看、预览是否添加水印等。申请时可选择电子借阅、实体借阅。支持从本地上传附件、从高拍仪上传附件。此模块提供的核心功能为:新建借阅单、编辑、删除、添加借阅文件、发送审批、已领取实体、查看借阅单、条件检索、分页检索、预览/详情等。9 .8借阅归还主要为档案管理人员服务，在此模块可以对实体档案的借阅进行管理。对已归还、即将

13、过期、已过期的借阅单进行友好提示与标识。核心功能为:归还、查看、条件检索、分页检索等。10 9词库管理提供了强大的检索词库管理。主要包含通用词库、档案词库、近义词库、敏感词库、停用词库、地名词库、人名词库、古诗词库、成语词库等。支持词库导入、检索、分页查询等。11 10借阅统计支持对档案借阅利用情况统计，统计维度包含：借阅人次、案卷数、文件数、年度、档案分类、审核人员、审核次数等。此模块核心功能为:档案借阅情况统计、按根分类借阅统计、审核工作量统计。12 11我的收藏支持用户对感兴趣的、有关系的档窠进行收藏。方便用户再次利用时可直接及快速查找到自己所需档案，同时支持取消收藏档案。核心功能包含:

14、添加到借阅车、预览/详情、取消收藏等。8 .库房管理1. 1根据档案库房的实际情况，应可以在系统中实现对应虚拟库房的配置,可配置手摇密集架、智能密集架、档案柜，配置的详细信息主要为:库房名称、库房编号、高度、宽度、位置、面积、负责人、柜架编号、排列数、节数、容量、使用面、智能密集架品牌、柜架名称等。实现图形化库房管理功能，其中智能密集架可实现远程控制，主要控制操作：开架、合架、停止、左移、右移、通风、唤醒、锁定、解锁等。包括库房的新建、库房信息展示和上架配置等功能。应用三维虚拟现实技术和数据可视化管理概念，打造档案库房管理虚拟化场景展现。虚拟库房通过二维直观、交互易用和实时数据对接的方式，提高

15、实体库房监控的效率。对归档后得数据可以进行档案上下架操作，可实时看到库房存储概况。8. 2可实时监控档案库房的温湿度情况，并将监控的温室度数据形成图像报表（饼状图、折线图实现切换到不同设备根据不同时间获取监控数据并以列表形式分页展示。可实时看到在线设备与离线设备数据。此模块提供的核心功能为:图形展示、条件检索、分页检索等。9. 3可实时对档案库房的内部情况进行视频监控，并将监控的画面集成到系统进行展示。展示的模式可自行配置，配置参数为：IP地址、端口、账号/密码、预览画面模式、码流、切换画面间隔等。可实现远程控制，主要控制操作：播放、停止、放大、缩小、抓图、全屏、录像、回放等。可实现切换到不同

16、通道根据不同时间获取监控历史数据并以列表形式分页展示。10. 4可将门禁系统人员进出入数据、安全报警自动进行收集，可实现远程控制，主要控制操作：远程开门、重启设备、数据同步等。实现切换到不同设备根据不同时间获取监控数据并以列表形式分页展示。此模块提供的核心功能为:远程控制、条件检索、分页检索等。11. 5实时显示档案库房门的开启或关闭状态，及时掌握出入档案库房的合法性。12. 6非法闯入、门开超时、无效刷卡、胁迫进入等报警事件。13. 7将人员进入信息，报警信息，故障信息等事件保存以供查询。14. 8软件可实现任意门的远程控制开关门。15. 9如某些门需要长时间打开的话，可以通过软件设置其为常开，某些门需要长时间关闭不希望任何人进入