5、办公管理办法（XZ-08）.docx

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1、第一章仪容仪表第二章行为规范第三章办公室环境第四章公司报刊、邮件、函电收发第五章网络管理第六章监督与惩罚第七章附则第一章仪容仪表第一条公司职能办公人员需按照规范着装，一般岗位员工，周一至周四需穿着正装或商务休闲装；关键岗位员工，工作日需穿着正装或商务休闲装；接待岗位员工，统一穿着工作制服/鞋；工作服装颜色以单色或中性色为主。公司项目部办公人员需穿着统一配发的工作服。子分公司人员根据所在工作环境执行。第二条发型整洁清爽，显露五官，严禁头发脏乱、发型怪异，提倡自然发色，染发颜色不得过于艳丽；面部健康清爽，按照自身的特点，保持自然、和谐、庄重、有活力的风格，提倡清谈妆容，禁止浓妆；身体洁净无异味，不

2、使用浓烈的香水；定期修剪指甲，保持指甲干净卫生，尽量不涂抹指甲油；佩戴朴素、大方、精干的饰品，禁止佩戴夸张、异怪的饰品。第三条男士的衬衫衣领、袖口应保持洁净，衣扣整齐，不结领带时衬衫最多只可敞开领口向下第一颗钮扣，禁止短袖衬衫配领带；男士下装应穿着长裤，严禁穿着短裤；服装和鞋搭配得体，以深色系中长袜为主，禁止穿着拖鞋或凉鞋进入办公区域。第四条女士上装最短齐腰，禁止穿着无袖、无领、低胸、露背及过于透明的服装；女士下装以长裤或裙装为主，裙装距膝盖不得少于10公分，禁止短裤、超短裙和“三截腿”现象；服装和鞋搭配得体，以黑色或肤色丝袜为主，禁止穿渔网袜和夸张花纹丝袜，不得穿拖鞋、凉鞋和鱼嘴鞋。第二章行

3、为规范第五条所有员工应注意个人卫生，保持整洁。不随地吐痰，不乱扔垃圾，禁止在办公区域吸烟。化妆须在洗手间进行。使用文明用语，严禁说忌语、脏话，办公室沟通交流、接打电话和开会期间统一使用普通话。第六条办公区内不得高声喧哗、打闹、嬉戏。办公时间不吃零食、打嗑睡或把腿翘上办公桌。工作时间不得登录除办公平台、集团和公司网站、新闻类网站、资料类网站外的其他网站，禁止打游戏或观看电影。第七条提倡节约，洗手间、开水器的水龙头使用完毕后应及时关闭。第八条电话响时要迅速接听电话，电话铃声尽量不要超过三声；接听电话应使用礼貌用语“您好”；如遇同事不在座位时，应主动接听电话，以文明语言请来电等候或转达留言；接听电话

4、语言应简单明了，避免长时间占用电话；禁止在办公区内大声接听电话。第九条有人来访时应礼貌询问清楚来客姓名、约见人、来访原因，即刻通知有关人员接待，会见客人须热情、礼貌、使用文明用语，主动为来客沏茶倒水。第十条若来客事先无预约，应先请客人坐下，问明来访事由，即刻请示上司后再做答复。若上司无法接见或一时联系不上，应向重要来客说明原因，主动协助安排另一约见时间，并请来客留下联络方式。第十一条工作时间，员工因私事接待来客，一律不得随意进入工作区。公司一律不接待任何与公司业务无关的推销人员。第十二条员工上班时间外出办事须经部门领导批准，并在办公平台说明去向，同时按照公司考勤规定做好打卡备注说明。外出用车应

5、遵守公司车辆相关使用规定。第十三条到其他单位时应尊重其他单位的门卫制度，主动说明来由，同时按照公司考勤规定做好相关工作。第十四条与其他单位人员交谈时要应答得体,举止稳重大方，不讲影响公司声誉的话。第十五条各岗位人员，应本着分工明确、主动参与的原则开展工作。第十六条各部门在确保按质、按时完成本部门工作任务的同时，在其它部门需要协助时应积极配合。第十七条部门之间的协作，要以公司利益为前提，相互配合、高效率的完成工作任务，不得互相推诿。第三章办公环境第十八条办公桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。重要纸张文件，保密资料（包括发票、客户信息、工作联络单）等一律入柜（抽屉）。其他纸件全部整齐放置在

6、文件架、文件夹或书柜中、不得散放在桌面上。桌面只能放置电脑显示器、打印机、电话机、笔筒、文件夹等并摆放整齐。第十九条办公用品要摆放整齐，桌下不得堆放与工作无关的文件和物品，如报纸、杂志、纸箱等。办公椅摆放整齐、离开时办公椅要靠近办公桌、摆放在座位下方。下班离开前抽屉要锁好，抽屉内中物品要摆放整齐，物品要进行定期清理。第二十条文件柜需有标志（部门、编号、责任人），内中物品、文件等摆放整齐，标志明确，便于查找，文档保存规范。第二十一条桌垫、纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品，不得与电源线、网线、电话线放置在一起，保证安全。第二十二条电脑摆放端正、保持清洁，下班时关闭电源，笔记本锁到个人物品

7、柜（抽屉）中。计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。第二十三条打（复）印机、传真机节约用纸，纸张存放整齐，及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密，不允许用传真机复印大量文件（单张或紧急时候可特殊对待）。第二十四条保持公共区域的清洁卫生,保持通道走廊通畅，不得摆放影响美观或走路的纸箱等,垃圾篓应置于桌下内侧，不得放在通道上。第二十五条爱护花草等绿色植物，严禁在办公区域的绿色植物花盆内乱倒水、茶叶、赃物等影响植物生长。第二十六条夏季室内空调温度设置不得低于25C,冬季室内空调温度设置不得高于28。使用过程中坚决杜绝开窗使用空调现象。办公室内禁止使用自带的取暖器、热得快等大功率电器，下班离开办公室

8、前关闭所有电源及门、窗。第四章报刊、邮件、函电收发第二十七条公司报刊杂志统一订购时间：每年十二月份。第二十八条订购手续:在接到行政主管部门通知后，均需先到行政主管部门查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、订购份数、填写清楚交行政主管部门；每个部门最多可订阅两份与工作相关的专业报刊杂志，时事报纸和休闲类杂志由行政主管部门负责订阅，放公共区域供员工借阅。第二十九条前台每天对邮局送来的报刊分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。第三十条外来报刊、公司邮件一律经公司前台签收并转交有关部门，不得丢失损坏，搁置延误。第三十一条各部门因公需外发快递，经办人员应于每天下午四点前填写好快递单，并经部

9、门领导签字确认后，连同快件一并送到前台，由前台填写月结帐号后通知快递公司前来取件，并做好电子台帐登记。快递底单由前台保存。第三十二条快递到付件由前台确认为公司件后方可纳入月结帐号，做好登记并通知收件人领取，公函须由部门经理确认后，方可纳入月结帐号，否则由收件人自行支付到付快递费用。第三十三条快递费每月凭快递公司月结单进行结算，前台须确认快递月结单的准确性并做好各部门费用分列后方可进行报销。第三十四条公司总传真所接收的文件由前台管理，前台对文件内容进行审核，无用的文件做报废处理，有效内容的文件及时交于有关部门处理，各部门所属传真机接收的传真由各部门负责管理。第五章网络管理第三十五条网络管理员由行

10、政主管部门指派专人担任。第三十六条网站信息上传的管理流程：1 .各部门负责将自身发生的最新动态经部门负责人审核后以电子文本形式在1个工作日内上报行政主管部门网站管理人员;2 .行政主管部门负责对上报的材料进行审核、整理、编排，并及时登录上网。第三十七条网站信息删除（更改）的管理流程：1 .超时限信息由网络管理员在1个工作日内删除；2 .网站信息原提供部门或网管认为登录信息与公司整体情况不相符合的，应提出删除（更改）该信息的申请；3 .删除（更改）信息的申请经行政主管部门审核确认后，在2小时内删除（更改）。第三十八条网页内容的格式规定：1 .信息标题按系统默认格式，不作调整；2 .信息正文格式采

11、用普通段落格式，正文文字采用六号仿宋体，图片说明文字采用系统默认格式；3 .图片格式：横排图片尺寸为500*350,竖排图片尺寸为250*350,单一图片容量不得超过500K；4 .网站图片须用边框，边框尺寸为2,颜色为#70909（红色证书类图片）、#E7C709（橙黄色一一普通图片）。第三十九条需要开通网络办公平台使用权限的人员应经OA平台发起OA端口新增或调整申请流程，部门经理（项目经理、分子公司经理）批准后，由行政主管部门初审并通过OA端口增减流程报至集团审批后，方可开通。第四十条公司员工需主动开通并及时登录企业微信平台，进行内部工作联系应优先使用网络办公平台和企业微信，对于使用过程中

12、遇到的各种问题应及时与管理员联系，寻求管理员的技术支持，以确保正常工作不受影响。第四十一条公司所有网络办公平台使用权限的人员应当每天登陆平台，如有外出、请假、出差等，应当在平台上以寻呼形式说明。第四十二条公司各职能部门、项目部、分子公司上报或下发的文件，应通过网络办公平台规定的流程进行，上传的文件名称字数控制在10个汉字以内。第四十三条处于文件受理流程中的人员应及时办理各职能部门、项目部和分子公司上传的文件，每个责任人处理文件的时限不得超过24小时，且给出明确批示意见，以确保受理的文件得到最快的处理。第四十四条公司员工不得使用网络办公平台进行与工作无关的事务，严禁使用网络办公平台进行聊天。第四

13、十五条具有网络办公平台使用权限的员工不得私自将平台提供给非公司员工使用。第四十六条公司内部设网络管理员，网络管理员应及时排除公司网络软硬件方面的故障，并对员工提出的正当需求给予技术支持。第四十七条网络故障应急措施：1 .及时解决网络办公平台使用过程出现的各种故障；2 .公司外部网络出现故障，网络管理员应及时与电信或其他相关部门联系，并在1小时内通报故障内容，寻求电信或其他相关部门及时解决故障；公司内部网络出现故障，由网络管理员按故障范围分区域进行排查，线路、交换机或路由器出现故障应在当天内解决；3 .网络办公平台发生故障或正常维护，网络管理员应提前通过平台通知使用人员；不能通过平台通知使用人员时，应通过企业微信或电话等其他方式进行通知。第六章监督与惩罚第四十八条违反本制度条例者视情况处罚20元一100元/次。第四十九条本制度由行政主管部门监督执行。第七章附则第五十条本办法由公司行政主管部门负责解释。第五十一条本办法自二。一七年九月一日起执行。