高校档案管理存在的问题及对策建议思考.docx

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1、高校档案管理存在的问题及对策建议思考在社会不断进步、经济持续发展的背景下，档案管理工作也因为先进设备、技术的介入被注入新的活力，科技创新助力档案管理工作的升级为学生管理、产教融合、教学管理以及信息分析工作提供驱动力，对于形成育人特色、提升教学质量给予了重要帮助。然而，就当下高校档案管理工作情况来看，虽然取得了一定的发展，但是远远不能满足现代化发展的需求。在本文中，笔者结合多年对档案管理工作的研究，就如何加强高校档案管理、实现管理工作现代化分享心得体会。一、高校档案管理现代化的概述（一）档案管理现代化的内涵。在社会不断进步和发展的背景下，高校档案管理必然会朝着现代化的方向发展，这是不可阻挡的趋势

2、。作为十分关键的信息资源管理部门，高校档案管理有着重要作用，只有加强现代化建设才能确保学校信息资源使用需求得到满足。档案管理现代化主要是指在管理档案的过程中使用先进的管理理念、设备、技术等，以此提升档案管理效率与质量。现如今，档案管理中的很多工作实现了数据化，通过互联网平台就可以操作，大大降低了管理人员负担，而且在降低出错率的基础上提升了档案管理实效性。就现下高校档案管理情况来看，部分学校已经逐步采取现代化管理模式，而且取得的效果也比较好，但依然还存在待改进之处，需要进一步加强管理。（二）档案管理现代化的特点。L档案管理人员要熟练掌握先进的现代化技术，所以现代化管理对工作人员综合素质有更高的要

3、求。（1）从事档案管理的工作人员对于现代化设备规范性操作以及一系列的流程等要做到熟练掌握，只有具备这些技能才能有序、高效展开管理工作，才能从根本上提升档案管理效率与质量，将现代化设备作用与功能充分发挥出来。（2）现代化管理相较于传统管理并不仅仅是简单的设备转换，它是一种内在的创新，这也意味着从事档案管理的工作人员不仅要会操作现代化设备，还要有更强的业务能力，即档案管理知识与技能，这样才能在遇到问题时灵活、及时地处理。2.档案管理设备的数字化与信息化。要想实现高校档案管理现代化，必须要引进先进的设备，确保用于档案管理的设备都具有信息化、数字化功能，包括扫描仪、打印机、计算机等。实践证明，合理运用

4、现代化科技产品能够显著提升管理质量与效率。与此同时，借助网络技术进行档案管理，工作人员可以通过互联网录入信息并展开管理、查询以及更改记录等操作，既方便又快捷。除此之外，利用同一网络可以将所有档案管理设备联系起来，这样可以极大地提升档案管理效率，而且能够在减轻管理人员工作强度的基础上有效降低出错率。3.现代化档案管理具有便捷性与共享性。在高校档案中，学生档案是重中之重，对档案进行现代化管理就是通过数据技术存储学生的基本信息，包括学生的家庭住址、联系方式、获得的成就、就业经历等。学生毕业后求职招聘，用人单位可以通过这些档案信息深入、全面地进行了解，在这个基础上决定是否聘用。相较于过去纸质化档案，这

5、种利用数据技术进行档案信息存储与管理的方式,便于招聘单位直接通过互联网平台获取学生资料，实现了资源共享，这让档案信息的使用变得更加高效、便捷，多方受益。二、现阶段高校档案管理存在的问题（一）思想层面不够重视。行动取决于思想，高校档案管理工作也是如此。就现下高校档案管理情况来看，现代化管理程度不够，最主要原因是有关领导和管理人员对于这方面未给予足够的重视。在具体的工作实践中，将档案管理当成一项辅助性、普通的工作去对待，思想上没有足够重视,行为上必然也会出现放松、懈怠等问题，最终的执行效果受到严重影响。为了实现档案管理现代化，高校必须从思想层面出发去采取相应的措施，正确看待档案管理工作，只有这样才

6、能保证效果。（二）制度层面存在不足。在档案管理工作中，科学、完善的制度是根基，是一切管理活动有序进行的基础，更是实现现代化管理的基本保障。然而，就现下高校档案管理工作情况来看，有些制度还不够完善，尤其是执行细节上没有给予严格的控制，导致整个管理工作开展起来缺乏强有力的基础与依据。现如今，社会环境更加复杂，高校也处于多元化发展的局面，档案管理工作的开展更是面临重重困境，会遇到各种各样的问题。通过深层次的分析可以发现，当下高校档案管理制度中的部分工作细节没有具体明确，执行标准和流程也有待调整与规范，比如责任制度。这些管理制度的不足与缺失严重影响档案管理工作的开展，阻碍了档案管理现代化发展进程，要想

7、扭转这一局面，必须引进科学的、现代化的管理制度。（三）人员层面水平偏低。所有的管理工作究其本质都是对人的管理，高校档案管理工作也是如此。管理水平的高低，管理质量的好坏，管理现代化的实现与否，在很大程度上取决于管理人员的业务能力、综合素质。然而，通过对现下高校档案管理工作的分析可以发现，管理人员的综合素质普遍偏低，年龄结构上存在断层问题，年老的管理人员虽然有丰富的管理经验，但是学习新技术的意识和能力有限，在“稳中求胜”的心理作用下，往往利用以往经验执行管理工作。而年纪较轻的管理人员虽然有较强的学习新知识的能力和意识，但是管理经验不够丰富，在档案管理工作中经常遇到问题而且不知道如何及时、有效地处理

8、。所以，要想实现档案管理现代化，高校要加强档案管理人才队伍的建设，为管理工作提供重要的人力资源支持。三、通过加强高校档案管理实现管理现代化的具体措施（一）从思想上重视档案管理工作，加大管理现代化支持力度。想要切实有效推动高校档案管理现代化，必须从根本上去解决，也就是从思想上对档案管理工作给予重视，将现代化建设工作提上日程，对档案管理的作用和意义进行明确。档案管理是一项涉及范围较广的工作，全校师生都有责任与义务积极配合，为了加强现代化建设，提升档案管理工作实效性，高校应针对档案管理现代化的意义进行宣传，比如通过学校网站、官方微博、公众号等进行宣传，让全校师生都认识到档案管理的作用：1.能够给高校

9、管理部门以及有关管理人员展开工作提供重要支撑，便于更好地展开监督、教育与管理等工作。尤其是对高校领导，档案管理能够为他们做出重要决策时提供重要的参考依据。2,可以为社会以及用人单位确立学生学历真假以及对人才的聘任、选拔提供重要依据。因此，加强档案管理从而实现管理现代化十分重要,关系到每一个人的切身利益。学校要通过加大宣传力度让全体教职工与学生都能积极配合档案管理工作，尤其是学校各部门之间的协调、互助，这能够显著提升档案管理水平，对于推动档案管理现代化具有重要意义。除此之外，档案管理现代化的实现需要先进的设备作支撑，因此，高校管理人员要依据档案管理现代化的工作需求做好有关资源的投入工作，在经济、

10、物资上给予强有力的支撑，为实际工作的有效开展提供良好的基础条件，比如计算机设备的投入、智能化扫描仪的投入等。有了足够的支撑，高校档案管理现代化的实施就会水到渠成。（二）建立完善的档案管理制度，奠定档案管理现代化的基础。完善、科学的管理制度是档案管理现代化的基本保障，为了加强现代化建设，高校必须及时审核档案管理制度中存在的问题，并遵循科学的原则进行细化与优化，让档案管理工作中的每一个环节都有依据可以参照。档案管理涉及的范围较广，管理内容较多，管理人员需要逐层细化，确保每一个环节的执行都有制度可依。以学籍档案管理为例，为保证学生学籍档案的真实性与完整性，学校应针对学籍档案管理这一模块制定完善的、科

11、学的制度，如转专业细则、休学制度、学籍管理内容等。与此同时，针对学籍档案形成过程制定完善的制度，如档案信息安全保密、档案查询、档案归类以及档案收集制度等。对于选课制度要积极完善，比如对热门选修课可以适当放宽人数限制，以此激发学生的积极性。对于休学制度，要综合考虑学生的实际情况，明确休学期限。除了制定完善的制度外，还要对制度进行宣传与落实，通过多种渠道加大宣传力度，如重修、休学、转专业等有关事宜，管理人员需要制定完善、清晰的流程表，通过校园网、校园广播、宣传栏以及多媒体大力宣传学籍管理制度，将替考、作弊、旷课等违反学校纪律等一系列行为扼杀在摇篮中。又如，针对人事档案的管理，要制定详细的责任制度，

12、对管理部门以及人员的职责进行明确。举个例子，在收集人事档案内容的过程中，对管理部门工作职责加以明确，这样让其他部门更积极、主动地给予配合与支持，有利于提升档案管理质量与效率。与此同时，合理调整档案管理工作制度流程。站在现代化建设的视角上，管理人员要重视管理工作的具体执行过程，明确整体管理制度，树立可操作性强的、科学的管理工作标准，使人事档案管理工作在执行过程中更加高效、规范。（三）提高档案管理人员综合素质，推动档案管理现代化发展。人员队伍管理在高校档案管理中占据着重要位置，直接影响管理工作质量与效果。所以，在现代化建设工作中，高校要针对人事档案队伍给予重视并加大构建力度，提升整体专业水平。首先

13、，高校可以通过加大培训力度的方式对内部的档案管理人员进行培训，比如开办讲座、外出交流、组织竞赛等，通过这些形式督促管理人员不断提升自身的业务能力。例如高校可以开办主题为“如何利用现代化技术进行档案管理”的讲座，要求所有的档案管理人员参加，并在听完讲座后将学到的知识与技能付诸实践，尝试着运用现代化技术展开档案管理工作。一段时间后，组织档案管理人员展开知识与技能竞赛活动，布置档案管理任务并要求管理人员运用现代化信息技术去处理，做到学以致用。这样的培训方式能够推动档案管理人员积极学习新技术，提升他们的业务水平。除了针对信息技术等现代化技术进行培训外，高校还要做好对管理人员道德层面的培训，以此增强他们

14、的责任心，确保每一位管理人员都能积极发挥出自身的工作效能。其次，高校可以采取“引进来”的战略，即通过高薪聘请或其他聘请方式从学校外部引进资历丰富、专业能力较强的档案管理人员,为档案管理人员队伍注入新鲜的血液，推动整体专业水平的提升。事实证明，上述方式均能提升档案管理人员业务能力与综合素质，对于档案管理现代化发展起到一定的推动作用。四、结语综上所述，在高校教学管理工作中，应高度重视档案管理工作，它对扩大招生规模、提升高校办学水平有重要意义。只有提高投入力度、加强工作支撑才能将档案管理工作的价值充分发挥出来，助力科研创新、数据分析、教学管理等工作。在具体的档案管理实践工作中，高校首先要从思想上重视档案管理，加大支持力度，其次要建立完善的档案管理制度并且提高人员综合素质，从而实现档案管理现代化，助力高等教育持久、稳定地发展。