项目策划和执行表.docx

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1、活动执行流程详细表一、活动策划执行流程图1、接洽流程2、策划流程3、管控流程4、标准管控工具：甘特图表二、活动策划执行详细方案1、前期准备(1)前期准备的宣传类(2)前期准备的物品类(3)前期准备的其他2、活动现场三、后期工作总结流程一、活动策划执行流程图人员分组物料准备现场台本t,项目接洽流程执行人员评估任务分工准备工作主要工作要求及内容说明、洽谈重点参与人员联系方式完成时间备注初步接触：公司宣传册及相关资料本公司自有优势资源、活动经验；了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件；了解对方的想法和建议；1、细节洽谈（多次）项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程

2、安排；大体预算） 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见； 获知项目的着重点及难点； 客户的倾向性。策划案，详细预算）策划文案打印、装订成册;汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。项目汇报；（一）策划流程参与部门讨论重点备注 项目背景、需求； 是否值得继续跟进； 活动概念和形式。报策划总监与分管副总。谈判后协调会议客户意见；协调会议筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监 宣传方案确定； 物料方案 预算方案（成本/报价）。撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）；拟定合作协议；确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等）确定执行工作组。合同签订

3、后协调会议执行工作组成员项目分解及完成时间图表（尚寺图）；安排各项工作。项目正式立项落实各项资源、外包执行管控(三)管控流程管控环节主要工作要求及内容说明、洽谈重点联系方式完成时间备注时间管控时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。供应管控人力管控活动现场负责人，对人员配置和管理，包括现场志愿者的管理C(四)标准管控工具：甘特图表任务：时间段：节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。二、活动策划具体执行详细方案一、前期准备任务分工完成

4、时间备注(一)前期准备的宣传类要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。4、幕布目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大

5、小在经过设计，最后悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。5、借用展板展板是用于活动的宣传，张贴海报等。6、制作邀请函和节目单一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。这点

6、要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。8、联系校内外媒体要做到三化：联系常规化：经过多次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就容易了；接待程序化：如要到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。这样写可以减轻我们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们发言是一个活动的灵魂，因为

7、对活动的肯定、活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。要注意规范、美观和时尚。有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传。当然，这个视活动的经费而定了（二）前期准备的物品类1、水无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够2

8、、地毯无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯。3、灯光、音响等设备现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用C现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。5、花许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：会议桌上、致词台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要按照不同场合提前准备好C很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备

9、好，同时要安排好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省则省。现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放8、桌椅许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更正式。事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。10、领导座位签正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨。重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求

10、事前制作或是租借。如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。小商品批发市场可以用很便宜的价钱买到。如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众。若是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示板。许多的活动现场都需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通，商量好一些4、活动场地借用无论是室内还是室外的活动，都需要活动场地，为了保证活动能

11、够如期开展我们一定要之前就审批好场地。5、管弦乐队、背景音乐会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类的我们一般要先准备好管弦乐队和背景音乐，以营造现场气氛。6、特殊用电活动基本都需要用电，特别是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电C如果需要电缆，则要提前联系好。7、摆放节目单、矿泉水等在许多时候，领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放规范，如横竖都成一条线等。活动开始之前要把卫生清扫一遍，重点包括洗手间、抽屉等。9、确定礼仪及颁奖顺序如果活动包含颁奖仪式我们则需要提前确定礼仪的颁奖顺序，这样方能更好的保证会议的顺利进行。对于这一点，只有经过彩排才能保证质量，在许多时候，彩排了还是不能很好的完成,因为

12、变数实在太多了，如领导、临时调整等因素。10、安排基本观众许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要有时我们需安排基本观众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种如果是室外的活动，例如晚会、游园会这些类型的在租借活动场地之时我们要一起准备好更衣室与化妆间，当然化妆人员和化妆物品也自然不可少。听说这点有许多化妆公司都喜欢帮忙。有人提问，那就由我们安排好的人来提问。活动，就需要一些有明显服装标志的志愿者站在重要地点，如学校大门口、转弯处等举着指示牌来引导。排停车场地，安排好停车引导人员。当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花，如果有需5、司掌员为了保证现场的气氛我们最好先前安排好司掌员。当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。8、观众的调整如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调的位置许多来宾是第一次来，这点很细节O三、后期工作（总结）料料,存档1、合同。2、方案策划、执行台本。3、宣传（网络、电开总结大会如何改进，这样才能取得今后更大的进步。1、对内、对外等总结报告2、参与人员评估与奖惩