财务档案管理规定.docx

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1、财务档案管理操作规范总体规定：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的保密制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵照中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法以及地产财务档案管理措施。为实现财务档案保管整顿工作的规范化，便于档案的管理和运用，根据集团、总部对规范财务基础工作的有关规定，制定本操作规范。一、财务档案的内容及分类1、凭证类。重要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。重要有总账、明细账、日志账、各类辅助账簿、其他会计账簿。3、汇报类。重要有月度、季度、年度会计汇报、财务分析及管

2、理汇报、专题汇报、其他汇报；4、银行资料；5、税务资料;6、各类协议；7、财务人事档案；8、企业制度文献；9、其他类：重要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调整表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他平常核算和财务管理过程中形成的档案材料。二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指导。2、附件原则、内容及粘贴次序参照报销付款操作规范。三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日志账、明细账和其他辅助性账簿。2、现金日志账和银行存款日志账不得用银行对账单或者其他措施替代。3、会计账簿必须在年度终了后2个月内

3、打印装订。4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置B规定打印数量账、三栏账、多栏账、日志账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页次序编定持续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算时要打印客商辅助核算帐页。6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订,考虑的装订成本和装订厚度问题,可合适合并装订,每册内封后附账簿科目目录。7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“企业名称、企业LoG0、汇报名称、汇报年度”。8、会计账簿由封面、账页、封底三部分构成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过

4、3CM为宜。四、档案归档管理1、财务档案归档总体规定1.1 归档的会计档案应具有持续性、系统性、综合性和完整性，必须真实精确地反应财务活动B全过程和历史面目。归档分类及次序，参照总部的财务档案归档目录，详见附件。1.3归档时，多种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等所有写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。1.4 会计档案的封面及档案文献盒侧封，详见附件，规定统一原则，严格执行。规定按照原则次序进行摆放。1. 5财务人员在接受各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输与否填写完整，有关签字与否齐全，审查合

5、格后与送达方当面共同签收。1.6财务人员在接受到各类会计档案后，必须在当日进行登记归档。2、各类档案0归档规定举例2.1 每类档案规定资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为原则，以纳税申报资料档案为例，所需档案资料阐明如下：1）封皮；2）目录（若资料较多）；3）纳税申报表；4）各税种税款计算清单（若有）；5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件；6）付款审批单、纳税OA审批（若有）复印件。2.2 装订规定分档案类别按月或按次整顿、按年装订。按月或按次整顿时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上企业LOGOo分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装

6、订，封皮打印上“企业名称、企业LOGO、档案名称、档案年度”。此类档案平常进行整顿，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。图片3、各类档案的存档方式根据财务档案的零碎程度以及查阅频度，可采用不一样的存档方式：3.1 订本式。零碎度高、查阅频度低的J文档，一般采用订本式存档，防止散失。合用类型一般有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。3.2 活页式.零碎度高、查阅频度高B文档，一般采用活页式存档，装入、取出以便。合用类型一般有协议、公文、企业制度、台账等。3.3盒装式。零碎度低、查询频度低日勺文档，一般采用盒装式存档。合用类型一般有审计汇报、验资汇报、会计档案保管清册等。3.4袋装式。

7、零碎度低、查询频度高的文档，一般采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。合用类型一般有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。寄存同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。4、经济协议档案管理4.1经济业务协议存档分类业务分类编号协议类型备注收入Ol物业管理协议02多种经营协议03广告位协议04租赁协议支出05物管部协议06工程部协议07企划部协议08行政部协议09保险协议10资本性支出协议其他11其他协议4.2协议接受前0审查D使用集团规定B文本，与否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，与否通过有关审批；2）审查企业法律顾问出具的书面意见。3）经办人按协议审批意见完善协议文本，保证拟签

8、文本同审批文本内容一致;4）协议文本（含附件）超过两页（含两页）B,必须“骑缝”盖章，保证每页均有印痕；5）协议签章页必须具有正文内容，不得单独成页；6）当事人主体名称与印章与否一致；7）如有授权代理人，则需查验与否有授权文献；8）协议内容与否完整；9）附件与否完整；10）签订时间与否填写等。4.3协议归档4.3.1财务部必须以协议原件归档；4.3.2按4.1协议类别分类归集、装订、保管协议档案，协议文本超过一种档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；4.3.3协议补充条款或补充文献，必须同主协议一起保管；4. 3.4直接委托审批资料附在协议背面，招投标协议仅把协议审批OA附后，其

9、他招标资料单独寄存。4.4 采购协议的档案规定符合制度0直接委托协议后附要件：2）符合制度0直接委托审批表（原件）；3）询价函（三方比价为所有供方反馈0询价函）（原件）；4）三方比价会签表（2万元以上直接委托业务）（原件）；5）价格及协议谈判会议纪要（原件）；6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文献（复印件加盖单位公章）；7）外聘律师审核意见。不符合制度B直接委托协议后附要件：1）不符合制度的直接委托审批表（原件）；2）市场调研汇报（原件）；3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）；4）价格及协议谈判会议纪要（原件）；5）拟委托单位B营业执照、资质证书（如有）等文献（复印件加盖单位公章

10、）；6）外聘律师审核意见。招投标协议的后附要件：1）后附协议签订审批OA；2）协议谈判记要（原件）；3）协议审批表（原件）;4）中标单位调整报价（若有）；5）律师审核意见书（原件）。4.4.4续签协议后附要件：1）协议续签审批0A；2）履约评估表（原件）；3）价格及协议谈判会议纪要。4.5 招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档：年度招标采购计划1）审批0A；2）年度招标（采购）计划审批表（各企业）（原件）；3）年度招标（采购）计划调整表。入围单位及招标文献审批资料无合格供方库入围单位及招标文献审批流程附件规定：1）入围单位及招标文献审批0A；2）招标小组组员审批表（原件）；3）单项招标计划

11、倒排表；4）入围单位评估资料，包括：投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审原则，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表,现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评估表，投标承诺函，入围单位评估会签表；5）入围单位营业执照及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于:有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章）,组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章），质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印

12、件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单,并附重要项目协议复印件；6）招标文献会签表（原件）；7）招标文献。有合格供方库入围单位及招标文献审批流程附件规定：1）入围单位及招标文献审批0A；2）招标小组组员审批表（原件）；3）邀请投标的合格品牌库名目；4）邀请单位投标承诺函（原件）；5）招标文献会签表（原件）；6）招标文献。定标审批资料规定：1）定标审批0A；2）定标审批表（原件）；3）评标汇报（原件）包括：（包括封皮、回标登记表、开标识录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）；4）各单位投标文献（包括技术标和商务标）（原件

13、）；5）对招标过程的尤其阐明（会议签到表、会议纪要等）。五、电子档案的管理1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案0备份管理。2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案0存档。3、电子档案目录的建立参照附件：财务档案归档目录档案省理制度2012年财务电子档案存档VOl工商税务资料J02_税务申报资料J03_银行相关资料04_制度法规文件J05货算考核文件J06!务人员档案07_核篁附件档案J08_日常经营合同J09一台账档窠10_公司会计报告JIL公司会计账簿J12_培训资料文件13工地类资料JIL内控管理文档4、电子文档搜集需要编制电子版aJ电子文献登记表，该表与电子文献同步保留。重要书

14、面文档需要进行扫描存档。5、电子文档归档前，档案管理员对电子文献0真实性、完整性和有效性进行鉴定检查，验收合格后存入有关档案目录。6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失；寄存时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20；相对湿度选定范围：35%-45%o7、电子文档的运用。归档电子文献的封存载体不应外接；未经有关同意不得私自复制电子文献。六、档案室的管理1、档案室规定1. 1财务部争取设置部门独立的档案室。I 2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。II 3档案室配置消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。III 不得使用木质档案橱柜。IV 5环境温度选定范围：14.20；相对湿度选定范围：50%-60%o2、档案管理员的岗位职责2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。2. 2按照本指导规定建立财务档案。2.3规定兼职档案管理员，理解一定B档案专业知识。负责对财务部形成0多种文献材料0搜集、整顿、立卷、归档工作进行监督和指导。2. 4集中统一管理本部门多种门类载体B档案，积极提供运用，为各项工作服务。3. 5按规定向企业档案室移交应有关档案。4. 6办理领导交办的其他档案业务工作。3、档案室安全规范3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一负责人。3. 2档案库房要保持干燥清洁，做