能源管理体系文件控制程序.docx

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1、能源管理体系文件控制程序1目的及范围本程序对公司能源管理体系文件进行了分类，对管理方法进行了明确，以确保各有关场所使用的文件均为有效版本。本程序适用于公司与能源管理体系有关的文件和资料控制，包括适当的外来文件和资料控制。2引用文件GB/T1.1标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则GB/T1.2标准化工作导则第2部分：标准中规范性技术要素内容的确定方法GB/T19000质量管理体系基础和术语GB/T23331能源管理体系要求3术语本程序术语采用GB/T23331-2012中的术语。4职责4.1管理者代表是能源管理体系文件和资料管理过程的主管领导。4.2安全生产部是能源管理体系文件和资料的

2、归口管理部门，负责制（修）订文件控制程序，并监督执行。4. 3行政部负责负责外来相关文件和相关资料的管理和公司各类文件和资料的归档管理。4.4各单位负责相关文件和资料的制（修）订工作，确保文件和资料的有效控制。5工作程序5. 1文件和资料分类及编号6. 1.1文件和资料分为：a）方针、目标和指标；b）体系管理手册、程序文件、管理制度、作业指导书；c)管理记录；d)法律法规；C)外来文件。包括客户、投资者、政府部门、集团公司、股份公司以及公司外部其他相关方发送的信件、传真等。5.1.2安全生产部对能源管理体系文件、记录等进行编号。5.1.2.1公司能源管理体系文件编号包括：能源管理体系手册、程序

3、文件、管理制度、记录，以及其它有检索要求规定的文件编号。5.L2.2标准编号规则标准编号格式：q/xxXXXXX-unnnI批准年号个性标准代号标准类别代号公司标准代号编号格式的意思表示：a) Q/XX：字母Q为企业标准代号，XX为公司简称，Q/XX为公司标准。b) X：为标准的类别，依据公司文件控制程序(Q/XX20057-2014)要求，本体系类别为能源管理体系,代号为：EnMS。c) XXXX：为各个具体文件的编号。如有手册、程序文件等，可在其后加顺序号。如“CX01、ZDOlwd) :为标准批准的年号，用横线“一”与标准编号分开。5.2编写和审批公司员工均可对能源管理体系管理手册、程序

4、文件、管理制度、记录等提出编写建议，经公司授权人员批准后，作为公司的正式文件进行发布；5.3发布和发放5.3. 1公司通过OA系统以电子版的形式对体系管理手册、程序文件、管理制度进行发布，各归口管理部门对其有效性负责；5.3.2公司不再发放纸质版的体系管理手册、程序文件、管理制度，因工作原因需要纸质版的，使用单位需向归口管理部门提出申请，由归口管理部门负责制作;5.3.3各纸质版文件使用单位应建立发放记录，通过加盖“受控”、“发放编号”印章，登记发放，以便追溯。5.4使用和作废管理5.4.1员工使用体系管理手册、程序文件、管理制度、记录时应以OA系统发布的有效电子版本为准；5.4.2员工电脑中

5、不得保存作废的电子版本；5.4.3对于需作资料保存的纸质作废文件，经过加盖红色“作废”、“保留”印章后方可作为资料保存，但必须撤离使用现场另行保存。6管理记录的管理按照Q/XX20058记录控制程序进行管理。7法律法规的管理按照Q/XX20105法律法规和其他要求获取识别管理程序进行管理。8外来文件的管理8.1 客户、投资者、政府部门、集团公司、股份公司、XXXXXXXXXX以及公司外部其他相关方发送的信件、传真等外来相关文件，由行政部办公室负责接收，并建立相关接受处理台账，经公司相关程序审批后，分发到各相关单位。8.2 公司各单位应建立外来文件接受处理台账，以接受行政部办公室分发来的外来文件；8.3 对于各单位直接收到的外来文件，业务相关的应做好接受处理台账进行直接处理，对于业务不相关的，应转交行政部办公室或其它业务对口单位进行处理，并做好接受转交台账；8.4 4行政部不定期对各单位的外来文件接受处理情况进行检查并提出考核意见。9、相关文件记录控制程序法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序10、记录文件和资料清单文件更改申请单文件更改通知单外来文件登记表文件评审记录文件发放登记表