某某公司办公总务分析.docx

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1、某某公司办公总务分析第一条各部厂以大办公室集中办公为原则。第二条经理室、厂长室设于大办公室的一端，与所属单位以玻璃隔间。第三条各部厂所属单位座位应采同一方向，后排为科长或者直属股长，中排为股长，前排为通常职员。第四条接洽外客频繁的职员，其座位排在柜台边为原则。第五条办公桌以单独排列为原则，如因场地或者事实需要，得二桌并排。第六条接洽外客以在柜台外长沙发或者在经理室、厂长室客厅接洽为原则。第七条因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置比照大办公室布置的原则办理。第八条办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定为白色，柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。第九条各单位钉挂衔

2、牌方式如下：（一）大办公室及独立设置之小型办公室衔牌，钉挂于入口处适当位置。（二）大办公室内单位衔牌，钉挂于各单位主管座位上方适当位置。（三）衔牌颜色为绿底白字，其规格宽度为高度的二倍。第十条大办公室内如场地同意，可划出一角为更衣室。第十一条箱橱顶上及柜台上不得堆置文件。第十二条公司及各单位办公室布置图及座位图由总务部庶务科于本要点公布后30天内派员实地绘制呈报。第十三条本要点经总经理核定公布实施。办公室主任工作责任制度（一）职务1.负责督促、检查行政部门对党与国家的方针政策、上级指示与厂长办公会、厂务会决议及厂长决定的贯彻执行。2 .定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况，主动做

3、好典型经验的调查总结，及时向厂长汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。3 .根据厂长指示，负责组织厂长主持的工作会议，安排做好会务工作。4 .负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结与工作报告，主动为厂长当好参谋。5 .组织起草厂部文件（对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核），做好全厂文件的编号、打印、发放与行政文件的立卷、归档、保管工作。6 .组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发与报刊收订分发工作，及时编写工厂大事记。7 .会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各类会议。8 .组织做好来客接待与小车的管理工作。9 .指导做好电话话务与机线维修工作。10 .根据厂长方针目标要求，及时

4、编制本室方针目标展开，并组织检查、诊断、落实。11 .负责全厂公办用房的分配调整及办公用品用具标准的制订与管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。12 .负责完成J长临时交办的各项任务。（二）职权1 .有权向全厂各部门索取必要的资料与情况。2 .对厂部会议决议与厂长指示的贯彻执行情况，有权检查督促。3 .有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。4 .有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。5 .有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。6 .有权安排调度小车的使用。7 .对各科室以厂部名义起草的文件有审核与校正权。8 .对不符合上级规定，或者质量不高

5、、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。9 .对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或者精简压缩的权力。10 .有权根据厂长的指示，对办公用房进行分配与调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。（三）职责1.对得知生产行政工作出现特殊情况，未能及时向厂长反映，以致造成重大缺失负责。2 .对厂部行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。3 .对机密文件与文书档案管理不严，发生失密、泄密或者丢失、损坏负责。4 .对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或者发生丢失、误传现象，影响工作负责。5 .对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。6 .对所属服务工作质量差造成不良影响负责。7

6、.对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。8 .对未及时根据工厂方针目标要求，编制好本室方针目标未及时检查、诊断与落实负责。9 .副主任协助主任工作，并对主任布置的工作负责。保密制度总则第一条为保守公司秘密，保护公司权益，特制定本制度。第二条公司秘密是关系公司权力与利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第三条公司附属组织与分支机构与职员都有保守公司秘密的义务。第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第五条对保守、保护公司秘密与改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或者职员实行奖励。保密范围与密级确定第六条公司秘密包含本制度第二条规定的下列秘密事

7、项：（一）公司重大决策中的秘密事项。（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。（三）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、要紧会议记录。（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。（五）公司所掌握的尚未进入市场或者尚未公开的各类信息。（六）公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。（七）其他经公司确定应当保密的事项。通常性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条公司秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益与利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益与利益遭受到严

8、重的损害；秘密是通常的公司秘密，泄露会使公司的权力与利益遭受损害。第八条公司秘级的确定：（一）公司经营进展中，直接影响公司权益与利益的重要决策文件资料为绝密级；（二）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；（三）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或者尚未公开的各类信息为秘书级。第九条属于公司秘密的文件、资料，应当根据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。保密措施第十条属于公司秘密的文件、资料与其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、储存与销毁，由总经理办公室或者主管副总经理委托专人执行；使用电脑技术存取

9、、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。第十一条关于密级文件、资料与其他物品，务必采取下列保密措施：（一）非经总经理或者主管副总公司批准，不得复制与摘抄；（二）收发、传递与外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；（三）在设备完善的保险装置中储存。第十二条属于公司秘密的设备或者者产品的研制、生产、运输、使用、储存、维修与销毁，由公司指定专门部门负责执行，并使用相应的保密措施。第十三条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。第十四条具有属于公司秘密内容的会议与其他活动，主办部门应采取下列保密措施：（一）选择具备保密条件的会议场所；（二）根据工作需要，限定参加会议人

10、员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；（三）依照保密规定使用会议设备与管理会议文件。（四）确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条不准在私人交往与通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。第十六条公司工作人员发现公司秘密己经泄露或者者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。责任与处罚第十七条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元下列:（一）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或者经济缺失的；（二）违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；（三）已泄露

11、公司秘密但采取补救措施的。第十八条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济缺失。（一）有意或者过失泄露公司秘密，造成严重后果或者重大经济缺失的；（二）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或者违章提供公司秘密的；（三）利用职权强制他人违反保密规定的。附则第十九条本制度规定的泄密是指下列行为之一：（一）使公司秘密被不应知悉的；（二）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。中小型企业行政事务管理制度（一）总则第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事务包含档案管理、印鉴管理、公文打印管理

12、、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。（二）档案管理第三条归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案务必保证安全。第五条档案的借阅与索取：1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2 .公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；3 .借阅档案务必爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全与保密，严禁擅自翻印

13、、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录与复制，凡属密级档案，务必由总经理批准方可摘录与复制，通常内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录与复制。第六条档案的销毁:1.任何组织或者个人非经同意无权随意销毁公司档案材料;2 .若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，通常内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。3 .经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。（三）印鉴管理第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的介

14、绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。第十条公司通常不同意开具空白介绍信，证明如因工作需要或者其它特殊情况确需开具时，务必经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来务必向公司汇报其介绍信的用途，未使用的务必交回。第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。（四）公文打印管理第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。第十三条各部室打印的公文或者其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，务必一式三份，交总经理办公室留底存档。（五）办公及劳保用品的管理第十五条办公用品的购发:1.每月月底前，各部、室负责人将

15、该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；4 .总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；5 .除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；6 .公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单与用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；7 .负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；8 .负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；9 .办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不同意非工作人员进入库房。第十六条劳保用品的购发：劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。（六）库房管理第十七条库房物资的存放务必按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。第十八条采购人员购入的物品务必附有合格证及入库单