某客户服务二中心服务流程管理规范.docx

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1、某客户服务二中心服务流程苗理规范山东移动客户服务二中心服务流程管理规范(V3.1)山东移动客户服务二中心二O一年八月目录前言3第1章概述31.I总体说明31.2 原则与目标41.3 概念定义5131什么是流程51.3.2 流程的分类及原则51.3.3 流程管理的定义7第2章服务流程的设计规范72.1 服务流程分类方法与标准72.2 服务流程接触点梳理规范7221服务流程接触点定义82.2.2 接触点设计原则82.2.3 接触点管理方法82.2.4 接触点的查找方法11第3章服务流程的管理规范223.1 服务流程的支撑管理221 .1.1组织设置223 .1.2职责分工223.2 服务流程的测量

2、分析253.2.1 流程监控规范253.2.2 数据分析与流程监控性能评估303.2.3 服务流程的改进优化37第4章服务流程系统操作平台384.1 流程查询系统操作平台384.2 流程监控系统操作平台404.3 流程报表系统操作平台42附：名词解释45附件h服务流程管理经验及服务流程案例45附件2：服务流程汇编45附件3：服务流程现场检查模板45文档修订历史版本修订日期修订内容修订原因修订人VI.12009-12-1创建根据各类业务规范及工作流程建立统一的管理标准魏晓艳V2.12010-3-30修订根据集团对呼叫中心的运营管理规范中对流程管理的要求进行细化添加魏晓艳V3.12011-8-15

3、修订结合组巡有关细则添加梳理部分管理点魏晓艳前言本规范要紧用于指导呼叫中心开展服务流程管理工作。本规范要紧包含下列几方面内容：本规范的附录为参考性附录。本规范由中国移动通信集团山东有限公司客户服务二中心运营管理部提出并归口。本规范由客户服务二中心运营管理部负责解释本规范起草单位：本规范要紧起草人：第1章概述1.l总体说明省公司在2008年对开展以客户为导向的服务工作流程建设工作进行了统一部署，同时省公司08年专文下发关于在全网建立以客户为导向的服务工作流程的通知（中移有限通200751号）深入推进各省公司开展工作以投诉电子工作流为切入点，我省已在个别领域开展了（内部）服务工作流程建设需将经验运

4、用到其他领域的有关工作。客户是企业的生命线，作为公司的服务窗口，10086服务热线，其服务水平将关系到企业在客户心中的形象。因此，不断提升服务水平是我们的首要目标。山东移动于2007年底完成山东17地市热线的集中运营,客服二中心服务于省内东部9地市，客户总量2800余万，月均承担来话量1200万。10086服务热线做为最广泛接触客户的窗口，集中后的客服中心面临地市业务混接，服务与业务接触点庞杂的情况，在业务高速进展的情况下，如何提供准确、统一的服务是热线面临的重要问题之一。为保证在短时间内客服代表能够从庞杂的业务接触点中向客户输出准确的业务服务信息，并形成以客户为导向的服务工作内部协作流程，避

5、免因内部信息繁杂而导致向客户提供迟缓错误的业务信息，公司2010年在服务规范优化的基础上编写了热线服务流程精益化管理规范，本规范试用于不一致行业的呼叫中心使用，具有较强的可复制性，中心内部应以本规范为指导，进行热线服务流程规范化的学习与实施。本规范重点对服务流程的设计规范、管理规范、操作规范等内容作出了规定。1.2原则与目标1、对服务接触点进行管理，避免管理盲点。客户服务中心的客户服务质量决定于客户与客户服务中心每一次接触时的服务质量，我们将客户通过某一渠道（如电话、互联网、短信、自助等）办理一项业务（如入网、交费、咨询等）的机会称之一个接触点。管理方式从以往分业务种类进行管理转变为对接触点的

6、管理，有效的避免了管理盲点的存在。2、率先设计并建立服务流程地图。为实现每个服务接触点都有唯一的服务流程与之对应，我们以业务为纵坐标，渠道为横坐标建立“业务一渠道交叉矩阵”，即流程地图，通过流程地图实现了每个接触点与服务流程的映射关系，同时根据渠道标识、品牌标识与业务编码对每个接触点进行编码。3、确立多纬度服务流程监控及测量机制，填补指标管理体系空白。从服务流程的设计与监控规范入手，确立四项监控规范制度，即：实地运用测量机制、运用轨迹测量机制、组织符合度测量机制及流程规范率测量机制，通过对流程的监控，确立了流程执行规范性的标杆值，填补了指标管理体系中关于流程执行方面的空白。4、建立了以客户满意

7、为导向的流程优化机制。通过流程穿越与每月对流程的监控，以客户感知为根据对服务流程实行动态优化，确保了热线服务满足客户期望。1. 3概念定义1.1.1 什么是流程流程，事实上就是“工作流转的过程的缩写，是一种或者一组活动,这些活利用一个或者多个输入要素，对其进行转换并使其增值，向客户提供一种或者多种产出。每一种业务都由一系列流程构成。这些工作需要多个部门、多个岗位的参与与配合，这些部门、岗位之间会有工作的承接、流转，因此流程也能够说是“跨部门、跨岗位工作流转的过程”。IS09000对流程的定义：业务流程是一组将输入转化为输出的相互关联或者相互作用的活动。流程6要素：流程的输入资源、活动、活动关系

8、、输出结果、客户、价值。1.1.2 流程的分类及原则流程分为面向客户的关键流程与面向服务流程的关键支撑流程，即服务流程与支撑管理流程两类。热线服务中心将与客户发生直接接触的服务流程称之关键的服务流程，与客户发生间接接触的流程称之支撑管理流程。服务流程要紧是针对一线面向客户提供各类服务的界面来制定，通过流程的制定既保证服务过程、客户体验的一致性，同时能够有效操纵处理时长等员工效率指标，从而确保服务水平等绩效目标的达成。服务流程倾向于提供隐形的、不易储存的产出，我们称之为服务。他是一个完整流程的概念，它指客户与公司接触提出服务请求开始，直到服务请求被满足的一个完整过程。服务流程的显著特性为：此过程

9、直接与客户有关。服务流程又可根据实现的渠道或者提供的服务内容进行再次分类，如根据渠道的种类可分为电话服务流程、互联网服务流程等；根据提供的服务内容可分为：受理类服务流程、查询类服务流程等。我中心根据热线为客户提供服务的内容，将服务流程分为：业务受理类、查询类、核对类、咨询类、投诉类。管理流程为了确保关键流程实施的有效性，从员工的培训、业务监控流程（质量监控）及现场管理规范等，为确保员工服务质量提供基础与保障。它有两个特征：1、管理流程中不直接接触客户；2、非为客户提供服务的过程，包含质量管理、知识管理、现场管理等多方面的非直接为客户提供服务的流程。管理流程分为：质量管理流程、知识管理流程、现场

10、管理流程、系统管理流程、专席管理流程、指标管理流程。服务流程与管理流程的另一个重要区别是同客户接触的程度。服务流程有较高的客户接触度。客户在流程中可能像在超级市场购物那样扮演关主动的角色，或者者像在医院治疗门诊那样与服务提供者密切接触以对特定的服务要求进行沟通。管理流程客户则接触较少，而将与客户的要紧接触机会留给前台服务人员。如营业厅前台服务人员或者热线前台服务人员等。1.1.3 流程管理的定义流程管理是以一种以规范化地构造卓著业务流程为中心，以持续提高组织业务绩效为目的的系统化管理方法，即流程管理是一种系统化的方法，是持续的、不断提升的一种方法。流程管理的核心是流程，构造卓著业务流程是流程管

11、理的本质，是流程管理的根本目的。流程管理是呼叫中心所有关键工作的中心点。高效流程的设计、优化、运用与评估改进对服务质量、运营效率与效果、服务成本与整体绩效提升等方面都起着至关重要的作用。第2章服务流程的设计规范2.1 服务流程分类方法与标准服务流程指与客户直接接触的流程称之服务流程，要紧分为四部分，即：业务受理流程、查询及核对流程、咨询流程及投诉流程。热线前台工作人员可通过服务流程的每个进程说明根据客户需求进行实际操作，为客户提供优质服务。服务流程的服务标准与管理流程的准标是完全不一致的，服务流程的标准起于客户的需求，终于客户的满意。2. 2服务流程接触点梳理规范客户服务中心的客户服务质量决定

12、于客户与客户服务中心每一次接触时的服务质量，即客户服务的整体服务质量决定于客户服务中心与客户之间每一个接触点上的服务质量，因此，务必对公司与客户之间的所有接触点进行管理，才能保证实现全面的服务管理，避免管理“盲点”的存在。2.1.1 服务流程接触点定义客户通过某一渠道（如电话、互联网、短信、自助等）办理一项业务（如业务开通、业务查询、咨询等）的机会称之一个接触点。按照目前客服二中心职责，涉及客户电话呼入、IVR自助及互联网三个渠道。客户与客户服务中心发生接触的两个条件I .（通过）渠道；II .（办理）业务。2.2.2 接触点设计原则服务流程的接触点为单一业务与单一渠道的交叉点，因此在服务流程

13、接触点设计时需遵循下列设计原则具备单一的业务咨询、受理、查询、核对及投诉等业务信息。具备单一的客户渠道，比如，客户身份、客户品牌及客户归属等服务信息。具单一的客户环境，比如，本网客户、他网客户等。2.2.3 接触点管理方法接触点管理又称接触管理，是指企业决定在什么时间（When）、什么地点（Where）如何接触（HOW,包含采取什么接触点、何种方式）与客户或者潜在客户进行接触,并达成预期沟通目标,与围绕客户接触过程与接触结果处理所展开的管理工作。客户接触点管理的核心是客服中心如何在正确的接触点以正确的方式向正确的客户提供正确的产品与服务。客户接触对服务流程来讲，好的流程设计首先需且要紧取决于客

14、户接触的类型与数量。客户接触度(CUStomerContaCt)是指在服务流程中客户通过不一致的形式进行参与并同意个人关注的程度。与此相反，对设计流程来说，客户则很可能是流程本身的一部分。图2.1给出了客户接触点的几个维度。而且即使子流程也能够在某些维度上取值高，而在另外一些维度上取值低。图2.1服务流程中客户接触点的不同维度图2.1尽管仅表示了客户接触点的两种极端情况，但是却真实地代表了一个连续体。因此，五种维度中的每一种都能够有许多不一致的取值,只有将所有这些维度的取值都结合在一起时，才能够准确度量客户接触的种类与程度。比如，客户可能并不直接到达现场，但能够通过主动参与流程而仍然具有高接触

15、度，比如eBay(世界最大的网上交易平台)与其他形式的不用面对面接触而进行的互联网交互作用。第一个维度考虑客户是否直接出现在流程现场。第二个维度考虑服务中的处理对象。第一种是对人进行处理的服务,涉及到对客户本人进行的显性活动。其服务是直接向人提供的，而不是为人提供的，因此要求客户本人直接在流程现场出现。如今客户成为流程中的一部分，使服务的生产与消费同步进行。第二种是对物进行处理的服务。多为通过服务平台或者系统进行处理常为系统支撑流程。第四个维度是流程所提供的对个人关注的程度。比如个性化的服务流程针对个人高端客户或者热点业务办理的个人客户进行标准化的流程服务。客户接触度的最后一个维度是在接触中所使用的方法。高接触度的流程会使用面对面接触或者电话接触，以确保更加清晰地确定客户的需求与服务的交付方式。低接触度的流程则才用普通过方式来交付服务，比如，IVR自助方式、短信下发方式、网上营业厅方式等。接触度矩阵客户接触度矩阵如图2.2所示，该矩阵将客户接触度、服务设计套餐及流程的要素结合在一起，使所要提供的服务与服务的交付流程同步。该矩阵是进行流程评价与流程