档案移交相关要求.docx

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1、档案移交相关要求1.移交准备机关向国家综合档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。两项工作结束后，应当按照结果对检索工具进行更新、调整。(1)密级的变更或解除国家秘密的变更或解除工作应当按照中华人民共和国保守国家秘密法实施条例国家秘密定密管理暂行规定(国家保密局令2014年第1号)等法规、规章进行。对于符合国家秘密变更或解密条件的，一般按照以下程序办理：第一，承办人对国家秘密事项密级、保密期限和知悉范围的变更，或者秘密解除提出意见，并提交机关定密责任人审核；第二，定密责任人对承办人提交的意见进行审核，并签署是否同意的意见；第三，定密责任人在变更或解

2、除国家秘密的同时.应当及时在原国家秘密附近重新做出国家秘密标志或者做出解密标志。(2)档案的划控与开放意见档案进馆前提出划控与开放意见，建议参照当案存毁鉴定的组织形式，即在档案工作协调机制下，由办公厅(室)负责人主持，档察部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域专家参与。划控与开放工作可以参照各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定(国档发199128号)执行。2 .移交内容档案移交进馆时，应当做好三个“一并”，将档案原件与相应复制件、档案检索工具、编研成果一并移交。按要求设立全宗卷的机关，应将管理进馆档案的全宗卷一并移交进馆。(1)档案与检索工具、

3、编研成果一并移交机关档案管理规定要求：“机关应当按照国家规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案时，应同时移交检索工具、编研成果。”。(2)传统载体档案与相应的数字复制件一并移交随着机关信息化工作的不断推进，档案数字化在机关越来越普遍，针对纸质档案和传统载体照片、录音、录像档案等形成了大量的数字复制件，成为档案资源的重要补充。为加强国家档案资源体系建设，避免重复数字化，机关档案管理规定提出机关档案移交进馆时应将“传统载体档案的数字复制件与档案原件一并移交”。当然，如果机关没有开展档案数字化工作，同级档案行政管理部门对机关档案数字化也未作要求的，机关可以只移交传统载体档案。(3)电子档案与

4、相应的纸质文件或缩微胶片一并移交按照电子文件管理暂行办法(厅字201939号)要求，具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件转换为纸质文件或者缩微胶卷的，应将电子档案与相应的纸质文件或缩微胶片一并移交。3 .移交方式纸质等传统载体档案的移交方式为实体移交。电子档案由于自身特性，移交时存在在线和离线两种方式。机关档案管理规定对两种移交方式采取开放态度，要求电子档案移交可以采用在线移交，也可以采用离线移交。(1)在线移交对于在线移交，机关档案管理规定要求，“应当通过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交“，对在线移交的网络形态作了限定。(2)离线

5、移交对于离线移交，机关可以参照电子档案移交与接收办法(档发20127号)要求执行。比如，移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签；移交载体内电子档案采用符合要求的存储结构等。需要注意的是，电子档案移交后，机关选择继续留存的，应当按照档案管理的要求继续进行管理。4 .移交程序档案移交程序是指档案移交进馆时，机关与国家综合档案馆对拟移交档案进行清点、核对，填写交接文据，双方签字确认交接结果的过程。(1)清点、核对机关

6、与档案馆应当指派专人对拟移交的档案及有关资料逐卷(件)进行清点，对照移交清册等有关移交文件进行核对，双方共同确认无误。对于电子档案来说，按照电子档案移交与接收办法(档发20127号)，档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。(2)填写档案交接文据档案交接文据是在变更档案保管者或所有者过程中形成的，记录和反映档案交接有关内容和信息的，具有法律凭证效力的一种文件。档案交接文据格式(GB/T13968-92)已经失效，机关档案移交进馆时可以按照国家综合档案馆提供的样式制作、填写档案交接文据。在档案交接文据中，移交说明

7、栏应由移交单位填写有关档案交接和需要说明的事项，包括档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况：档案中有无涉及国家秘密，在档案利用中需要限制使用或禁止使用的范围、内容；其他需要说明的事项等。接收意见栏由接收单位，即国家综合档案馆填写，包括交接过程有无需要记录的事项；由移交方填写的各栏是否属实；依据中华人民共和国档案法机关档案管理规定及相关规定，对所接收的档案作出的评价等。按照电子档案移交与接收办法(档发20127号)，电子档案检验合格后办理交接手续，应当填写电子档案移交与接收登记表，由交接双方签字、盖章予以确认。在电子档案移交与接收登记表中，交接工作名称按移交单位或全宗号、移交档案的年度

8、、批次等内容描述本次交接工作；内容描述填写交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项；移交数据量一般以GB为单位，精确到小数点后3位；准确性检验填写检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法；完整性检验填写移交的档案和档案数据的完整性检验；可用性检验填写检验电子档案的可读性等；安全性检验填写对计算机病毒等进行检测；载体外观检验填写载体标识、有无划痕、是否清洁等。(3)进行档案交接档案交接文据、电子档案移交与接收登记表填写后，应及时进行档案及有关资料的交接工作，双方再次核对无误后在栏内签字，加盖双方单位印章。采用在线移交的，电子档案移交与接收登记表可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。档案交接文据、电子档案移交与接收登记表应一式二份，分别由移交单位和接收单位保存备查。