档案数字化服务项目技术规范书.docx

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1、打中国华能CHINAHUANENG档案数字化服务项目技术规范书华能营口仙人岛热电有限责任公司2022年9月档案数字化服务项目技术规范书一、项目背景根据集团公司申报企业集团数字档案馆（室）建设试点单位（办联（2022）7号）以及规范传统载体档案数字化工作（办联（2021）69号）的相关要求，营口仙人岛热电有限责任公司需在2023年12月前，按照集团公司的相关要求完成营口仙人岛热电档案数字化工作并通过集团公司验收。集团公司数字档案馆建设质量评价验收要求传统载体档案数字化率不低于80%o由于时间紧、任务重，且缺乏必要的档案数字化设备，为确保顺利通过集团公司验收，拟将营口仙人岛热电从2014年至202

2、2年间的档案（约7万份）委托第三方服务机构进行数字化规范，并按照要求将其整理至华能集团数字档案馆系统。整个工程实施过程中需要的设备，由承包方自行提供。二、档案数字化服务要求1.承包方数字化服务后必须保证华能营口仙人岛热电有限责任公司一次性通过华能集团数字档案馆建设试点的验收。2 .档案数字化加工要严格遵照中国华能集团有限公司档案数字化实施办法执行并达到要求标准。3 .承包方应在服务实施过程中负责对营口仙人岛热电有限责任公司进行数字档案馆系统管理与应用以及数字化加工进行培训。4 .承包方必须保证文书档案的原生文件在数字档案馆中可查性。5 .在项目实施期间，承包方需要培训营口仙人岛热电有限责任公司

3、数字化加工软件的安装、调试和使用。6 .承包方负责全体施工人员及施工过程和施工设备的安全管理，并负有施工中的数据安全责任。7 ,承包方在项目开工前将施工中所需的各种设备运到现场，以保证项目的顺利进行，确保项目工期。8 ,承包方在工作中应采取节约用水和节约用电措施。9 .承包方在工作中尽量采取措施保证环境卫生和减少对空气的污染。10 .承包方在工作中必须遵守营口仙人岛热电有限责任公司的管理制度和工作标准。I1.如果发生由于承包方的责任造成重大环境事故，由承包方承担全部的责任。三、验收标准通过营口仙人岛热电有限责任公司的验收并且必须一次性通过华能集团公司的数字档案馆建设试点验收。四、付款方式合同签

4、订后，乙方按要求交履约保证金（函）后，乙方为甲方单位开具收据后，甲方先期支付全部项目15%费用，作为项目实施预付款。2023年项目所有工作内容完成并经甲方验收合格后,乙方为甲方单位开具符合国家规定的正规发票，支付第二阶段进度款，第二阶段进度款为全部项目75%的费用；通过集团公司档案数字化验收合格后，乙方为甲方单位开具符合国家规定的正规发票，甲方支付项目剩余全部项目10%的费用。五、技术规范（一）、纸质档案数字化流程工作环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、档案还原、数据质检、数据备份、数字化成果验收与移交、档案入库等，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全

5、保密。数字化加工设施设备不得与互联网连接；数字化成果应通过验收且确认无病毒，方可按要求移交并存储到集团公司数字档案馆中。1 .档案出库从档案室提卷是数字化工作的第一个步骤。要保证档案没有遗失、没有损坏、不重不漏，提卷的登记工作必不可少。主要登记以下内容：提卷人、提卷的案卷号、提卷数量、提卷时间、负责人等，以便作为核对的依据。在和加工方签字确认数量后进行档案移交。2 .数字化前处理(1)确定扫描页纸质档案原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。(2)编制页号a.应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。并根据更正后的页号打印新的卷内目录以替换

6、原有的卷内目录。b.重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。C.书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。出应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。(3)目录数据准备a.按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。b.对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。(4)拆除装订应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。(5)技术修复a.破损严重或其他无法直接进行扫描

7、的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。b.折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。并在案卷备考表中添加档案原件修复信息。3 .扫描(1)基本要求档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。(2)扫描设备a.扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。b.超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处

8、理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原尺寸的三分之一。C.对于极其珍贵且尺寸不规则的档案，为方便直观显示原件大小，可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。出应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。(3)扫描色彩模式a.页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。b.页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。C.页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。在文书档案以件为单位，采用真彩色(

9、24位)图像、分辨率为300dpi方式进行扫描。科技档案文字部分与文书档案相同，图纸以张为单位，采用黑白二值图像，一张图纸保存为一个TIFF文件，分辨率为300dpi方式扫描，超大页面采用分辨率为200dpi方式扫描。e.档案的每一张纸都要扫描，无论单面、双面有信息的都要扫描，并且要保证不能出现重复扫描。f.主要是保证扫描后的档案线条清晰、无断线、无断字、线条不过黑、字迹不成黑团、清晰可辩，同时也保证扫描后的文件大小控制在一个合理的范围内。扫描前，对档案进行适当的处理,以保证扫描的质量。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等

10、)后再进行扫描。4 .图像处理(1)图像拼接对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。(2)旋转及纠偏对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。(3)裁边如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。(4)去污如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕

11、迹。(5)图像质量检查a.数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。b.对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。C.数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。d.对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。5 .数据项录入依据档案著录规范或者依据客户档案的实际著录项，录入标题、责任者、归档时间、档号等各种信息，同时确定本条数据的关键字，为电子文件批量挂接做准备。6 .文件合成文件合成是将经过扫描和图像处理合格后的电子文件经过文字识别和合成，转换成符合用户方数字化加工质量标准要求的成品电子文件的过程。(1)

12、 OCR识别对于经过扫描及图像处理工序后已经形成了JPG格式的电子文件的文书档案和科技档案中的文字材料类档案，在图像质量检查合格后，可以通过OCR识别软件进行批量文字识别处理。OCR识别后，将原JPG格式的文件，转换为单页的双层PDF格式文件。OCR识别过程中，要保证文字页能够正确转换为双层PDF格式，转换后的页面不能出现倾斜、模糊、倒页等问题。(2) PDF合成通过PDF合成工具，以件为单位，将该件档案所属的所有经过OCR识别的单页双层PDF页面合成一个多页双层PDF文件。合成后的PDF文件的名称为该件档案的档号，如该件档案的档号为1207-2008-010-01-1,则合成后的PDF文件名

13、称为。PDF合成后的文件，要保证文件的页序正确、不能出现缺页、重页、页序混乱等问题。7 .质量检验成品质量检查主要是检查数字化加工成品的质量，包括PDF格式的成品电子文件质量和目录数据质量两部分。作为数字化加工成果最终质量的检查，成品检查是对目录录入、档案扫描、图像处理、图像质量检查、文件识别与合成等工序的复检。成品电子文件质量检查：主要是检查PDF文件的图像页面的排列顺序与档案原件的排列顺序是否一致；是否存在漏扫、重复扫描等现象；对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。如果在成品质检检查时发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现重复扫描的图像，应及时删除；发现不符合图像质量要求时，应重

14、新进行图像的处理。目录数据检查：主要是检测数据项的录入正确率。成品质量检验方式：逐个文件进行全部检查。检验方式：原则上目录数据的检验方式为全检，图像质量检验方式为抽检，一般一个全宗的抽检比例不低于5%。，检验的合格率应在95%以上。8 .数据备份数据验收合格后，加工方要将数字化加工产品以硬盘备份方式移交两套给招标方。备份数据也应进行检验，备份数据的检验的内容主要包括备份数据是否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等，数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。9 .目录与电子文件的挂接(1)应借助华能数字档案馆对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数

15、据与数字图像的关联。数字化加工过程中形成的图像数据，通过影像质检确认“合格”后，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，以实现数据库与图像文件的批量挂接。保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂，确保挂接准确率达到IO0%O(2)逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。10.档案还原(1)认真核对档案页码总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员。(2)经核对无误的档案，以文件左边沿和下边沿为准，依次整理整齐装盒。(3)对原来已打孔装订的档案，在装订时尽量利用原孔装订,不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。(4)系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。(5)装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。11.档案入库(1)档案装订纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订,应注意保持档案原貌，做到安全、准确、