机关办公自动化功能需求及其对系统平台的要求.docx

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1、机关办公自动化功能需求及其对系统平台的要求产品选择建议书第一章机关办公自动化功能需求及其对系统平台的要求机关办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间与机关内外部之间办公信息的收集与处理、流淌与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系统。它的总体目标是：“以先进成熟的计算机与通信技术为要紧手段，建成一个覆盖政府办公部门的办公信息系统，提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的政府信息网络，为领导决策与机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化与决策科学化J因此，如何选择一个合适的应用系统平台，在其上建立习惯办公自动化需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管

2、理的、界面友好的各类应用，是政府机关办公信息系统成功的关键。基于对机关用户需求的认识，与在这一领域的成功经验，我们建议使用LOUIS公司著名的邮件、群件与Web应用开发平台产品NOteS/Domino作为办公系统的基本软件平台，结合必要的有关系统、产品与工具，构筑机关办公自动化系统。第一节办公自动化系统功能需求分析尽管各个机关单位的业务与职能各不相同，因此关于办公自动化系统的需求也存在差异。但是通常而言，机关办公自动化系统均以公文处理与机关事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包含收发文审批签发管理、公文流转传递、政务信息采集与公布、内部请示报告管理、档案

3、管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等等应用。假如我们从系统功能角度对上述办公自动化应用做一粗浅的分析，就会发现办公自动化应用需求与办公人员对信息处理的操作方式方面有着下列共同特点,这些功能需求是我们选择办公自动化应用系统的开发与使用平台时务必考虑的推断根据：一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统（与更加广泛意义上的报文传递系统）作为信息传递与共享的工具与手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。换言之，电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施,要紧提供了办公自动化系统”两方面的功能：（1）直接作为一种应用提供人与人之间通

4、信的手段，习惯随时需要的电子化通信要求。（2）为各类应用提供通用的通信平台，灵活习惯不一致应用系统对通信平台的要求J正如道路、桥梁、港口、机场等是提供货物运输的基础设施一样，网络化的电子通信系统与电话系统一样正在成为企业内部、企业与企业之间、企业与社会之间不可缺少的实现信息传递与共享的通信基础设施。在上述两种办公自动化的基本通信需求中，前一种往往代表的是一种不规律的、随意性很大的通信需求，比如工作人员之间互相发送电子邮件，传送对方某种信息，或者者是向工作人员临时发出一项通知等等，所传递的信息内容与传递的时间往往是无规则的。而后一种需求的特点则是比较具有规律性的，两个应用系统之间按照某种条件传递

5、符合某种规范的信息内容。在办公自动化系统的建构与实际使用中，这两种需求是同样重要与务必的。从信息技术的角度出发，电子邮件功能是一种“推”技术，即发送方（人或者应用）将信息通过存储转发技术推给接收方（人或者应用）。从用户使用习惯出发，电子邮件功能是办公自动化系统的“门户”。由于工作人员很容易养成一种工作习惯，每日查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；而且功能高级完整的电子邮件系统通常都具备新邮件到达提示功能。因此，办公自动化应用系统能够利用电子邮件系统的特点将每一项需要工作人员处理的信息或者通知，制成电子邮件，直接投递到工作人员的电子邮件信箱。工作人员通过电子邮件信箱的声光提示信息（甚至能够

6、通过电子邮件系统与无线寻呼系统的连接，用户通过BP机的寻呼信号获得电子邮件的到达通知与摘要信息），可与时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、URL等）自动打开有关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。在一个办公自动化系统中，针对不一致的业务需求，通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，能够将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一“门户”，每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就能够熟悉到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不一致的应用系统，看看什么是需要处理的工作（在这种情况下，假如由于某种人为原因，没有及时查

7、阅某个应用系统，就可能造成工作的延误）。办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，能够大大提高系统的用户的友好性与易用性，减少培训的工作量。二、办公自动化系统处理的信息内容包含了大量的复合文档型的数据。复合文档型数据不一致于传统数据类型。所谓的传统的数据类型是指数值型、正文型数据。用传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的长度与格式（即所谓“结构化数据”）,在处理信息时以关系运算与数学运算为特色。办公自动化所处理的信息的一部分符合传统数据类型的特点。但是，务必指出的是，办公自动化对信息的表达与处理方式的要求，是不一致于传统数据类型的。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信

8、函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。在这样的文档处理系统中，要处理的信息除包含传统数据类型外，更多的是以各类格式化数据（如通过排版的文字）混合存在的形式出现的,如在行文中包含文字、图形、表格，分成各类段落等等，很难将这些数据信息限定长度与格式（假如是那样的话必定是以降低系统的功能为代价）；而且随着办公需求的进一步进展，多媒体信息（对象）也逐步成为越来越重要的办公数据信息；同时办公自动化系统作为机关核心应用系统，必定需要与机关工作人员日常使用的桌面应用系统如MsOffice与机关其他业务信息系统（如MIS与数据挖掘系统）、Web资源等等紧密集成，也就是说办公自动化系统所处

9、理的信息还包含了各类各样的数据对象（如WOrd文件、1-2-3工作表等等）。这些区别于传统数据类型的信息，假如用一个概念来统一表示，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或者“对象数据二对“复合文档数据”或者“对象数据”的表示与存储管理是数据库技术领域的新领域。通常认为，关系数据库系统（11Oracle.DB/2,SQLServer.FOXPrO等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示与存储，但是对复合文档数据的处理就有“削足适履”之感，并非能够完全表达信息与存储效率最高。因此，”文档数据库”或者“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达与存储管理”复合文档

10、数据二更重要的是，用户在使用办公自动化系统（或者文档处理系统）时，对信息的处理方式是不一致于他们在使用要紧是处理传统数据类型的应用系统时的。比如，用户在使用办公自动化系统时对信息的查询方式，除了像在使用传统数据类型系统时输入一些选择条件如范围、大小等等从而获得查询结果外，还需要有“全文检索”的查询方式，由于用户往往很难明确给出对文档（特别是文档内容）的查询条件，只能是以可能出现在文档中“词汇”作为查询条件，这就需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。此外，这些不一致的信息处理方式还包含信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式。当然，传统数据的存储与

11、处理也是办公自动化系统经常不可或者缺的。尽管文档数据库通常都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大量、高强度的数据统计与运算、分析能力往往是其不足之处。因此，务必针对办公自动化的具体需求，必要时需要集成关系数据库，充分发挥各自的长处，提供最终用户完整高效的数据存储与处理能力。一言以蔽之，办公自动化系统由于其对免合文档数据的处理要求，务必以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。从信息技术的角度出发，数据库技术代表了“拉”技术，即信息共享技术。信息被集中存储管理，当用户需要信息时，主动地将数据库中的信息“拉”到自己的工作站上进行处理。三、办公自动化应用是典型的工作流自动化应用

12、。所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用一一公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，通过本部门与其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程能够是互相连接、交叉或者循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也但是打破单位界限的，发生于机关与与机关的有关单位之间。工作流自动化的目标就是要协调构成工作流的四大元素，即人员、资

13、源、事件、状态，推动工作流的发生、进展、完成，实现全过程监控。信息技术不仅应该管理工作流全过程的所有信息与操作，而且还应该主动推进工作流程的实现，如及时地收回与给予不一致人员的操作权限（如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容，而其上级领导获得文件的签署权或者对内容的修改权）、主动提示与催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的。基于共享数据库的0基于邮件与共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。基于邮件的工作流应用，就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到另一个人邮箱。其特点是模式简单。但是，最大的弊病是无法实行监控，没有一个管理者

14、能够随时掌握工作流的动态。其它问题包含：难以实现自动化处理如通过代理催办、集中归档、统计；数据容易出现多份拷贝，难以操纵安全性与准确性；大量的邮件传输引发大量的网络流量。基于共享数据库的工作流应用，能够克服上述基于邮件的工作流缺点。如信息单一存储,自动处理，安全性更好，容易实现监控。但是，工作流的驱动成了一个问题，由于缺乏信息通讯机制，无法主动通知有关人员进行下一步的工作。而基于邮件与共享数据库结合模式（“群件模式”）的工作流应用，结合了上述二者的优点。通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程，即所谓的“跟踪一通知”模型。基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件与数据库的特点。通过可

15、开发的应用设计工具能够开发出包含并优于前两者模式的工作流应用。从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不一致技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。四、办公自动化系统应能支持协同工作与移动办公。传统上的管理信息系统或者办公自动化应用将重点放在信息的输入输出、存储与检索。这无疑是十分正确的，但是传统应用系统在帮助用户“产生”与利用信息则支持不够，不能满足办公自动化的全部功能要求。在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论与交流意见，才能作出某种决策（即“产生”信息的过程）。而这种在群体中互相沟通、合作的

16、工作方式就是所谓的“协同工作”（工作流是其中一种相对有序的协同工作方式）。随着网络技术的进展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，与同步协作方式如网络实时会议正在逐步成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们能够随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。移动办公也是办公自动化的重要手段。传统的办公自动化系统限定了最终用户只有在办公室里才能访问与利用信息。但是，办公人员特别是领导由于其工作性质，需要经常外出,如今他就无法享受到信息技术带来的好处，甚至还可能造成工作的延误。比如，我们经常会遇到某项重要工作需要领导最终决策的情况,但是由于领导没有上网的手段或者者应用系统不支持远程拨号连接，领导无法及时得到所有信息因而造成不必要的耽搁甚至缺失。所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他能够远程拨号或者登录到出差地的网络，通过电话线或者广域网络，随时能够访问到办公自动化系统；为提