新一代管理技术的智能办公自动化系统解决方案.docx

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1、新一代管理技术的智能办公自动化系统解决方案的智能办公自动化系统解决方案2013年5月1 .概述41.1. 简介41.2. 设计理念41.3. 产品特点52 .功能结构62.1. 办公自动化系统架构62.1.1 内部信息门户.62.1.2 协同应用模块72.1.3 管理定制工具72.1.4 应用架构平台82.2. 应用系统平台82.2.1 门户.82.2.2 工作流引擎.92.2.3 数据中心.92.2.4 统一安全平台92.2.5 通讯中心.93. 产品介绍103.1 界面风格与使用方式103.1.1 用户登录与权限认证.IO3.1.2 快速启动UIO3.1.3 通过多层目录浏览与访问功能10

2、3.2 系统功能一览113.3 系统功能介绍113.3.1 桌面.111.1.1 织机构管理.121.1.4 通讯中心.131.1.5 协同工作.141.1.6 信息服务.181.1.7 作流程管理.191.1.8 资源设备管理.261.1.9 人力资源管理.281.1.10 数据中心291.1.11 档案管理.291.1.12 公文管理.301.1.13 会议管理.311.1.14 车辆管理.331.1.15 考勤管理.351.4 更多的业务应用功能381.5 “沟通无限”的功能391.5.1 手机短信服务391.5.2 自动电子邮件.391.5.3 弹出式提醒.391.6 强大的后台功能3

3、91.6.1 统一安全平台391.6.2 通用工作流引擎.401.6.3 XMLWebService414. 要紧特性434.1 灵活应用架构434.2 可视化工作流引擎434.3 智能电子表单444.4 统一安全认证管理454.5 支持大集中式应用464.6 快速定制与实施能力474.7 充分表达协作特性的功能设计475. 技术方案485.1 技术架构485.2 服务器与网络规划485.3 平台软件495.4 信息安全495.4.1 综合的安全防护手段.495.4.2 用户验证.525.4.3 安全网络连接.545.4.4 权限管理.545.4.5 数据加密.565.4.6 系统日志.565

4、.4.7 病毒防范.576. 售后服务586.1 服务宗旨586.2 完善的服务体系586.3 具体服务项目承诺586.4 阶段性服务内容承诺581.概述1.1.简介SmartBPM是建立在流程管理技术基础上的、基于WWW的新一代智能办公自动化系统平台（下列简称智能0A）。它提供的要紧功能包含：组织机构管理、电子邮件系统、协同工作系统、信息公布服务、工作流管理系统、资源管理系统、人力资源管理系统、数据集成中心等。作为产品化软件，这些功能模块成熟、可靠，只需根据用户的个性化需求进行定制，就可快速投入使用。从当前的进展趋势来看，传统OA技术已经逐步被BPM（流程管理系统）替代，作为业界的巨头，IB

5、M与SAP等公司有力推基于BPM技术的办公自动化解决方案。与传统的OA技术相比，BPM的特点如下：交互人与人人与系统（次要）人与人系统与系统人与系统系统与人整合不提供，甚至会恶化企业“信息孤岛”的问题能够广泛地整合不同业务系统流程建模不重要，甚至很多OA是通过Iotus系统来配置至关重要，提供可视化流程定义,并支持BPEL和XML智能OA完全基于BPM技术，不仅提供了完备的功能模块，而且提供了二次开发接口，用户能够借助已有的大量软件组件，进行个性化的软件开发与实施。这不仅能够帮助用户在开发自己的应用系统时节约时间与人力，而且有助于建立整合的、一体化的应用系统。1.2. 设计理念“办公自动化”是

6、一个不断延伸的概念。随着信息技术的进展与用户需求的深入，它不断被赋与新的定义。传统的“办公自动化”系统，通常是指建立在电子邮件基础上的、为满足企业内部信息交流的需要而建立的软件系统。使用LotusDominoZNotes与MicrosoftExchangeServer,能够比较方便地建立起企业内部的电子邮件系统与简单的协同工作应用（如日历、任务等）。随着信息系统的普遍应用，企业管理者对“办公自动化”提出了更高的要求。面对愈加复杂的组织机构、业务数据、管理流程，企业管理者需要通过“办公自动化”系统，获得对企业内部各类信息、动态、运营过程与结果进行迅速与透彻的熟悉，并进一步为决策提供根据。这就要求

7、“办公自动化系统”具备灵活的工作流操纵的能力，具有与业务系统进行数据交互的能力。然而，由于传统的“办公自动化系统”使用基于“文档”的数据管理，它认为所有的数据（如表单、日程、文件）都是一份份“文档”，而无法深入熟悉到数据的内部构造，无法实现这种灵活的工作流操纵，更难以与基于“关系表”的业务系统进行数据沟通。传统“办公自动化系统”的这种局限，使它们无法进一步满足企业用户在决策支持、流程管理与过程操纵等方面的要求。使用先进的分布式组件技术，现在的办公自动化系统已经能够摆脱传统技术手段的局限，发挥更重要的作用。它不仅能够满足传统的办公管理需要，而且具有更强的交互性能，能够与不一致的系统连接与交互数据

8、，并能够发掘信息中潜在的价值，表达知识管理与决策支持的1.3. 产品特点 一体化的办公应用作为新一代“办公自动化”软件平台，智能OA能够满足不断深入的用户需要。一方面,智能OA集成了传统“办公自动化”的基本功能，满足信息交流与快速沟通的需要，能够加强团队与企业内部的协作；另一方面，智能OA集成了特定的业务功能，能够处理各类办公与业务流程，对数据进行结构化的处理，为决策支持提供条件。要达到上述目的，智能OA已经完全就绪，无需再进行耗时费力的程序开发与测试工作。 灵活的流程管理在智能OA中，用户能够快速建立起面向公文处理、财务管理、人力资源管理、业务单证处理、生产计划管理的一系列工作流程与数据模板

9、，从而使各项管理流程得以立即开展。通过数据交换接口，用户能够在智能OA中访问到业务系统中的数据，也能够将处理结果直接存储到业务系统的数据库中。 集成不一致应用与数据智能OA不仅仅是办公自动化系统，它提供的软件组件构成了开放的平台，能够将不一致应用软件集成在一起，使这些软件共享安全管理、组织机构数据、权限分配、流程操纵，从而大大增强企业系统的处理能力与进展潜力，降低系统扩展与管理保护的成本。 为决策服务提供支持智能OA具有独一无二的与业务系统连接的能力。通过简单的定制，企业管理人员就能够在一个统一的办公平台上，看到企业的各项运营状态与统计报表，避免数据分散各处、难以集中、缺少分析结果的状况，为管

10、理决策与企业进展赢得保贵的时间。2.功能结构2.1 办公自动化系统架构基于智能OA的办公自动化系统具有面向未来的系统架构。组织机构管理工作流管理工具应用数据 集成工具内容管理工具管理定制工具2.1.1 内部信息门户内部信息门户为每位用户提供个性化的信息集成界面。它的功能包含：1）统一登录：与ACtiVeDireCtOry或者任何其它支持LDAP协议的目录服务集成，实现统一身份验证。提供了自动调用其它B/S或者C/S应用程序，并传递登录信息的手段，能够自动化地实现与多种应用系统的身份集成，使用户无需重复登录，就可用统一的身份进入不一致的应用系统。基于技术上的突破，即使对原有的不支持LDAP的、C

11、/S架构的老系统，也能实现自动登入。2）个人桌面：每位用户都拥有一个个性化的“办公桌面”，集成显示各类最新的信息，用同意用户快速点击进入、快速查看与处理。用户能够根据自己的工作特点与喜好，定制桌面的内容与风格。3）统一消息：使用各类通讯手段，将信息送达用户。这些通讯手段包含：电子邮件、手机短信、即时消息。不管是待办事宜、日程安排、计划任务、会议通知、定时提醒都能够通过用户偏好的通讯方式进行消息的传达。智能OA还能够为其它已有的应用系统提供统一消息服务，将其它系统的最新信息采集过来并送达给用户。4）内容搜索：要在智能OA的浩繁数据中查找某一个邮件、某一份文档、某一项任务，怎么办？很简单，智能OA

12、提供了结构化搜索、全文检索等方式，能够快速地从所有数据中进行目标查找。5）个性化定制：每位用户都能够方便地定制自己所偏好的界面颜色、布局与内容；系统管理员能够预先为不一致类型的用户制订方案，使每位用户都拥有最贴身、最有用、最舒服的软件界面。2.1.2 协同应用模块协同应用模块解决各类办公自动化应用功能。1）邮件系统：通过智能OA内置的邮件服务器软件，能够建立起企业级的邮件系统，并能够支持多个物理服务器分布与负载均衡，满足用户不断扩展的需要。智能OA邮件服务器可与多种防病毒软件集成，为用户提供安全可靠的邮件解决方案。2）公文管理：针对政府机关、大型企业的办公特点，提供基于工作流程的收文、发文管理

13、,流程可灵活定制，支持文件的会签、串签、修改留痕、手迹批示、手写签名、与Word集成、公文套印。可根据公文的各项信息进行公文检索。公文与档案系统紧密集成，公文签发后，自动传送至档案管理员，并可自动导入档案系统。3）档案管理：根据国家档案管理规范开发的通用档案管理系统，提供了强大的档案库定制功能，可灵活地设置各级档案类别及属性字段，并可根据各个字段进行灵活的档案查询、检索、排序。支持对案卷的管理，包含组卷、拆卷、合卷、移卷等。支持对多媒体数据的管理与检索。可灵活设置打印模板，实现对档案目录、案卷封面、案卷脊背等各类文件的打印。具有灵活的权限设置功能，可灵活地分配档案管理、使用的权限。4）知识管理

14、：建立多级、结构化的文档库，实现对各类文档的结构化管理与综合查询。5）行政事务：实现会议管理（会议室管理、会议安排预约、会议通知、会议确认等）、车辆管理（车辆资料、驾驶员资料、保养记录、车辆预约、车辆使用记录等）、合同管理（合同申请审批、合同查询、合同收付费、合同关联、合同执行计划等）、签报管理（签报的申请审批）等行政事务的管理。6）个人协同：提供协作日历（便于安排自己及工作组的日程）、项目计划（在线管理项目进程，通过甘特图熟悉项目进度）、文档共享（拥有个人的“网络硬盘”，并可在公共的文档空间中查看共享文件）、个人任务等功能。7）信息公布：公布公司的通知、公告、新闻、消息等。可灵活地建立信息档

15、目。8）财务管理：管理预算、报销、各类费用的申请审批流程。9）人力资源：在线考勤及考勤状态查询统计、请假申请审批流程、出差管理流程、各类休假的申请审批流程等，并建立人力资源档案库，管理敏感的人事资料。10）客户关系：管理客户、合作伙伴、供应商的资料，包含其公司信息、联系人、销售机会、市场活动、合同及订单、服务记录、财务记录、通讯记录等。2.1.3 管理定制工具智能OA是成熟的通用软件套件，通过定制，能够满足不一致用户的个性化需求。这些定制功能包含：1）组织机构管理：建立部门、人员、职位体系、角色，并通过角色分配权限。2）工作流管理工具：通过图形化、可视化的界面，直观地设计流程、表单，与各类流程条件，满足各类行政办公管理流程。它甚至能够与多种业务数据库集成，实现各类业务流程的处理。3）应用数据集成工具：连接多种数据库，实现数据的交换与集成。2）内容管理工具：实现信息栏目定制、信息公布、内容搜索。2.1.4 应用架构平台应用架构平台为所有上述功能的实现提供了坚实