文员培训课件.docx

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1、文员培训课件第一章办公室的十个成长机会第二章文件操纵第三章文件及品质记录管理第四章如何成为上司的得力助手第五章时间管理第六章通用文件操纵程序第七章常用的英文名词第八章 PDCA 与 5W2H 的工作方法第九章电话、会议及服务礼仪第十章 5S&目视操纵第十一章工厂管理概述与面试技巧第十二章工厂常用表格培训第一章办公室的十个成长机会第一章办公室的十个成长机会环境、科技变化快速，光是学校教育已无法满足企业与个人追求进步之所需，因此需要不断的学习。但是有许多上班族会觉得，一天上班八个小时，再扣除吃饭、做家事、睡觉等，哪还有什么时间学习？更况且要学习的事物那么多，浩瀚学海，要从何处开始呢？因此许多人大叹

2、心有余而力不足。事实上，学习不一定要正式坐在课堂上，办公室里一样有很多学习成长的机会，端赖你会不可能运用。比如，当一个积极的救火队员，协助同仁解决各类疑难杂症，从解决问题中学习；参与公司的变革计划，担任其中的某些角色，从推动变革中学习；不断提升自己的绩效，时时思考如何把情况做得更好，从处理情况中学习。在办公室里的八小时，到处都能够学习，还怕没有的时候间？本期的管理高手书中书整理出十个在办公室里成长学习的机会，灵活运用，养成习惯，那么，生活就会是课本，生命就充满了学习，日积月累，功夫倍增，再多的挑战也不足为惧，成功自然会跟随而来。一、做一个机动的救火队员，随时帮助同仁解决各类疑难杂症!或仍出失败

3、中得到就多，却鲜少由成功中得到蕤句。IT&T2 司总裁骞弓救火需要胆大、心细与技术，透过一次又一次的救火，胆子练大了，见识更广了，心思更细了，技术也得到了磨练。最重要的是能够把别人失败的痛苦，化为自己的经验。在当救火队员执行任务时，请自问:出了什么问题？问题的影响层面有多广？为什么会出差错？别人如何解决这样的问题？我会怎么解决这个问题？二、时时思考如何把情况做得更好，不断提升自己软常若，软能掌握；金能掌线，含每卷儆；软行常儆，钮能掌娓；卷能掌娓，合君战儆。林豆与贡冏 V 司直对建设性的批判表示欢迎，鼓励他人提供这一类的建言，由于精益求精是进步的动力，唯有不断找出做事的最佳方法，才能改善绩效。皎

4、H,的的救火弹口,：总畤氟勘同解诙&If-持续不断的做个人绩效的检核工作。每个星期能够利用十五分钟，在工作结束前认确实回想一个星期以来的工作得失，并从中吸取经验。我们能够将同事的回馈，作为自己绩效改善的根据，问问他们下列的问题：我能在什么地方帮助你把工作做得更完美？我该做什么才能让你的工作更具生产力？为了让顾客更满意，我能为你做些什么事？在你的工作中所遭遇到的最大困难是什么？假如你是我，你会改变哪一件事，让工作更得心应手？三、参与公司内的变革计划，担任其中的角色，承担改变的任务。智能耒6对一初岳奥浪/1、的卷的孽习学习的 P 受弓而保第的第一步。松下电器封母A松下幸之物在变革的过程中，你能够：

5、主动争取变革的角色。观察变革的推行与进展。记录自己的意见。改变常常蕴含着新的事物，革新的思考，藉由参与变革，更新自己的思维，实践除旧布新的行动，往往能够学得最多(特别是担任行动者角色的人)。变革过程中需要四种角色的人：发起人：掌握权力与资源，能透视未来、带动改变。行动者：负责执行变革计划。改革对象：实际同意变革的人。拥护者：赞成及拥护改变的人。你能够选择其中之一的角色，来参与变革的计划。四、乐于与他人分享自己的经验与心得，协助他人学习成长。擅叁名善A与事，就务必在苗已与他人全力爱怎，已患贞2鼓励孽习与施功孽习。省理孽家韩第(CharlesHandy)与他人分享的小技巧：开会时多表达意见。不要担

6、心自己的意见不成熟。不视失败为可耻的事，愿意坦承原因。我公司内的中革八M分享知识的方法参加课程或者会议后，务必从所学的课程中找出最重要的项目做简报。每个月一次读书报告，讨论所选定的书、录像带或者有声书的内容、其中有趣的论点，与能够学以致用、改善工作的事项。传阅信息、与有关文章。工作高就设立图书馆，购买一些有关书籍供员工阅读。教学相长，藉由与他人分享，能够使自己的经验与心得进一步深刻化；有的时候候也能够由于分享而发生激荡，扩大了原有的心得。乐于与他人分享，他人自然也会乐于与自己分享，增加自我学习的机会。五、养成终生学习的习惯，时时关注日常生活中的各个层面。老跑含均，孽税应覆把他料理塾 3,才弘你

7、工工行；现在的欢金袅，痔必彳断科理已。濠深蕤官家旗的曼(SueE.Ballyman)学习未必要在课堂上排排坐，看一本书、一篇杂志的文章、一场电影、一出连续剧，甚至逛街，都能够获益良多。只要投资很少的时间，相较于在工作上回收的效益比例，学习价值至少双倍以上。日常生活中，你能够这样做：看报纸 f 看社论，学习分析手法。看电视 f 看剧情片，增加人际启发。看广告，增加词汇与新知。逛街 f 看商店里的新产品，掌握消费脉动。出国观光一看外国人如何生活，拓展视野与价值期听人说话 f 精彩者，问何以致之。不精彩者，问如何避免六、促进团队的运作，主动排难解纷，让团队工作做彳几手各心各。的加尔，名隔高、三年然金

8、倨华，也卷味若你的知尔也务必僖锄，创伟然金络总。英孽习仍金旗罗斯(ColinRose)从排难解纷中一方面累积自己的经验，另方面也能够建立影响力，有更多的机会处理问品页Jfjy即使正不是团队的领导者，你也能够：协助澄清团队成员的意见。鼓励团队成员发言。从团队成员的不一致意见中，做归纳与整理。常保高度的信心及热诚，影响他人，也磨练自己的意志力。七、公司顾问的助手，与他们做最密切的接触。i未耒聂属孑那些能一兵同看祠隽的Ao&就是银，住务必畜隔一段时向就提升你的人力痛弁。顾问是一群在某个专业领域有所专精的人，他们可能有辅导过上百件个案的经验，不仅有扎实的理论基础，也有充分的实务经验，跟在他们身边学习，

9、能够对这个专业领域有全面性的总览。与顾问的接触中，要认真观察：主管们向顾问提出什么问题？顾问说些什么？顾问如何分析议题？顾问如何解决问题？顾问如何整理数据？顾问的专长在哪里？顾问如何写报告？顾问如何做简报？如何才能成为专业的顾问？8.加强积极聆听的技巧，利用听别人的您殄中孽习，住不俚能够孽得更便，而独所或田的代价汤更加麻宣，拿哥乌 40(RobertL.Montgomery)把耳朵的听与嘴巴的说视为银行账户，当你听的时候，就等因此存钱；说的时候,就等因此提钱。你不能老是提钱出来，除非账户里有足够的余额。经理人每天毕竟花多少时间在听的活动上？曾有经理人请求秘书在他听电话或者听人当面说话时计时，结

10、果答案很惊人：他工作的35%至40%是花在听上面。也有统计指出，除了睡眠时间外，听、说、读、写在生活中所占的比率分别是40%、35%、16%、9%,显见我们利用听来获取消息的机会最高。从积极聆听中学习的小技巧：鱼恩斯(Daniel Burns)力公川晒的助r 巽他IntttM定切的报和强格南琳盘的技巧利用【过的活物来收取货凯以开放的心胸聆听，不预作假想，在未结束前不骤下断语。试着一边聆听，一边归纳所听到的重点，或者做简要摘录的工作。学习聆听专有名词与新的东西，假如有听不懂的地方，要问清晰。设身处地融入说话者，从他的角度看情况。9.凡事做正面的思考，将困难与问题均视为对自己的挑战。偎右你包学习，

11、仔务必先在 P 里有一个疑向。出孑专伟包办怯儒决向幽时，孽习就幻然而然的爱生Jo保持乐观的态度，把注意力放在有什么工作需要去完成，而不是有什么工作没有办法去完成。在提出任何个人的构想时，把重点集中在解答上，而非问题上。正面思考的小技巧：不要先想有什么困难。遇事先想会带来什么正面效益？状况不明时，先往好处想。相信自己不是万能的，同意自己是有限制的事实尊重不一致，不一致不是错，只是不一样。10.跟随领导者做事，一方面得其亲炙，另方面也让学习,学习的关2建立孑战到的老师，也就筮那些在他名司所倚领的工6方而存优导老皮的人。标竿学习也能够运用在个人身上。先找出问题的所在或者你想要再进步的地方，选择能替你

12、解决问题的领导者，比如观察其它经理人的作为，或者是回想一下曾经共事过的经理人，认真研究他们的优异技巧，再将所学到的付诸实行。与领导者的接触中，要认真观察：学习他的风范与仪态。他如何带领部属？他如何处理人的问题？他如何运用时间？他如何处理压力？他如何充实自己？他看什么书？什么杂志？什么报纸版面？什么电视节目？我够不够资格做主管？微软公司(MiCroSOft)的一位高阶主管说：我常常把自己模拟成比尔(总裁比尔盖兹),每一次与他一同去开会后，我就先在心理上把自己比喻为他，然后再以其它人的身分尽量向r他提出些刁钻尖锐、令他无法招架的问题，最后再以自己对这些问题的答案与比尔真正的回答（这些问题一定会被别

13、人提出）互相印证，以确定自己够不够资格做个公司的主管。I。骰NUn等各做小，一方梅翼娥另力修也工睾伸力第二章文件操纵第二章文件操纵质量管理体系所要求的文件应予以操纵,记录是一种特殊类型的文件,应根据4.2.4的要求进行操纵.应编制形成文件的程序，以规定下列方面所需的操纵.a.文件公布前得到批准文件公布前得到批准,以确保文件是充分与适宜的以确保文件是充分与适宜的.文件的定义：承载信息的媒体文件的定义：承载信息的媒体文件类型文件类型一阶文件:质量手册二阶文件:程序文件三阶文件:A、规范（规定）B、指南（指导）四阶文件:记录按照文件分类，分门别类归文件按照文件分类，分门别类归文件标识文件柜文件夹文件

14、夹内保持目录文件管理总清单NO文件名称文件编号文件类型制定部门版本生效日期备注文件操纵一览表部门文件名薪总办业务文管管代品管五金一部五金二部行政喷油丝印生管工模部工程部质量手册1111111111111程序文件1111111111111作业指导书12发行至有关生产部门1产品编码原则1111111111111成品图面12有关生产部门模具图纸111包装作业规范12有关部1检验规范12外来文件1发行至有关部门b.文件的编制审核与批准文件的编制审核与批准 不一致文件类型的编制、审核与批准的权责要予以规定管理者代表职责之一“确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施与保持”，因而这类文件的批准最好由其完成

15、。文件名称 文件编号 有效性标识 文件页码 生效日期审批 更换页 发放的充分性 需要使用处可获取 发放的可追溯性 需要追溯时能够追回 发放记录的完整性 可追溯到每份文件 可追溯到修订时的收回/发放情况 可追溯到丢失/补发情况可追溯到作废/保留情况程序文件文件名称：客户服务操纵程序文件编号：QP-8.2.1-001制定部门：业务部生效日期：2006-8-三修订履历文件版本修订人修订日期修订内页内容备注-1Lk作分发记案上琳磔*JL前幅髀加初*lB*r触Xtt*.1.1,1AJlAAA1AAAAA1AAAAA1AAAAAA.1HAAAAAAA1AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA,1A

16、AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA公司名称或者公司图标文件类别程序文件版本文件操纵程序文件编号QP-8.2.1-001A/0页次9/62C.必要时对文件进行评审与更新必要时对文件进行评审与更新,并再次批准并再次批准.文件的评审时机与方式 文件更新的提出文件修改/废止申请单（DCN）修改/废止的文件名称文件编号变更前的内容变更后的内容文件版本：从至变更原因：申请部门申请人申请日期部门主管制作单位意见：同意（）不一致意（）理由简述：（原批准单位）批准：文件修订修订后文件的审核与批准最好由原文件审核者实施审核 修订后文件的发放 修订应通过再批准 原批准者批准或者者可获得背景资料的有把握的人批准 适时的修订并标识 适时的换版并标识d.确保在使用处可获得适用文件的有关版本确保在使用处可获得适用文件的有关版本.文件操纵的实施要求：对文件进行分类规定各类文件的主导部门与配合部门对受操纵文件操纵方法作出规定 做好受控标记 每个文件只有唯一的分发编号 为了便于文件以旧换新，文件的分发号不变化 规定各类文件的发放范围及其审批人，发放后有记录 活页夹装订 每一份文件均有相应的版本号与修订号予以