大数据时代档案管理信息化建设的现状及路径研究.docx

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1、趣剧寸代档案！理信息修设的现状及路径研究人的活动是不同社会环境的直观表现，人活动的轨迹和生活的记录，都具有不可忽视的社会意义，这些记录和轨,形成了最早的档案雏形。档案是人类社会发展过程中必然的产物,记录着人类社会发展的过程,承载若人类社会发展的历史（1）。我国档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障我国人民群众根本利益的基础性事业（2）。档案管理部门是每个单位的重要且必要部门，应该明确自身定位，主动将档案服务融入到日常管理工作中，利用档案资源为各项决策提供可靠依据，为各项任务提供基础性、支撑性及日常性指导。大数据时代，面对全球信息数据化和网络化的发展趋势，传统的档案管理模式已无法满足当今世界对

2、数字化档案管理工作的安全要求，因而要从提升档案管理人员素质、优化档案管理路径、加强档案管理立法保护等维度进行切实的改进。一、大数据背景下档案管理的婚变1 .由传统单L的管理方式转向智能管理方式传统单一纸质化的管理方式受储存方式及储存介质的限制具有以下局限性。第一，纸质版的档案不易存留，尤其是珍贵档案孤本，例如抗战期间英雉写给家人的家书，一旦损毁很难修复，因此档案管理人员和查询人员应具有较高的个人素质，具有一定的文榭保护专业知识。第二，档案管理初始阶段，档案管理人员面对的是海量的纸质档案资料，手动整理更新竖排档案柜甚至整个库房（3）.传统档案管理工作所需人员较多,且随着档案数据的扩充，档案数据体

3、量大与管理人员不足的矛盾日益凸显。第三，传统单一纸质化档案管理方式受时间和空间的限制，具有交叉信息的多个档窠无法同时更新，档案查阅者无法异地、随时查问所需档案，反映出人工查问档案效率低的弊端。大数据背景下档案管理方式进一步优化，建立了智能管理模式。档案管理人员利用现代信息技术，经过搜集数据、整理压缩数据、数据传递、多语言自动翻译等手段建立档案，再搭载云技术构建巨量的储存空间，建立起体量庞大且结构明细的档案信息资料库（4）。数字档案信息库具有体量大、永久储存、自动处理、不易改变等优势，可以弥补纸质档案易损毁、时空有限等局限。大数据技术衔接后，档案管理人员可以通过简单的操作即可实现数字档案资源库智

4、能自动信息检索、分析、处理和储存，同时查阅者只需要得到授权即可实现对档案信息资源库进行关键字自动检索、查询、筛选.分析和使用。2 .由零散化档案储存形式转化为区块链”式储存新形式传统的档案储存受档案管理主体和时空的限制，数据十分分散，人们受制于从零散、无序的数据中寻找线索。大数据时代，档案数据库就如计算机科学提出的1区块链，储存在数据库中的数据，具有全程留痕”可以追溯”和“集体维护”的特点。例如国家公安系统全国联网，有利于跨省处理案件。这种储存方式便利了档案查阅，扩大了档案范围，只需检索核心内容，相关内容自动输出，缩短了检索周期。二、大数据背景下档案管理的滞后问题1 .大数据背景下档案管理的安

5、全问题新修订的中华人民共和国档案法（以下简称档案法）于2021年1月I日正式实施，值得注意的是，此次修订中首次新增了“档案信息化建设”一章，这L章是新修订的档案法分量最重且最突出的部分，新增的“档案信息化建设”的主要内容包括三个方面七条，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定（5）。大数据技术是把双刃剑，它为档案管理提供便利的同时也对现代档案管理提出了挑战。大数据背景下的档案数据库主要以电子档案为储存形式，主要通过电子文档和纸质档案数字化的方式搜桀。纸质版档案种类繁多，例如文档、图片、音像成品等，要历经不同计算机系统的搜集录入、程序转写、归档和储存，

6、整个过程中易发生数据丢失，重复，替代，或者篡改等问题，因此档案数据的真实性和有效性具有争议性。由于外在人为故意破坏攻击或者系统内部漏洞，用于储存档案数据的计算机软件和硬件系统具有出现故障、病毒植入的危险，导致档案数据可能被恶意篡改和删除，造成档案数据丢失或失效。加之利用档案数据过程中，检索过程存在有算法错误的风险，同时监督缺位和访问权限混乱也时有发生，造成档案数据非法泄露，致使数据安全性与数据共享性之间的平衡关系难以维持（4）。2 .大数据背景下档案管理的技术问题大数据背景下，数字档案成为主流档案储存方式，然而一些珍贵历史档案仅存纸质版，一些非物质文化遗产的保存则是无形的，为了保证珍贵档案的真

7、实性与历史性，将无形化档案固化利用，档案管理部门需在图像识别，数据挖掘，可视化方面引进专业人才，投入研发资本，实现最大程度永久保存珍贵历史档案和无形历史档案。互联网腌飞的时代，信息爆炸式增长，所需储存的档案数据体量空前扩张，这对档案检索系统的检索能力与精度都有了更高的要求，在信息爆炸式增长的互联网时代，高效精准的检索程序是检索系统发展的未来，也是目前档案数据管理需要解决的主要问题（5）o3 .管理模式无法满足信息化需求自2017年起，历经3年的建设，我国已初步建成了全球最大规模的5G移动网络。我国高速的信息化建设为档案管理工作升级提供技术支持，但是部分档案管理工作仍存在传统管理模式，与现代化管

8、理系统不匹窿，不能满足档案管理部门的需求（6）,致使档案信息无法实现共享，信息沟通不畅，数据挖掘不足，忽视了档案数据本身的重要价值。传统档案管理模式以人的主动性为导向，档案数据管理人员的管理和分析能力决定着数据挖掘深度，现代社会高度发展，档案数据总量迅速膨胀的同时，对档案分析效率及深度有了更高的要求，这也是传统档案管理模式无法克服的壁垒。三、大数据背景下档案管理发展的策略4 .提高档案管理专业人员素质教育发展的水平及档案管理专业人才的数量和质量将很大程度决定我国档案管理事业的未来（7）.国家档案局、教育部可采取共要、选派优秀师资、专项委托等形式支持未开办档案学专业的高校开办档案学专业;已开设档

9、案学专业的高校，可通过调研分析后适当扩大招生规模和构建高质量特色化人才培养体系，培养未来档案事业发展需要的档案整理专家-档案修复专家”档案信息化专家”等人才科体（8）。教学内容方面，更新档案学专业内容，增设计算机技术课程等。改革档案管理人员考评机制，不唯论文、不唯学历、不唯职称;激励创新，开拓档案管理新方法、新技术;攻坚克难，整体提高档案管理效率与质量。现阶段，部分在岗档案管理人员水平无法满足信息化档案管理工作，各组织和单位需组织专业培训，评聘专业技术维护人员，组织档案管理专业比赛，提高专业技术人员福利待遇，激发工作创迨力和行动力，补齐专业短板，攻克难题，焕发活力，维护档案数据的真实性和安全性

10、。5 .优化档案管理路径档案管理工作的主体性逐渐缺失，主要体现在档案管理工作中相关管理人员身兼数职且档案管理监督空位等问题，致使工作效率与质量持续下降，档案信息泄露问题突出（9）,随着大数据、信息化技术的不断融入，摒弃了传蜕档案管理工作的弊端，创新档案储存形式，管理方法和检索利用方式，扩大档案储存内存，提高工作效率与质量，确实保证档案信息的安全性，节省档案查阅时间。改革传统人工编码分类的低效率档案储存方式，融合模式识别技术、转写技术，多媒体计算机技术，摄影技术和光盘储存技术，多元储存档案数据。经过系统编玛，模式识别，自动分类，系统加密等程序完成档案数据的搜集和储存。查阅客户端仅需经过身份舱证、

11、中心词检索等过程获取目标信息。在培养交叉学科人才的同时，鼓励计算机专业人才从事档案管理研究，基于现代信息技术与档案管理过程，挖推新方法、新技术，例如湖北大学档案管理专家赵雪芹教授和信息处理专家陈瑞博士将领域知识图谱应用于非遗档案的知识组织揭示非遗档案丰富的文化内涵，促进非遗档案资源开发，更好地发挥非遗档案的价值(10)o河北大学软件开发实脸师孙洪博联合档案管理员耿强设计了一种基于二维条码的数字化档案信息自动化检索系统，克服了传统档案信息检索系统存在的检索完整度低、关键词误检率高的问题(11)6 .加强立法规范及保护2002年国家档案局对档案信息化建设提出了指导意见，2017年国家成立了档案信息

12、化工作领导小组并开展信息化建设试点实践(12).2020年6月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订了档案法并于2021年1月1日起实施。新修订的档案法首次增设档案信息化建设一章，明确了档案信息化建设的内容，为新技术背景下的档案工作指明了前进的方向(12)O但是不同单位及部门对档案管理的要求具有特异性，各单位需参照国家档案局发布各项要求，以本单位及部门的实际情况为出发点，制定出符合本单位及部门的档案管理规范，完善信息化档案速设的相关准则、要求，修订具体的档案管理职责和内容，改迸档案管理组织结构体系，优化档案管理和信息检索流程，完善监督管理机制，提高档案检索精度，维护档案存储

13、安全等.7 .加大政府及民企的投入大数据背景下档案管理需要搭载高效的信息管理平台，高效的信息管理系统研发周期性长，研发成本高，对科研人员的素质要求高，导致小微企业或者普通档案管理机构及部门并不能自主研发高效的信息管理系统，同时普通的档案管理机构及部门在档案管理方面的预算不高，因此阻碍了他们与专业信息管理系统研发公司的合作，滞后了档案管理系统的专业化，高效化发展。此时，政府要发挥主导地位，加大对档案管理方向的投入，包括增加对高校档案管理专业科学研究和教学研究的经费，优化档案管理专业课程，增设跨学科专业，培养宴合型档案管理人员，丰富档案管理人员组成设置;提高对小微企业的扶持，激活创新动力，鼓励大众

14、创新;给予政策支持，鼓励高精尖企业与高校、政府等档案管理部门及机构合作;完善档案管理和保密制度，严格档案管理程序，人员选拔及管理制度，奖惩制度等。各级各类档案管理机构及部门要发挥主体地位，组建一支高素质的档案管理队伍，包括档案管理专业人员及系统研发人员，这对提高档案管理的工作效率和保障档案管理信息安全具有重大意义(13).同时英立健全人员奖惩机制，鼓励档案管理一缓人员在管理实践的基础上创新管理流程及系统。档案管理系统的研发关乎着政府及国家的数据安全，鼓励高端软件开发公司在市场导向的基础上着重增加档案管理系境的相关研发，以捍卫国家安全，政治稳定。适当调整档案管理的开支颈算，提高档案管理人员和技术

15、研发人员的待遇及科研经费，激发工作热情、科研内动力。数字档案的建立及信息化挖掘要基于现代信息技术,尽管我国处于现代信息高速发展阶段，但仍与发达国家具有一定差距，且现代信息技术应用于各个领域的历史新相为滞后，我国档案信息化发展仍任重而道远。要想建设高质量、高精度、高安全的档案数据库需要国家政府档案管理主体单位、档案管理专家和计算机专家从人员培训、技术迭代、方法改革等方面系统的变革，最终实现档案数据信息化、档案管理标准化、档案检索自动化，充分实现档案的价值。(参考文献)(1)陈菁.新型方法在医院档案管理中的应用发展研究(J).兰台内外，2021,(14)：32-34.(2)金波.大数据时代政府治理

16、的“档案参与(JQL).求索，2021,(03):135-143(2021-05-20).https：/doi.org/10.1605943-1008c.2021.03.012.(3)张玉蕾.大数据背景下的档案管理与利用服务研究(J).办公室业务，2021,(07)：111-112.(4)宋敬荣.大数据背景下档案管理信息安全问题及对策浅析(J).兰台内外，2021,(09：29+18.(5)孙洪溥，耿强.基于二维条码的数字化档案信息自动检索系统设计(J).现代电子技术，2021,44(10)：65-68.(6)张玉蕾.大数据背景下的档案管理与利用服务研究(J).办公室业务，2021,(07)：111-112.(7)吴宝康.档案学就论(M).北京：中国人民大学出版社.1988：209.(8)毛章勇.我国档案专业人员职称制度变迂：历程、规律与越势(J).档案学通讯