关于重申规范财务审批单据及流程的通知.docx

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1、关于重申规范财务审批单据及流程的通知各部门、XX事业部：为了进一步夯实会计基础，保证财务付款单据在审核过程中的安全和完整，避免审核过程中发生丢失或人为篡改，现对公司财务审批单据及送审流程作出如下规范：一、单据规范（一）审批单填写规范1、审批单上内容要填写完整，如申请人、申请部门、附件数、是否有借款、退（补）余款、大写金额、付款方式等全部都要填列；2、严禁以任何方式涂改（如：画线涂改、用涂改液涂改和刀片刮挖），若发现有错误，需重新填单；3、审批单据上的大写、小写金额必须相符，字迹清楚，不得涂改。小写阿拉伯数字前应当书写货币币种符号。报销项目及金额大写合计需顶格填写，大写金额是零的要写“零工不能打

2、叉、画圈、不填等，且需全部填写。空白项目的空行需用斜线划掉；4、需标明付款方式，在单据相应的位置勾选转账或现金，现金方式还需签收人在签收人位置签名；5、单据只能用黑色钢笔或黑色签字笔填写，不能用圆珠笔。（二）所附单据规范1、单据齐全、规范验收（1）工程类合同付款工程付款单需乙方盖章确认，其中：预付款，必须附上合同原件与申请金额相符的发票；申请后续进度款，附上相应合同的复印件（由会计人员查证原件并注明原件的位置）、发票、经工程部相关人员、预算管理部相关人员、乙方单位、监理单位签字盖章的工程进度审批表（原件）以及工程进度计算表等资料；申请结算款，必须附上相应合同的复印件（由会计人员查证原件并注明原

3、件的位置）、发票、竣工资料合规证（原件）或工程竣工验收证书或工程竣工验收报告（复印件，需工程部主管人员签署“与原件一致”）、经工程预审小组审批及执行董事签字的工程结算造价审批表（复印件，但需工程预算主管人员签署“与原件一致”）、工程结算确认表或工程结算书（复印件，但需工程预算主管人员签署“与原件一致“）等结算资料；申请工程保修款，必须附上相应合同的复印件（由会计人员查证原件并注明原件的位置）、发票、工程保修验收单（原件）、同时需要提供辅助资料的复印件工程竣工验收合格证、工程结算确认表或工程结算书、工程验收单，但均需参照上述条款，由相关人员核对原件后并签署“与原件一致”方可。（2）经营类合同付款

4、预付款，必须附上合同原件及金额相符的发票；申请进度款或尾款，必须附上相应的合同复印件（由会计人员查证原件并注明原件的位置）发票、合同进度审批表、广告样板、报刊文章复印件、入库或验收证明等其他证明达到付款条件的资料。（3）日常报销一费用支出审批表原始单据合法合规，从外单位取得的原始单据，必须盖有外单位的公章；所有采购物品的报销必须附有送货单、验收单、入库单，并有采购人和验收人员的签字；车队司机报销交通费需附车辆运行费用确认明细表；差旅费报销需附差旅费报销单，差旅费报销单上所有栏目需按日程明细填写报销内容，并有出差人员签字确认;业务招待费报销，需附接待前已经领导审批的业务招待费用审批表；接待申请，

5、在填写XX公司用餐预订单前（不论金额大小）必须先填写XX公司接待申请单，接待申请单经总经理审批后，方可填写用餐预订单，用餐报账时需附审批过的XX公司接待申请单。（4）财务部审核单据注意事项费用支出审批表支付方式填写A费用支出若是转账方式，需填写对方的银行账户信息（单据上没有银行账户信息栏的，可考虑重新修改费用支出表的格式）；B.费用支出若是借款冲账结算方式”处填写“冲借款”,并在“预借款”处填写借款金额并附上相应的借款单，根据实际需要，对“缴回（补付）”本次不适用的项目画斜线。物品采购验收入库单使用联次规范该单据一式三联，第一联“存根”用于仓库留档；第二联“财务留存”用于会计人员进行入库账务处

6、理凭据；第三联“管理留存”用于经办部门报账使用。区分接待餐和工作餐对于外单位的接待用餐，参照前述的“接待申请”执行，经办部门填写费用支出审批表时，尽量避免使用“接待”字眼(如和安全事项相关则可表述为“报XX单位XX时间的安全检查餐费”)，且会计核算时需根据事项的具体情况列入相应的核算科目，如“安全费用”、“营销费用”等其他费用；员工的工作用餐，填写工作用餐申请。物资采购申请单附件要求物资采购申请单所附的附件为报批件的，需提供相应的报批件；所附附件为预算内采购的，需打印出本年该部门该项目的预算表(体现本年预算数、已使用预算数、剩余预算数)并将其用彩笔标注。借款采购报账要求采购室借款人员为经办部门

7、借款采购物品，报账时的费用审批单需由采购申请部门的分管领导签字。2、发票真实(1)付款的发票需是税务局监制的发票、行政事业单位专用收据；(2)发票上印章齐全，发票上需盖有收款单位的发票专用章(代开的普通发票，须加税务机关代开发票专用章，可以不盖收款方发票专用章)；(3)发票上内容齐全。抬头、日期、纳税识别号、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额准确，大小写一致，严禁涂改。发票抬头必须是公司全称，发票抬头和发票专用章必须一致。增值税专用发票上必须要填写收款人、复核和开具人，否则专用发票在税局不予进项抵扣。3、粘贴规范送审的所有单据都需进行粘贴，不得使用夹子、双面胶、订书针等，

8、粘贴好的单据做到不冒边、不成沓、厚薄均匀、规矩平整。粘贴总体原则如下：（1）横向粘贴。在粘贴单上预留装订位置，采用“从下至上、从右到左、先小后大、先短后长”的次序，整齐有序排列，均匀合理分布于整张粘贴单上；（2）时间排列。票据按时间顺序先后排列，先粘贴日期最晚的，按日期顺序向前推移；（3）分类整理。对于一次报销较多种类的发票，请首先按照发票类别进行分类，再按票据时间先后面顺序整理好,按照票据不同类别分别粘贴。备注：具体步骤参照附件“财务单据粘贴具体规范”二、送审流程单据审批流程：经办人一经办部门负责人一相关部门负责人一经办部门分管领导f财务部一财务总监f总经理-执行董事。说明：根据事项审批归口

9、管理原则，经办部门分管领导对报销事项负审核责任，并在财务部审核前完成签批；经财务部审核的单据不允许往回流转，由财务部负责送审相关领导。其中：涉及采购业务的事项，费用支出审批表还需提出采购需求的分管部门领导加签审核。送审流程具体要求如下：（一）由各经办部门填写“合同付款通知单”或“费用支出审批表“，经财务部相关会计人员审核并在财务部书面登记后，由财务部指定的送单人员按照后续流程统一走单审批。为防止已审单据“逆流转”，所有付款单据一经财务人员审核后，经办部门人员不得随意取回，如遇实际情况确需取回，需经财务部该笔接单人员同意；（一）本部财务部及XX财务部需指定专门人员负责接单及统一送单，且需将该指定的送单人员报本部财务部备案。今后各单位所有的付款单据，先在各单位的财务部归集，再由财务部指定的且在本部财务备案的送单员统一递交至公司财务总监处审阅或审批；（三）禁止非公司财务人员将各类付款单据，直接送单至公司领导处审阅或审批。特此通知！附件：财务单据粘贴具体规范样式深圳XX公司有限公司XXXX年X月X日