工程设计档案归档规定.docx

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1、工程设计档案归档规定文件编号:1 .总则工程技术档案(以下简称档案)是设计活动真实的组成部分,是一项重要信息资源和知识宝库,也是设计成品可追溯的依据。本规定适用于全院所有工程设计项目的技术档案管理工作。2 .职责:a.标准档案室负责工程技术档案的归口管理,验收归档的项目文件与质量记录,对已经归档材料进行整理、编目、保管,并办理借阅等工作;b.设计部负责监督所承担项目的工程技术与质量记录归档的执行情况;c.设总负责所主持的工程项目技术文件与质量记录的归档,并对归档文件的完整性负责。3 .措施/方法3.1 凡在设计过程中形成的有保存价值的文字、符号和声缘资料,包括文字报告、数据记录、计算书、图纸、

2、图片、照片、录音带、盘片等均属应归档文件。归档文件按内容分三类:设计依据性文件和资料;设计管理性文件和资料;设计成品文件。a.设计依据性文件和资料:工程设计委托书;建设工程设计合同书;基地红线图;规划、环保、消防等部门对设计要求及审批意见:地质勘察报告;环境影响评价报告;设计方案、初步设计的审批文件等。b.设计管理性文件和资料(过程性文件):合同评审记录表/合同评审会签表;顾客提供资料验证表(含顾客所提供的资料):设计任务通知单;设计大纲/质量计划;工程计划进度表;设计及验证人员破格使用申请表*;假定/空缺设计输入资料申请认可单*;各专业互提资料登记表;设计资料提交表(附提资图);设计评审记录

3、表;校审记录单;设计质量评定表;审图机构施工图审图文字记录; 施工图施工交底记录及纪要; 现场技术服务工作卡: 不合格品处置记录表*; 施工图质量抽查/复查记录*; 竣工验收报告*; 工程项目回访/总结报告*;C.设计成品文件: 方案设计文本; 初步设计文件,包括初步设计文本、概算书、各专业设计计算书、底图和蓝图; 施工图设计文件:如施工图设计说明、各专业设计计算书、底图及蓝图; 设计变更报批单、设计修改通知单和设计修改图纸及其目录等。3.2 归档要求a.归档文件质量要求: 文件规定的签署要齐全; 归档文件不得残缺误损,字迹要清楚,禁止用铅笔或圆珠笔书写。 计算书须整理成册,且设计人、校核人、

4、审核人签署齐全(含日期)。b.归档时间要求 分设计阶段归档; 设计文件在晒印后一周内归档; 计算书及质量记录在该项目阶段完成后一个月内归档;其它应归档文件,如竣工验收、设计质量抽查、工程项目回访等报告在该项工作结束后二周内归档。3.3 归档程序a.设计成品晒印完成后由档案室造册、底图及由设总交档案室交接归档。b.各专业设计计算书由设总收齐后填写“设计计算书归档明细表”(QS311-A)后与档案室交接归档。c.项目文件和质量记录归档时,由设总填写“项目质量记录归档登记表”(QS202-A),逐项清点与档案室交接归档,档案室应在上表上签字确认。d.归档文件/资料不符合质量要求时,档案室有权拒收。档

5、案室应通知有关人员限期改正后归档。3.4 档案管理3.4.1 档案室在收到归档的文件后,对工程设计图纸和文字材料进行分类整理,按类立卷,卷内材料要编目,并逐页编顺序号,装订成册,登录入库。3.4.2 设计文件归档后,在施工过程中产生设计更改时,所形成的有关文件均应及时补充归档。3.4.3 档案的保管期限保存期分永久保存、长期保存和短期保存,其中长期保存期为15至20年,短期保存期为5至10年。工程设计档案文件保存期按下表执行:序号归档文件保存期限1建设单位项目批准文件长期2设计合同或设计任务委托书永久3规划部门批准的用地范围和红线图短期4方案设计审批意见短期5初步设计批复文件短期6消防、环保、

6、交通、供电、供水与市政等部门审核单短期7工程地质勘察报告永久8施工交底记录短期9方案设计、初步设计、施工图设计图纸和计算书永久10概预算书短期11设计质量评定材料短期12有关的测试资料长期13设计修改及补充通知单永久14施工技术核定单长期15工程来往文件长期16质量事故情况及处理报告长期17工程施工验收材料长期18工程回访记录短期19质量体系运行记录短期20优秀设计申报材料短期3.4.4 档案借阅a.归档后的项目技术文件不外借;b.设计人员可以到档案室借阅本院设计成品文件,但工程设计计算书原则上只可由原设计人借阅,其他人员须经技术经营部主任/院长签署后方可阅看和办理借阅手续,借期最长15天,逾

7、期办理续借手续:c.借阅设计成品蓝图借阅手续同b,借阅期限一个月,借阅人不得在归档档案上书写和修改,更不得污损归档文件/资料:d.借阅技术文件档案超过规定时间,档案室应催促借阅人归还,必要时可书面报告各部门负责人:e.本院人员不得私自出借或翻印,转让任何档案资料给其他单位和个人,违者按泄密论处。3.4.5 对已归档的工程技术档案,应在技术经营部指导下,不定期进行签定和清理,以保持技术档案的实用性和有效性,需清理/销毁的技术档案,要填写“文件和资料销毁登记单”(QS201-B)经技术经营部主任审核、院长批准后执行,销毁记录由档案室保存。4.记录质量记录归档登记表(QS202-A)文件和资料销毁登记单(QS201-B)设计计算书归档明细表(QS311-A)

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