XX区数字档案管理服务系统项目采购需求.docx

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1、XX区数字档案管理服务系统项目采购需求一、采购内容序号名称单位数量备注1XX区数字档案管理服务系统套1按照“2N2”的档案工作数字化改革工作体系架构和“X里数字档案”应用建设框架和区域档案管理服务一体化平台的要求。二、系统技术要求2.1总体技术要求1、应用系统能够基于国产技术平台稳定运行。2、平台需采用跨平台、标准的、开放的、技术成熟的、先进的应用集成技术进行系统建设。安全高效，功能完善，结构合理，易于扩展，高度自动化，充分考虑到系统今后纵向和横向的平滑扩张能力。3、系统操作简单直观，使用维护方便，符合一般业务工作的习惯，能够适应需求调整和应用范围的扩大，具有开放性、扩展性和易于二次开发的特性

2、。4、系统架构中各层应采用成熟的、符合技术资信标准、综合性能较好的Web中间件产品，适应于主流数据库、操作系统以及中间件，合理分配和控制系统资源，性能稳定，运行高效。2.2系统功能需求2.2.1数字档案管理服务系统数字档案管理服务系统项目建设内容为深化档案工作数字化改革，加快档案资源数字化转型，加大区域数字档案管理服务系统应用，实施档案行政智慧监管,完成技术融合、业务融合和数据融合，实现馆室数据互通、互联。主要包含业务工作台、驾驶舱、数字档案室、查档直通车、X政钉小程序设计、档案馆综合业务、档案局综合业务、能力中心和系统服务等。2.2.1.1业务工作台档案业务工作台为各类平台用户提供个性化信息

3、、待办、统计、服务等内容。档案业务工作台根据登录用户所属角色不同提供个性化小组件进行自由搭配。2.2.1.1.1待办事宜提供任务审批、借阅审批、监督指导等档案工作待办的集中处理。提供不同类型的待办显示、待办时限提醒、超时预警等功能。2.2.1.1.2咨询公告可实现直观显示跟本人相关的咨询和公告管理功能，便于及时办理相关的答疑和公告情况处理。使用者有档案局馆工作人员、档案室工作人员。2.2.1.1.3归档看板归档不齐、归档不准确、归档不及时情况进行汇总并预警，直观动态显示，并可通过点击直接进行办理。2.2.1.2数据看板数据看板模块基于档案的业务特点和多部门复合需求，建立高效的数据指标体系，用先

4、进的事件模型抽象用户行为，提供多维度、多指标的交叉分析能力，全面支撑一体化平台的数据分析需求，驱动业务决策。同时，系统还提供可视化的自助式分析，并提供多种数据处理方式。驾驶舱包括归集看板、监管看板、档案利用看板。2.2.1.2.1归集看板含档案室档案各类别、应归档、已归档、未归档的档案数据，档案总体数据总量，档案馆接收数量情况，数据备份情况等。2.2.1.2.2监管看板含年检情况、统计、排名，监管频次、数字档案室创建情况、档案人员情况、任务智达完成情况及排名，三合一制度审批情况等。2.2.L2.3档案利用看板全宗利用热度排名、查档人、好评率、响应率、查档发起数、查档受理数、查档总数、利用目的情

5、况、查档单位类型等情况展示。2.2.1.3数字档案室2.2.1.3.1部门预归档部门预归档提供给各部门档案员进行电子文件收集、预归档、移交综合档案员等功能，该模块提供给无业务系统对接的账外文件、录音文件、录像文件、数码照片等文件收集与预归档。对于电子公文系统自身包含电子文件收集和预归档的系统，因其系统内部已完成电子文件预归档工作，因此仅需通过接口形式将符合GBT39362-2020党政机关电子公文归档规范或政务服务事项电子文件归档规范DAT85-2019）移交包推送到本系统进行数据交换。文件收集整理：实现文件元数据导入、著录、批量修改、批量删除、报表打印、文件挂接等功能。目录著录：支持“值继承

6、”“复制”等便捷目录生成功能，具备对输入值的属性、正则表达式验证功能，提高数据录入的质量。同时支持回收站功能，提供已删除记录的还原和彻底删除。文件导入：实现批量导入条目功能，实现文件快速归集管理。支持不同文件类型的目录导入，在导入时系统会自动对导入的数据进行初步质量检查，包含字段是否为空、长度是否正确、内容是否符合等自动进行检查,如不符合者会自动生成检查报告，数据按照报告的要求整改后才能再次导入。文件挂接：实现文件单个文件上传、文件夹批量上传、在线新建文件夹等功能，实现电子文件快速与目录匹配管理，自动生成挂接报告。在挂接时，可按照档号等相关唯一对应字段进行挂接，确保挂接的准确性，使用文件切片、

7、多线程断点续传方式提高挂接效率。封装固化（存档信息包）：将完成组件和编号的拟归档电子文件及其元数据封装成存档信息包。通过可信时间戳和数字摘要等技术手段生成验证信息，确保其可追溯。文件移交：整理完成之后，由电子文件形成或办理部门向档案部门移交存档信息包。2.2.1.3.2综合档案室正式归档档案部门接收电子公文形成或办理部门提交的存档信息包，除本系统移交的账外文件、录音、录像、数码照片外，还包括电子公文系统提交的存档信息包。综合档案室正式归档由综合档案室档案员完成，在正式归档时先对部门预归档的档案办理清点，再对存档信息包进行四性检测，对检测不通过的存档包退回给部门档案员；对于检测通过的存档包办理清

8、点等交接手续。提供查看归档日志功能，查看指定时间范围内正式归档数据情况与失败日志。电子文件经过综合档案室正式归档后，形成电子档案，从而开启档案生命周期第一步。2.2.1.3.3档案管理2.2.1.3.3.1室藏档案实现对室藏档案目录、电子原文的综合管理功能，包含各种室藏档案类别管理、目录权限管理和目录清单管理等，同时也可实现对电子档案、扫描影像副本、数码照片、音频视频档案的管理。要求可以实施分类管理功能，可按照各类数字档案资源库来源、时间、数据类型、开放程度、保管期限等要求实施分类管理。结合Al文本聚类算法，根据文件内容的特征自动预测适用的标签。2.2.1.3.3.2已进馆档案实现对进馆后档案

9、目录及电子原文的查询。同时也要求可以实施分类管理功能，可按照各类数字档案资源库来源、时间、数据类型、开放程度、保管期限等要求实施分类管理。2.2.1.3.3.3标签管理按照标签对不同类别档案进行查看，支持根据特定需求进行标签组织，包括新增、合并、删除、更新。2.2.1.3.4专题库管理根据工作需要，将不同载体形式、不同门类的档案信息，便捷地以专题数据库形式展现，同时不打破原有的档案数据管理形式。通过精确检索，结合标签库灵活配置专题库数据范围，建立逻辑层面上的专题档窠。原始档案数据变动时，可按照专题条件一键同步专题数据。2.2.L3.5档案借阅审核具有对各类档案电子查阅、实体借出情况的审核功能。

10、利用者通过查档直通车对档案进行利用申请，综合档案管理员进行审核。审核通过的档案可以在有效期内开放给利用者查看电子文件。对于需要实体借阅的档案，系统提供借出、归还和超期提醒功能。借阅审核支持流程管理，借阅单将按照既定的工作流设定发送给各环节审核人员。支持实体借阅和电子借阅的统计功能，并形成年度利用统计表汇入全宗卷材料中。2.2.1.3.6档案编研可对各种编研材料进行集中管理，包括录入、修改、删除、查询、归入全宗卷。通过可视化信息编辑工具，实现在不破坏图片、常见格式表格等原始状态情况下的插入，具有信息添加、复制、粘贴、导入、导出、编辑等功能。2.2.1.3.7档案到期鉴定对保管期满的档案进行处置鉴

11、定，鉴定结果有：续存、销毁。对续存的要保留原保管期限并更新新的保管期限，鉴定为销毁的加入待销毁列表。鉴定为销毁的记录，可自动创建档案销毁鉴定任务，打印销毁清单。汇总鉴定年度报表，并自动归入全宗卷。2.2.L3.8档案开放审核确定档案是否开放，审核后可以打印相应的开放情况统计表和开放目录。支持审核步骤自定义配置，记录各鉴定审核节点日志，并可查看。在各审核节点均可对审核值进行修改、退回，且支持对鉴定结果进行固化保存。搭配基于文本分类、档案文本预处理、档案特征权重选择、算法模型选取等技术，通过对大量已开放审核的海量电子档案开放审核成果的输入，训练出一个复杂的深度神经网络辅助开放鉴定算法模型，利用训练

12、好的模型，推断出待开放审核的数字档案数据得出档案开放审核的结论，自动推荐其开放与控制的标识。2.2.1.3.3.9档案移交完成档案馆移交任务，对移交数据进行数据质检、提交档案馆接收人员进行审核、按意见对数据进行整改、四性检测及移交包封装，调用IRS电子印章，对生成移交登记表进行签章，待档案馆接收完毕后，将生成的移交接收登记表自动归入该单位全宗卷中。2.2.1.3.3.10档案统计对数字档案室人员情况、馆（室）建设面积、基础设施设备情况以及各门类历年和新增档窠数量等数据的统计。系统自动汇总数据，生成机关/企业档案室基本情况年报、年检登记表各指标项结果。调用IRS电子印章，将经过分管领导确认的年报

13、及年检登记表进行签章，并归入该单位全宗卷中。2.2.1.3.311全宗卷管理通过系统获取各流程节点信息，形成全宗卷并可打印。全宗卷管理按照全宗卷规范（DA/T12-2012）要求。包括全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类、综合全宗卷的文件材料的管理。2.2.1.3.3.12人员机构管理管理本单位组织结构及人员名单,支持按照IRS组织架构用户体系（X政钉）导入人员机构。按部门展示单位档案人员基本信息，包含但不限于以下信息：单位、姓名、年龄、学历、职称、编制、档案工作年限。并将本单位在职职工与X政钉账号进行绑定。2.2.1.3.3.13三

14、合一管理档案室维护本单位分类方案、归档范围和保管期限配置表。当归档范围和保管期限进行变动时，需提交档案主管部门进行审核。审核通过后，该配置表将作为规则辅助档案员判断文件归档属性。2.2.1.3.3.14库房建设情况对本单位档案库房基本情况进行维护，包括库房结构示意图的上传、库房温湿度采集与库房安全检查等功能。上传库房的基础配置情况照片。档案主管部门可对档案室库房情况进行审核，并纳入监管。2.2.1.3.3.15设施设备建设情况提供对档案室各类设施设备配置情况，箱柜长度，消防温湿度监控，消毒设备，防磁柜，机房服务器，防火墙，交换机等信息化硬件设备的填报功能，形成表格，产生统计数据，供档案主管部门

15、进行监管。2.2.1.3.3.16档案业务外包项目管理面向XX区域内立档单位对档案业务外包项目开展备案登记，包括档窠业务外包项目名称、项目类型、承建单位、项目周期、具体要求及上传附件（如合同、保密协议等）。建立用户对档案服务机构（档案中介公司）服务评价（包括安全、质量、服务工期三方面），综合评价排名向用户公开。2.2.1.4查档直通车共享数据发布：支持各单位数据发布时控制共享角色、设置共享权限，支持档案以专题、编研成果等形式发布。共享利用服务：实现无纸化受理登记功能，支持目录检索、全文检索、分类查看、在线阅览、档案协查与办理功能；与X政钉做接口对接，审批流程环节,通过X政钉进行任务提醒，同时提供任务提醒列表配置功能。电子出证：按照XX省国家综合档案馆档案电子出证业务规范（试行）要求，对接省国家综合档案馆档案电子出证平台实现在线出证。统计分析：可利用统计功能实现访问情况、档案数据、利用情况、审批情况、办理及时率、分类利用等情况的统计，支持自定义统计，灵活选择统计方法和方式，如查阅统计可以按照人、部门或者档案目录分类进行不同的统计。办理评价:可依据统计办理效率、协查效率等,在业务结束后进行打分评价。2.2.1.5X政钉小程序设计办理介绍信：具备介绍信办理在线登记功能，可通过“X政钉”发送待审批消息提醒，系统内嵌介绍信模板，通过的申请根据模板自动生成介绍信并返还给申请人。我