商务接待全详细流程.docx

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1、商务接待流程及规范一、目的为了树立公司良好形象，不断加强公司竞争力，扩大对外联系和交流，规范公司相关接待工作，形成标准化的接待工作程序，特制定本流程。一、范围适用于公司各种接待工作及相关部门三、管理商务部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；四、商务接待规格及标准定义接待级别高级接待业务接待普通接待适合人员政府官员、专家教授、重要客户以及等对公司发展影响十分重大者,以及其他同级别人员地方机关一般工作人员、合作单位中层领导,或其他比较重要的领导汴协单位、中间商、供应商、普通商务类考察人员、技术人员等；接待人员董事长

2、、总经理以及各相关单位主要负责人对口的公司分管领导,各相关单位主要负贡人接口业务人员、部门经理车辆公司高级轿车或租用高级专车公司轿车商务车或出租车交通商务部根据情况预定火车或飞机票.费用由来宾自理；特殊情况经公司董事长、总经理签批后由公司支付商务部根据情况预定火车或飞机票,费用由来宾自理；特殊情况经公司董事长、总经理签批后由公司支付展据来宾需求预订,费用由来宾自理住宿住宿标准四星、五星级及以上酒店.费用来宾自理,特殊情况由公司支付住宿标准四星级、经济型酒店,或按来宾需求安排.费用来宾自理,特殊情况由公司支付可按对方人员要求协助订购,费用来其自理馁饮按实际花费报销不高于IOO元/人徵与公司高管同

3、规格用慢会议用品准备欢迎词、议程表、投影仪、电脑、纸笔、公司资料、欢迎词、议程表、投影仪、电脑、纸笔、公司资料、纸笔、公司资料茶歇用品瓶装水、茶水、水果、香烟板装水、茶水、瓶装水商务礼品公司领用公司领用公司领用送行董事长、总经理以及各相关单位主要负责人各相关单位主要负责人相关对口接待人员五、商务接待工作具体流程及职责分工流程时间点工作模块具体内容责任部门准备阶段提前三到五天或更早主题沟通、议题确认了解本次商务接待、商务陪同的目的。如项目洽谈、签约、参观、认证、审核、指导、考察，技术交流座谈、企业学习等等；申请部门确定接待标准、拟定接待计划根据来访或陪同的目的，明确接待的标准，并根据双方的关系和

4、利益、对方公司规模、采访人员级别、所谈事情的重要程度,拟定接待计划，提供经费列支。申请部门来访人员信息收集确定接待人数。以及来访者姓名、职务、性别、年龄段等信息。以便后续餐饮、住宿、晡壬礼群备：香沟幕否有民族、刃槽.Stff.莓忌等恃枝杏荥：申请部门会议时同、行程确认明确出发日期、时间逗备时间J以及返程日期、时间J；方便接待和陪同的惟备丁作布考.以及酒店、徒饮的福妁：申请部门议、洽谈资料准备参观讲解稿以及会议及洽谈主题PTT、样品等准备；综合部门交通安排明确交通工具,自驾或是飞机、动车、商务车、接车等。商务部食宿安排是否需要早餐、午餐、晚餐？路途中是否需要零食、点心？是否过夜需要安排酒店？商务

5、宴请：确定参会人,宴请标准要确定预算,从外地来的是否要安排旅游计划；商务部细化流程,准备B计划细化参观、出行等接待种类的流程.颗垃度做到越细越好,并准备B计划；商务部其他物资准备现金、充电宝、雨具等行政部启动阶段提前至少一天启动来访接待流程启动流程：提交客户来访接待申请,确定好会议信息后将计划共享给部门,任务分配具体到个人去完成会议的准备工作。申请部门会议议程提醒会议议程制定：推送至所有参会人员，提醒会议时间、地点和着装等；商务部提前告知提前告知来访人员公司的具体地址、定位、议程安排、天气情况、大概的车况，路况等商务部门当天，引导阶段当天客户抵达（前）会议提醒再次推送会议通知，提醒我司参会人员

6、做好相关准备；商务部会议室检查确保会议室环境整洁、温度舒适冷气、暖气、光线明暗。准备好相关纸质资料、纸笔、茶水杯、水果、电脑、投影设备、PPT、摄影摄像设备并调试好根据需要制作领导席签、宣传材料、宣传视频、宣传横幅、欢迎牌等。会场布置,桌椅摆放、文具摆放、横幅悬挂、欢迎牌、指引牌、座位牌等行政部会议周边环境检查检查会议室周边环境、办公环境、整体公司环境整洁营造良好的完围行政部沪嬖施达“人员接待、5）根据不同接待标准,提前安排有关领导、接待人员到车站、机场、酒店、企业大堂等迎接。如有需要准备接送牌、鲜花等。做好相关接待的准备工作,路途中简单向来访者介绍参观的流程,可以提前做好功课,和来访者谈论天

7、气、住宿、特色地方商务部接待中工作会议进行环节醺蜴，审狗火井锡工介绍领导嘉宾T领导致辞欢迎一主题内容讲解一讨论互动环节T总结陈词T会议纪要整理简办部参观环节柏照、捉影等官佶素根后即力采V5日时,根据我们的橙特目标采确定如景起展不敢新By产星或取新我木改雄厚的资本,对于展示的内容展示的版序展示的设计都需要提前准备好。留下一个深刻的印象。提前确定好地点,参观顺序,如参观车间需提前和厂长沟通.哪些地方可以参观可以拍照,涉及到保密性有些地方不能拍照,参观时如有需要准备护目镜、憎子鞋套等等商务部市忸部材准备留名片、加撤信拍照背景需要提前准备：提前选好地方（公司正门、会议室、展厅等,刻意引导.让摄影师抓拍

8、,拿到漂亮的宣传材料商务部备好名片，尽量留下电话、微信，做好后续资源糙备；接待结束返程做好来访人员返程安排商务部收尾阶段接待后一天接待后经给总结接待后有取得的重要信息要第一时间反馈给领导.并做好经验总结。综合部门3传报道倒立企业品牌形象,提高企业竞争力市场部会议资料合档客户来访接待申请、会议纪要的合订存档商务部六、客户来访接待申请表申请部门申请人交流内容要求参与部门或陪同人员访客信息来访公司名称姓名性别职位备注到次柚到达信息tH岩时间到达时间帖加（旺蛆如葡“典开口日日接待级别高M块结音宣培待接待要求希田接待阻!接机场火车站公司一楼大厅其他其他要求需要鲜花迎接需在迎接地点欢迎车型有特殊要求礼品类

9、别特色礼品商务随手礼文化类工艺品类生活类其他礼品礼品名称礼品数量礼品金额送行人员送彳涉E送达地点费用承担（部录像拍照翻译U）会议纪录其他其他要求部配合部门及人员口经理审批总经理审批董事长审批签字：签字：签字：日期：日期：日期：七、其他事宜：1、商务接待结束后，需尽快将票据报帐、核销借款，并向礼品管理人员退还未用完的烟酒进行销帐处理。2、进行信息汇总和费用统计，并对客户来访接待登记表内容进行补充后归档。3、将接待客户过程中收集到的信息，以及接待客户所发生的各类费用报至相关负责人。4、各部门相关负责人对信息进行筛选和跟进，并安排人员定期回访。四、接待注意事项：1、如在接待过程中需要请相关部门人员协

10、助或出席时，需提前通知相关人员：2、接待人员在接客户来公司时，出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备。4、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去会议室了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决。5、客户临走时，接待人员需提前准备好车辆，不可出现客户等车的现象。6、对下午来公司参观的客户,应尽量让其在中午午餐后稍做休息再来公司，或提前备些速溶咖啡或茶水。八、附录附录1：搦帮1.仪I、形象义2、电话礼仪3、迎图1.仪4、介绍礼仪5、握手礼仪6、交换名片礼仪7、用餐礼仪8、行进和引导礼仪9、颁奖礼仪10、送行礼仪附录2:来宾座次安排1、座次2、宴会座次3、大型演出座次安排4、乖车座次安排附录3:重要接待活动-签约仪式九、附表1、商务接待规格及标准定义2、商务接待工作流程3、客户来访接待申请表4、台短信发送5、接待日程安排6、公司简介参观路线及解说词7、园区餐饮、住宿指南