房地产开发企业档案资料管理系统.docx

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1、房地产开发企业档案资料管理系统一、总则第一条：为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，特拟订档案管理办法。二、档案的分级负责与归口管理第二条：本公司的档案管理为“两级分工管理制”即公司为“一级管理”由综合部部负责；各职能部门为“二级管理”，由各部门自行负责。第三条：鉴于本公司的归档文件资料面广、量大，因此必须分工归口管理，具体分工管理如下：1、公司一级管理归档范围：(1)部门(含部门)以

2、上的各种计划、方案、规划。(2)部门(含部门)以上的各种总结、报告。(3)部门(含部门)以上的各种重要通知、通报。(4)部门(含部门)以上的各种文件、纪要、大事记。(5)各种协议书、合同书。(6)各种工程图纸底图。(7)各种设备档案及说明书。(8)各类工程检测、鉴定报告。(9)公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。(10)公司各种审计报告、资产评估报告。(11)公司各种管理规章制度。(12)公司各种注册、登记证件、政府批文。(13)公司各种法律、公证文件。(14)公司各部门经理人事档案(其余员工的人事档案由人事主任保管)。(15)有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪

3、式和社会活动的图片资料及电视资料片。(16)公司发展大事记。(17)公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。(18)公司通讯O2、部门二级档案管理归档范围:(1)公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。(2)公司、部门及职员的各种总结、报告。(3)公司、部门及职员的各种重要通知、通报。(4)公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。(5)公司的各种管理制度。(6)其它各种职能业务性文件资料等。三、公司档案分类表类别细目名称编号基本范围经营管理类经营决策OOOOOO公司规划，重大经营战略性决策，公司发展规划，方案目标管理等。计划工作000000公司中长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计

4、划管理工作。统计工作000000各种统计报表，公司综合性统计分析工作等。公司管理000000公司行政管理、各种管理制度。财务管理000000资金管理，价格管理，会计管理，资金流通管理。物资管理000000物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。楼宇租赁、售租000000市场分析，客户调查，楼宇销售，广告宣传，售后服务工作等。行政管理类行政事务000000公司综合性行政事务工作，司务会议，总经理办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。安全保卫-000000消防，保卫等。法律事务000000合同管理，涉外法律事务等。审计工作000000各专项审计工作活动等。人事管理000000干部管理，工人招

5、聘、录用、调配工作等。劳动管理000000劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。培训工作000000职工在职培训，管理干部开发等。档案和信息管理000000公司档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。医疗卫生000000员工防病治病，计划生育工作等。后勤福利000000员工生活福利，宿舍等。外事工作000000公司涉外活动等。生产技术管理类生产调度000000生产组织、调度指挥工作等。质量管理000000公司质量管理，楼宇质量检测和质量控制工作等。能源管理000000能源消耗定额管理，功能降耗工作等。安全管理000000安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等

6、。技术管理000000新工程开发，技术成果管理，技术引进，技术创新和采用新技术，合理化建议等。环境保护000000环境保护检测与控制，污染治理等。计量工作000000各种计量检测工作。标准化工作000000公司标准化管理工作，各种标准档案。生产类产品类细目名称按工程项目或建筑项目设置000000同一工程项目内，包含工程的勘探测绘图、总体规划图、各类设计图、施工图、水电图、竣工验收和工程创优的全过程。设备仪器设备仪器档案细目名称000000同一设备仪器类，含设备购置安装调试、运行，维护修理各设备管理等全过程。类按设备种类设置注：编号解释说明，（公司）（类别）（年份）（细目名称）（月）（日）（编号

7、）四、档案的保管工作第五条：档案的保管工作必须按规范进行科学管理。其程序如下：（一）归档程序：（二）保管程序:第六条：归档的文件资料，必须根据其性质区别密级（秘密、机密、绝密）和保管年限（短期、长期、永久）进行分类立卷。第七条：必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法。（一）凡属公司一级管理的档案（1）借阅一般档案资料由综合部部长批准。（2）借阅秘密档案资料由总经理助理批准。（3）借阅机密档案资料由副总经理批准。（4）借阅绝密档案资料由总经理批准。（二）凡属部门二级管理的档案（1）借阅一般档案资料由部门文员办理。（2）借阅秘密档案资料由部门负责人批准。（3）借阅机密档案资料由总经理助理批准。（

8、4）借阅绝密档案资料由副总经理批准。（三）凡借出或归还都必须健全登记和注销手续。第八条：对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经综合部部长鉴定后，副总经理审核，总经理批准，并进行登记后予以销毁。第九条：档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等维护性工作。第十条：档案管理员应建立借（查）阅登记本，按文件名、借（查）阅日期、归还日期等内容填写，并由借（查）阅人签名。第十一条：档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报人事行政部经理，重要问题应及时上报总经理。第十二条：要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容。第十三条：档案柜钥匙不得随身携带，

9、应妥善保管。第十四条：对档案、文件的机密内容，保管人员要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。第十五条：档案管理员要经常清理档案柜卫生，要做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。五、借阅人员第十六条：为确保档案机密程度，档案资料只供本公司员工借（查）用，一般档案借阅期为七天，较重要档案为三天，重要档案不许拿走，在档案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借（查）阅，必须经总经理批准方可。第十七条：借（查）阅人对所借（查）用一般性档案资料，须妥善保管，不得转借、拆散、抽出、复印或在文件上涂改。六、附件第十八条：每半年综合部组织相关人员对各级档案管理进行检查评分，90100分的档案管理人员记小功（奖励三天基本工资），8089分嘉功奖（奖励一天基本工资），7079分为合格不奖不罚，60分以下为不合格，不合格者记小过（罚三天基本工资）并通报批评。第十九条：本管理办法由总经理批准后实施，由综合部监控及实施。