事业单位W局业务层面内部控制合同管理.docx

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1、事业单位W局业务层面内部控制合同管理一、合同业务综述本手册旨在规范合同管理中的各项具体工作，促进单位加强合同管理，以规避法律风险的发生，确保经济活动合法合规地开展。本手册所称的合同管理”是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。1 .适用范围适用于W局及下属行政事业单位。2 .主要职责分工（1）各职能处室职能处室负责按照单位的规定对合同对方的资质、资信等情况进行调查，并对调查资料妥善保管；负责收集合同谈判相关资料，并组织进行合同谈判，对合同谈判中的关键信息进行记录；负责根据国家及单位相关规定,合同谈判的内容拟定合同文本并递交至相关职能处室审核审批；负责对合同

2、履行情况进行跟踪，发现问题及时向相关职能处室及领导汇报；参与承办合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作。（2）合同归口管理处室负责建立和完善内部经济合同管理制度；负责参与重大合同的起草、谈判、审查和订立；负责管理合同专用章；负责参与或组织合同纠纷的调节、仲裁、诉讼活动；负责对合同进行登记和归档；负责检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行。（3）财务处负责组织做好拟签约对象的资信调查，由拟签约对象提供资信证明,由相关职能部门负责核实报财务处审核；负责对合同中的结算条款进行审核；负责按照合同条款的规定组织做好协议款项的收付工作。（4）政策法规处室负责做好所签

3、署合同协议的规范性、合法性审核；负责监督、指导各职能处室起草及修订合同协议文本，负责参与重大合同协议的谈判；协助单位相关职能处室处理合同协议中的纠纷；协助各职能处室依法签订、变更和解除合同协议。二、合同业务控制流程本流程主要明确了W局合同流程的各个节点、岗位分工、管控要求，并对流程节点进行详细说明，同时，对合同的起草、审查、审批、签订、履行、监督、存档、结算等重点管控合同的流程节点、岗位分工、管控要求进行了规范。1 .合同管理流程图（示例）合同管理流程承办部门财务处法规处分管局领导办公室局长财务室宜教中心tfrWIfl机令敬德.接 的定条件向裁期修 务处提出付款申市办理资金结WM 也岑叵朝叵:

4、,持经济合同审核总 和合同文本办我届 拿手就市直合同笠件与合月用卬2 .合同管理流程节点简要说明节点涉及部门或岗位流程简要说明输出文件Al承办部门起草合同文本，提出申请，填写经济合同审核单。21万元以下的为简易合同，由承办部门（单位）负责人审定。B2财务处审核。C2法规处审核。D2分管局领导审批一般合同，审核重大合同报局长审批。F2局长对重大合同进行审批。B3财务处办理经济合同盖章手续。E3办公室提供合同用印。4承办部门组织合同实施并按合同提出付款申请。G4财务处按约定条件及审批情况办理收付款结算。A5、B5、H5对合同文本、审核单及其他证明材料进行存档管理。3 .关键流程节点详细说明流程节点

5、：Al控制活动名称：合同订立起草说明：（1）承办部门在订立合同前，应严格审查对方当事人提供的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等相关证明材料。杜绝与无资质的自然人、法人及其他组织签订合同。（2）合同内容应完整，合同的基本要素应齐全，即标的、数量、质量、价格或报酬、履约期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款应当明确具体，文字表达严谨。（3）承办部门向财务处送审合同文本，除提供经济合同审核单及合同文本原件外，还应提供以下相关材料：通过政府采购方式产生的合同，需提供招投标文件、中标通知书或招标纪要等相关材料。其中以询价方式采购的，需提供由询价人签字的询价记录；以本单位内部

6、招标方式采购的，需提供参与人员签字确认的招标情况说明；不适宜招标的项目需提供经相关领导审签的情况说明；相关预算下达文件；其它前置性材料及补充说明。合同金额20万元及以上或关系群众切身利益及全局重要利益的合同，需提供与合同所涉事项的决策审批文件或会议纪要。（4）承办部门要严格审核合同内容。（5）合同订立应采用书面形式，采用双面打印、胶装或骑马钉装订方式。流程节点：A2、B2、C2、D2、F2控制活动名称：合同审批权限说明：原则上，各项合同应按照W局经济合同管理办法的有关规定，履行事前审批程序,并附上相应的事前审批文件。合同审批权限：（1）必须签订经济合同的事项及金额下限物品购置、印刷、建设工程、

7、修缮等经济活动，合同金额在5000元及以上的，原则上必须签订经济合同。房屋、土地和其他重要资产、设备的出租出借，必须签订经济合同。政府采购活动必须签订经济合同。（2）经济合同的审批权限合同金额在1万元以下的为简易合同，由承办部门（单位）负责人审定；合同金额1万元及以上、3万元以下的为一般合同，由分管业务副局长、财务处审核，并由分管局领导最终审定；合同金额在3万元及以上的为重大合同，由财务处、分管局领导审核，报局长审定；（3）采用国家标准合同文本或我局统一文本的，可不经法规处审核。流程节点：C3、E3控制活动名称：合同签定程序说明：（1）对方盖章后，承办部门持完成审核程序的经济合同审核单及合同文

8、本到办公室办理编号、用印。（2）局办公室负责按照简易合同、一般合同及重大合同分类制定合同编号规则，并登记合同编号、对方名称、主要事项、金额、经办部门（单位）和经办人等合同要素。（3） “W局合同章”由局办公室负责管理。合同文本用印前，印鉴管理人员应认真审核各项手续是否齐全完备,合同落款处的甲乙双方名称、法定代表人或委托代理人签字、签署时间、联系电话等合同要素是否齐全。单份合同文本达两页以上的，必须加盖骑绛章。（4）局办公室印鉴管理人员定期将已经用印生效的经济合同审核表单、审定文稿、合同正本及各类证明材料移交至宣传教育中心，流程节点：A4、C4控制活动名称：合同履行与支付说明：合同签订后即具有法

9、律效力，双方当事人应当全面履行。（1）承办部门经办人员，按合同约定条款组织实施。（2）承办部门的合同管理人员，记录合同执行情况，定期（至少一个季度）对本部门的经济合同进行清理，提示合同经办人员和对方单位及时履行合同，避免合同违约。（3）财务处对经济合同执行情况进行监督检查，确保保质、保量按期完成经济合同约定事项。（4）合同执行过程中发现对方履约困难、可能违约或已经违约的，承办部门应及时向财务处和本部门分管领导报告，及时研究变更、中止合同和追究对方违约责任等事宜。因本单位原因可能违约的，承办部门须在实际违约发生之前向发展与财务处和本部门分管领导报告，及时采取变更、中止合同等措施，最大限度减轻本单

10、位责任。（5）变更或解除合同的，应填写W局合同变更申请表，按照规定的审批权限进行审批。（6）承办部门按照合同约定条件向财务部门提出收（付）款申请。财务部门根据经济合同文本及相关部门审批情况办理资金结算。遇下列情况之一时，财务部门有权拒绝办理资金结算:未提供与拟付款金额等额合规发票或者收据的；合同审批手续不完备的；资金结算单位与合同对方当事人名称不一致，且没有相关文件证明其合理合法性的；其他不符合资金结算条件的。（7）合同履行发生纠纷处理承办部门（单位）应与对方协商处理。比较重大的纠纷协商后无法解决的，承办部门（单位）应与局财务处、法规处协商提出是否提起仲裁或诉讼的意见，报局领导或者局专题会议研

11、究决定后实施。合同承办部门（单位）在履行合同的过程中，发现对方涉嫌合同诈骗的（如合同对方提供假票据、假营业执照、假身份证等），应立即采取果断措施通知局财务部门停止合同款项支付，并向局领导报告，由局领导或者局财务联席会议批准后向公安机关报案。（8）其他事项未经授权私自以机关处室和事业单位名义对外签订经济合同，或在经济合同签订过程中故意或过失审查不严,造成我局重大经济损失或其它损失的，我局将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政与经济责任，触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。流程节点：A5、B5、H5控制活动名称：合同存档说明留3份合同正本，宣传教育中心和承办部门（单位）各存档1份,1份由承办

12、部门（单位）随报账单存财务部门。宣教中心将已经用印生效的经济合同审核表单、审定文稿、合同正本及各类证明材料长期保存。三、合同业务风险控制矩阵本模板列示部分风险控制矩阵如下：g=流程节点控制目标风险与影响控制措施控制活动负责人岗位控制实施证据控制文件依据5.1合同审合同符合本单缺少清晰、合理承办部门是经济合同的责任部门，其主要职责：承办部门负W局经查起草位发展和业务的合同管理分L负责经济合同文本的起草、拟定、送审、报批责人济合同管目标工,不能准确、等工作的部门。理办法客观反映合同2.订立和履行经济合同的责任主体，是经济业的管控,可能导务事项的具体经办部门。致各单位责任3.合同第一责任人是承办部门

13、（主要负责人。要混乱,缺乏有效对合同内容的真实性、程序的正当性负责。管控,造成经济4.合同经办人应直接承担经济事项市场调研、损失。招标谈判等工作。g=流程节点控制目标风险与影响控制措施控制活动负责人岗位控制实施证据控制文件依据5.2合同审设置合理的审没有设置合同1.签订合同事项的金额下限承办部门负经济W局经批权限批权限的审批权限,或物品购置、印刷、建设工程、修缮等经济活动，责人合同审济合同管者权限设置不合同金额在5000元及以上的，原则上必须签订财务处负责核单、理办法合理，可能导致经济合同。人工作请管理职责不明房屋、土地和其他重要资产、设备的出租出局领导示等相确。借，必须签订经济合同。应的审政

14、府采购活动必须签订经济合同。批单和文件g=流程节点控制目标风险与影响控制措施控制活动责人岗位控制实施证据控制文件依据2.合同的审批权限合同金额在1万元以下的为简易合同，由承办部门（单位）负责人审定；合同金额在1万元及以上、3万元以下的为一般合同，由财务处、法规处、纪检监察审计处按各自职权审核，并由承办部门（单位）分管局领导最终审定；合同金额在3万元及以上的为重大合同，由财务处、法规处、纪检监察审计处按各自职权审核，并由承办部门分管局领导审核后报局长审定；合同金额20万元及以上或关系群众切身利益及全局重要利益的合同，需提供与合同所涉事项的决策审批文件或会议纪要。采用国家标准合同文本或我局统一文本的，可不经法规处审核。g=流程控制目标风险与影响控制措施控制活动负