事业单位W局业务层面内部控制采购管理.docx

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1、事业单位W局业务层面内部控制采购管理一、政府采购业务综述本手册旨在规范政府采购业务流程，加强对政府采购活动管理，促进政府采购业务有条不紊实施，提高财政性资金的使用效益，保障政府采购质量。本手册所称的采购管理”，是指使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的物资和服务的行为。1 .适用范围适用于W局及下属行政事业单位。2 .主要职责分工（1）采购管理处室负责汇总审核各职能处室提交的政府采购预算建议数、政府采购计划、政府采购申请；负责按照国家有关规定确定政府采购组织形式和政府采购方式；负责指导和督促各职能处室依法订立和履行政府采购合同；负责组织政府采购验收；处理政府采购纠

2、纷；负责保管单位政府采购业务相关资料，并进行内部通报。（2）财务处负责汇总编制单位政府采购预算、计划、报同级财政处室批准后，下达各职能处室执行；及时转发财政处室的有关管理规定及政府采购相关信息；审核各职能处室申报政府采购的相关资料，确定资金来源；复核政府采购支付申请，办理相关资金支付；根据政府采购处室提供的政府采购合同和验收证明，根据国家统一的会计制度，进行账务处理；定期与政府采购处室沟通并核对政府采购业务执行和结算情况。（3）各职能处室负责申报本处室的政府采购预算建议数，依据内部审批下达的政府采购预算和实际工作需要编制政府采购计划；进行政府采购需求登记，提出政府采购申请；对政府采购项目的中标

3、结果进行确认，并依据成交通知书参与政府采购合同的签订；对政府采购合同和相关文件进行备案；提出政府采购资金支付申请。二、采购业务控制流程1 .政府采购业务子流程（示例）（1）政府采购流程图权O集中采购子流程业务部门A财务处（财务室）B分管厅领导C采购小班D局长（财务联席会）E省财政厅F政府采购中心（代理机构）G（偶）4依18Si*描林,&行索购需求G记J-4w7坡”妫林吸购NWI收川则标文样，对招标文件康行低并公示受用聚M计总。初州标同序井在记招用州投行大，-.中依公性爱打井公孝中标好知杼丽M三iK备案并公示_J以税收收并公示W&A娱L付欧减W（2）政府采购流程节点简要说明节点涉及部门流程简要说

4、明输出文件Al业务部门填写政府采购审批表。B2财务处审核.C2分管局领导审核。E2局长或财务联席会审批。F2省财政厅审批。D3采购小组编制招标文件。G3政府采购中心或代理机构受理采购计划。A3业务部门确认招标文件。D4采购小组启动招标程序并登记招标日期。G4政府采购中心或社会代理机构进行招投标实施。D5采购小组进行供应商确认。G6政府采购中心或社会代理机构发布中标公告。D6采购小组领取中标通知书。A7业务部门对签订合同进行备案。D8采购小组进行验收。B9财务处进行资金支付。（3）关键流程节点详细说明流程节点：B2、C2、E2、F2、控制活动名称：采购审批说明：1）审批授权：政府采购进行前，业务

5、部门填写政府采购审批表经分管业务领导审核后报财务处进行审核。财务处负责审核：采购需求是否在预算之内；确定采购方式；公示采购需求；20万元以上设备组织专家进行论证。一般事项采购由局长审批，重大事项采购由财务联席会集体讨论决定。2）采购方式确定：公开招标方式：使用中央财政预算资金单项或批量采购金额一次性达到120万元人民币以上的货物或者服务采购，200万元以上的工程项目采购应采取公开招标方式；使用省财政预算资金达到100万元以上的货物和服务项目（工程勘察、设计、监理项目单项合同估算金额为50万元及以上），以及200万元人民币以上的工程项目，原则上应采用公开招标方式邀请招标方式:符合下列情形之一的货

6、物或者服务采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。竞争性谈判方式：符合下列情形之一的货物或者服务采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。单一来源方式：单一来源采购方式需经过采购管理部门审批。符合下列情形之一的货物或者服务采用单一来源方式采购：能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的

7、要求，需要继续从原供应商处添购，目添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价方式：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。协议采购方式：使用财政性资金，单次采购同一品目50万元（不含50万元）以下的协议供货范围内通用设备，实行协议采购管理，各采购人原则上应在协议供货中标产品范围内采购，不得采购协议供货范围外的产品。定点采购方式:是指定点供应商按合同承诺为采购责任单位提供相关服务或商品的集中采购组织方式。网上竞价方式：是政府集中采购目录内的项目在当地没有供应商或提供的货物不能满足要求的，在中央政府采购网上发布货物、服务和工程需求，进行公开

8、竞价的采购组织方式特殊情况政府采购主管部门审批出现下列情况之一的，采购责任单位提出书面申请，经财务处审核后报省政府采购主管部门，批准后方可实施：应当采用公开招标采购方式，因情况特殊需要采用其他采购方式的；其中拟采用单一来源采购方式的，在报政府采购主管部门批准之前应当在省级以上财政部门指定媒体上公示，并将公示情况一并报采购主管部门，公示期不得少于5个工作日；公开招标中实质性响应的供应商不足3家造成废标，需要采用其他采购方式的；其他需报省财政厅审核同意的特殊情况；因特殊原因需采购进口国外产品的，须提交书面申请，并同时填报W局进口产品申请表、W局采购进口产品业务主管部门意见表和W局政府米购进口产品专

9、家论证意见。2 .政府采购业务其他流程政府采购业务还有分散采购、采购服务等业务，其流程本模板不再赘述。三、采购业务风险控制矩阵1 .集中采购流程风险控制矩阵（示例）2 .采购管理其他流程风险控制矩阵（从略）编号流程节点控制目标风险点控制措施控制负责人控制实施证据控制文件依据03.01.01采购前审批设置合理的审批权限审批权限不合理，控制制度流于形式。1、政府采购进行前，采购责任单位填写W局政府采购审批表，主要登记采购项目名称和采购金额，同时需确定资金来源(部门预算、专项资金、其他资金)、需求登记日期、采购项目分类(货物类采购、服务类采购、工程类采购)，并提交相应的需求文件，报发展与财务处审批。

10、2、采购责任单位应当按照审批确定的采购范围和方式组织采购。3、财务处就如下事项进行审批：(1)采购项目和资金是否在采购预算范围内。(2)是否按要求履行了市场价格调查。(3)采购方式选取是否符合规范。(4)其他相关需审查的合规性内容。财务处采购责任单位W局政府采购审批表政府采购法、政府采购管理办法(省政府令262号)等03.01.03招标文件审核确定招标文件得到及时、恰当的确定(1)招标文件未得到恰当的确认，导致招标文件与实际采购需要相脱节；(2)招标文采购责任单位负责提出招标文件的技术要求和服务要求，并配合招标代理机构编写招标文件。编写技术要求和服务要求应遵循如下程序：采购责任单位根据项目设计

11、和市场产品状况，提出技术指标和服务等要求；局机关对口业务主管处室负责审定项目采购责任单位提出的技术指标和要求；对于采购数额较大、采购责任单位负责人招标文件政府采购法、招标投标法、件未得到及时的确认，影响后续采购进程的实施；(3)招标文件的确认未得到恰当的审批。意义重大、技术复杂或者对技术指标意见不一致的采购项目，由财务处会同机关业务主管处室组织专家论证。必要时，可聘请熟悉该领域技术状况的局外专家参加论证，论证内容包括采购项目的技术指标、商务要求和评分细则等。3、招标文件商务部分由政府采购代理机构会同采购责任单位编制，财务处负责审核。4、招标文件一经确定，原则上不得变更；确需变更的，应重新履行审核程序。除招标采购方式外，其他采购方式的采购文件参照招标文件确认程序。