12月12日会议准备工作安排.docx

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1、轮胎电子束预硫化应用产品发布会筹备工作安排（预稿）前言：本次活动为2013年度公司最重大的销售推广活动，对未来公司在轮胎行业中的销售起到直接关键性的影响，因此要求各部门引起重视，各项工作及时汇报进度，工作进展每周以电子文档形式向冯总汇报结果，重点事项、意外情况无法解决的务必第一时间通报。本次会议设置筹备委员会，名单如下：总指挥：冯敬涛分管领导：顾总、苏总、郭总成员：市场部：李常庆、刘念销售部：田琦、万艳金、王雨晴总经办：程永波、李艳福会议概要：时间：12月11日报到12月12日上午12月12日下午12月12日晚间12月13日地点：光谷华美达酒店、参会人数：客户：7080人其他：20人（含政府、

2、产品推介会及新闻发布会厂区参观晚宴及活动欢送湘口厂区金融、媒体、协会）一、阶段安排阶段日期工作安排第i阶段11.111.22准备工作第二阶段ll.22-ll.30检验第阶段工作效果、查缺补漏第三阶段12.1-12.7各项准备工作验收第四阶段12.8-12.10全程实时预演（含司仪串词）、各部门工作协调联动第五阶段12.1112.13会议执行第六阶段12.13会后跟进、效果强化二、筹备目标管理一级管理二级管理内容目标负责部门客户邀请邀请函（信）会议日程表及邀请函印刷精美、内容详细（机场车站至酒店路线路、酒店地址等）市场部客户分级11月10日前完成按购买意向分级，重点邀请、广泛宣传销售部邀请电话预

3、约、上门邀请、12月1日前完成销售部确定确定最终名单并提交，12月6日及时提交参会人员数量及往来行程安排销售部厂区路面平整11月底前完成总经办停车厂11月底前完成总经办绿化Il月底前完成总经办厂门前广告牌11月底前完成统一设计制作总经办迎接标语、指示牌厂门横幅、办公楼电子牌、会议室、卫生间指示台阶提醒11月底前完成一楼进门处设立工厂平面示意图及办公楼一楼结构示意图总经办楼宇维护玻璃清洗、墙面维护、设施维护12月6日前完成整体干净整洁、开放WIFl接入总经办会议室准备桌椅摆放、投影、音响、餐台及食品、饮料、水果、餐巾纸12月6日前完成总经办卫生间照明、水路、卫生干净整洁、卫生纸摆放总经办形象展示

4、台企业发展、获得奖励、轮胎应用、企业文化11月底前完成企业发展中将久瑞及相关联企业结构合并展示总经办车间设备按区域摆放，重点讲解设备尽量放在参观路线最总经办后，周围空间大11月底前完成车间布置标志线、标语、区域标识、讲解用扩音设备等总经办无线网络WIFI检测总经办合影留念地点酒店市场部会场安排客房预订5060间（单间20,标间3040）组委会商务间1间，会场附近贵宾室23间市场部会议室预订120人会议室市场部用餐预订华美达11日中餐、晚餐、12日中餐、晚餐市场部签名墙根据会场规格制作与酒店协商摆放位置（大堂或会议室前）市场部题字准备笔墨纸砚及题字台市场部会场布置布置图、电子设备实地测量出布置效

5、果图并审查电子设备市场部宣传品制作宣传册轮胎专用使用高端设计及印刷、插页式结构、出设计样册并审查后印刷封面介绍公司及关联企业、企业理念及奖项、专利三个单页：设备技术、全钢、半钢、效益、数据图表市场部宣传片拍摄、动画制作分段结构、滚动播出企业介绍、设备介绍、轮胎应用市场部手袋整体设计、广告公司制作市场部名片整体设计、广告公司制作市场部会议日程表及通知打印日程表餐厅、会议室指示图市场部厂区WIFI接入密码机场、火车站路线图会务人员联系方式媒体轮胎工业记者新闻发布轮胎分会中国化工报记者新闻发布轮胎分会中国橡胶记者新闻发布轮胎分会长江日报记者及摄影新闻发布市场部湖北卫视记者及摄像新闻播出市场部齐鲁晚报

6、广告市场部行业杂志尽量以大幅面的专访出现，避免简讯形式；公众媒体争取较好版面；报纸刊登后留存备档；新阵播出后视频存档；政府联络武汉市领导待定冯总东湖开发区领导待定冯总汉南区领导待定冯总其他机关待定冯总金融机构待定顾总协会联络轮胎分会媒体邀请函由轮胎分会代发市场部礼品准备160份礼品160份充电宝、特产总经办其他礼仪公司迎宾6人、司仪一人市场部摄像、拍照摄影师一人市场部客户微信群以微信或短信方式提醒客户参与各项日程安排市场部车辆安排4050座客车2辆，小型车辆7辆，商务车-辆，汽车美容提前完成1520座客车1辆（根据客户接送时间再确定）总经办接站牌6块接站牌总经办嘉宾证广告公司制作不含个人信息、

7、含编号市场部座签主要领导及重点客户根据客户情况定总经办签到及票务预订薄打印市场部财务各项财务结算苏总服装厂区工装、酒店接待职业装总经办手机及号用于会议期间短信及微信群发市场部备注：1、请各部门提交分阶段工作安排，制定分阶段完成目标与11月1日提交市场部。2、鉴于市场部仅2人，联系兼顾的点较多，可否考虑请展会策划公司协助完成新闻联络、车辆、礼仪、华美达会场搭建等事宜三、会议实施流程表日期时间项目内容部门9日10日全天客户联络再次确定行程、人数、票务、住宿要求销售部车辆安排分配接站车辆及驾驶员、打印接站工作通知单并下发（包含驾驶车辆、客户姓名电话）车辆清洗、车辆前窗放置标识牌、后窗贴序号总经办厂区

8、准备厂区各项设备再次检查（车间讲解设备、会议室设备等）总经办10日物资进场商务间摆放市场部参观车辆安排确定小车乘坐人员名单市场部11日全天接站根据通知单及时发车总经办房卡领取上午9点前完成财务部酒店接待（接待台设签到桌签及票务预订桌签，预备笔记本一台）会议签到、分配房间、分发礼品、嘉宾证及会议资料、加微信群市场部票务预订登记市场部用餐中餐及晚餐准备（根据客户情况安排）市场部会议室准备桌椅摆放到位、座签摆放、设备调试，播放发言用PPT测试市场部水果分送提前布置酒店分发或销售人员拜访分送市场部晚上送站资料整理重点安排12日返程客户车辆市场部12日参观车辆安排重点人员乘坐车辆确认市场部12日根据客户

9、到达时间酒店接待会议签到、分配房间、分发礼品及会议资料,加微信群市场部票务预订登记市场部7:30早餐前台叫醒服务、短信或微信提醒市场部会场准备各项设备再次调试，矿泉水、资料摆放市场部8:00会议接待会议室接待人员到位、礼仪、司仪人员到位市场部入场人员签名墙题名并合影冯总8:30会议时间提醒短信或微信提醒宣传片循环播放8:50会议时间提醒根据入场人员嘉宾证编号通知未到嘉宾8:55政府领导接待题字、合影（笔墨纸砚准备）9:00会议开幕司仪介绍主要来宾礼仪公司9:059:15开幕致辞冯总9:159:40领导致辞待定，领导讲话中间穿插司仪串词，表明政府部门对于久瑞的肯定和帮助，加强客户对公司的信任度9

10、:4010:15产品介绍总体介绍及其他应用、设备介绍5分钟、轮胎应用25分钟郭总10:15-10:25嘉宾发言肯定久瑞在轮胎行业的工作深入，有长期的技术研发投入陈志宏10:25-10：35嘉宾发言建议推广久瑞产品，对轮胎行业未来发展的影响蔡为民时间待定金宇发言待定，发言时间按来人要求定金宇以上部分预留15-30分钟机动12日中午11:30休会及午餐司仪宣布休会司仪11:30-13:00午餐及休息中餐自助市场部车辆准备每车配销售人员一名，沿途讲解可考虑配导游，一名（大型客车可从旅游公司租用）总经办12:40短信或微信提醒上车市场部下午13:0014:30出发湘口，下车后合影合影总经办14:301

11、5:00参观车间程永波15:0015:30设备技术交流贾总15:3017:00返回华美达途中再次确认返程时间以上部分预留1小时机动晚上18:00晚餐1、桌餐，810人一桌，华美达（晚宴表演节目）2、冯总发表祝酒词市场部19:30晚间活动1、KTV2、田汉大剧院表演21：23:00市场部/销售部12日送站安排车辆市场部编排并打印送站工作表并分发到司机市场部13日全天返程返程时间较晚的可安排东湖磨山景点游览工厂参观路线:14:30下车合影备注14:3514:55车间参观讲解如在华美达合影，则车辆开至车间旁停车，下车后车辆至停车场，行驶途中大车注意两车距离，保持同一时间入厂，上车前提醒司机注意15:

12、0015:25会议室设备技术解答15:2515:30上车车辆提前开至办公楼前，大车靠办公楼入口，出发时小车先行，离开厂区；途中提醒用餐时间及地点；17:55分短信及微信群发提醒用餐17:00抵达酒店客户休息需预留10分钟卜机动四、人员安排日期时间职能人员分工11H全天司机接送7人根据接站派遣单执行前台接待4人1人登记报到、1人分发礼品并电脑录入嘉宾证号、1人登记返程票务、1人建立微信群提醒用餐及其他客户陪同销售部客户交流及进餐陪同12日上午前台登记1人视情况而定、短信微信提醒7:00会议室饮料、资料摆放8:004人会议室接待1人、作为引导1人、电子设备调试1人，1人机动摄影师准备摄像销售部人员到位，引导来宾签名墙签名并合影8:50礼仪9人引导政府领导合影及入座，酒店前厅2人，会议室前4人，贵宾室前23人9:00司仪1人主持会议介绍来宾11:00餐厅引导1人短信微信提醒、餐厅前引导12：55提醒发车1人短信微信提醒，销售部协助提醒，各车辆随行销售人员检查人数通报14:20厂区安排多人车间各工位人员到位、讲解人员到位、电子设备调试完成、茶水、饮料、资料摆放