某某物业公司财务管理工作程序.docx

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1、某某物业公司财务管理工作程序1 .审批签署程序1.1 在运作上有关的流程经办人、复核人、审核人和审批人，要在有关的财务表格上签署作实；1.2 总物业经理如有休假，需委派另一负责人签署，得经总公司主管副总/董事总经理核准和通知会计部，及留下签署样本，以备会计部查核；1.3 各需签署为复核人、审核人和审批人，不得同时作为经办人，应由再高层负责人审核和审批，以防作弊和达到内部监控的成效；1.4 所有签署负责人（经办人、复核人、审核人和审批人），应在表格上签名作实，不得盖“人名章”和会计部有责复核每一步骤有指派负责人签署，不能遗漏；1.5 管理中心会计部应保留一份所有可负责签署的人员名单、签名样本和签

2、署权限（复核人、审核人和审批人），以作日后备查；每有更换负责人，应随即更新该份签署人员名单和签署样本。2 .支票、发票、收据的申领程序2.1 在新购和补充“支票”库存时，得填写银行的申请单；在新购和补充“发票”库存时，得填写税局的申购单；而新购和补充“收据”库存时，得填写管理中心内部的采购申请表，并得经总物业经理审批签署；2.2 购买支票、发票和收据入库前，得填写登记本，记录入库日期、支票、发票和收据号码；在领用时，亦需填写登记本并由领用人签署；2.3 支票、发票和收据购买入库保管的负责人，不应与领用人（使用人）为同一人。3 .支票报销或费用支出程序3.1 在支票报销或费用支出方面，经办人员得

3、以符合国内财务规定的发票原件，向管理中心会计部申请报销或请款支付有关费用;3.2 会计部人员得严格按照发票的抬头开具“支票”，若有不符，得请有关单位自行解释，而另外管理中心也要预先向上级单位/总公司作出申请，获得通过才可支付费用：3.2.1“支票”不能在没有抬头或没有金额情况下签署开出；（若牵涉薪金汇款而未能写上抬头，则应注明原因）3.2.2“发票”金额要准确、符合支票支付的费用金额；3.2.3“发票”抬头要相符合支票抬头；3.2.4若会计人员发现“发票”是伪造的，应即与有关单位联络向其追究，经办人也得从旁协助。4 .现金报销及管理程序4.1 库存的备用金以作零用费用报销，在报销限额上，一次性

4、的费用不能超过RMB500,亦不能取巧以单项费用金额分成多份额（令一次性报销额不超过RMB500）来报销；若需特别处理，得预先向上级单位或集团公司作出申请，获得通过才可以超额支付费用；4.2 报销时所附上的发票原件亦需符合国内的财务制度的规定，不得虚作弄假；4.3 管理中心的库存备用金，每日结余额不得超过RMB5,000。4.4 在库存备用金耗用至最低的额度时，便办理申请补充备用金的手续；4.5 总公司巳发出指示予各管理中心，不能设立“小金库”，若有特别情况需要储存大量现金，需要清晰记入帐簿，并另外得写报告向提出申请，获得通过审批方可。5 .申请采购普通的办公用品/楼盘项目物品程序5.1 在采

5、购物品方面（包括：文具、办公用品、保安用品、清洁用品等），不管新添置或补充库存，得办理采购申请手续（填写采购申请表和向采购管理负责人索取申购编号）；5.2 一般平常用的物品，应尽量在当地找出价格合理、廉宜的供货商，提供该等物品,以降低费用成本；而在选择供货商方面，负责管理采购的部门，应持有有关供货商们的价格比较数据，以备会计部审查；5.3 在某些物品采购方面，在超逾内部既定的额度时，得提交报价和分析资料：- 金额超逾RMB8,000,必须提交2个或以上的报价；- 金额超逾RMBlO,000,必须提交3个或以上的报价；- 金额超逾RMB30,000,必须提交5个或以上的报价；（若未能提交5个者，

6、便作出解释）而有关的报价分析，应附在采购申请单后以备部门主管/总物业经理复核、审核和审批。6 .申请采购资产类物品/工程用材料/非经常性维修工程程序6.1 在采购物品方面（包括：固定资产、低值易耗品、工程维修材料和物品、工具等），不管新添置或补充库存，得办理采购申请手续（填写采购申请表和向采购管理负责人索取申购编号）；6.2 一般平常用的物料和材料，应尽量在当地找出价格合理、廉宜的供货商，提供该等物料，以降低费用成本；而在选择供货商方面，负责管理采购的部门，应持有有关供货商们的价格比较数据，以备会计部审查；6.3 在某些单项对象采购和非经常性的维修工程方面，在超逾内部既定的额度时，得提交报价和

7、分析资料（除却专利性之保养零件更换或政府部门收费）：-金额超逾RMB8,000,必须提交2个或以上的报价;-金额超逾RMBIO,000,必须提交3个或以上的报价;-金额超逾RMB30,000,必须提交5个或以上的报价；7 .管理中心收入程序7.1 所有管理运作上发生的收费和收入（包括现金和支票），应不增不减地存入管理中心指定的银行账户，也不得放入库存备用金使用。若有需要作现金使用，必须先向香港总公司申请，获得审批后才可作此举行动。7.2 管理中心得按时向客户发出付款通知单收取管理费，若有需要向客户发出催缴单追讨所欠的管理费；7.3 管理中心财务人员每日得更新客户管理费收欠情况，随时可提供予物业

8、经理参阅；每月终结，得编制客户的管理费收欠情况表；7.4 经过物业经理或上级审核欠款情况后，若有需要，得向客户采取进一步行动/法律行动。仓库管理及物料盘点程序7.5 所有经“采购申请”购进的物料/物品/工具等，全部需先行办理入库手续（包括验收、缴库和记帐）才可领出；7.6 在领取物料/物品/工具出库时，得办理出库手续，经部门主管/物业经理审核或审批后，才可到仓库领用。7.7 物料/物品/工具入库后，仓管员定要将一联入库单、采购申请表、作付款凭据的“发票”等一起附在报销单后交往部门主管、物业经理复核、审批付款；7.8 物料/物品/工具申领出库后，一联出库单得交往会计部做帐；7.9 9仓库管理员得

9、与会计部订定物料/物品/工具库存结算盘点日期（约在每月底前数天），作出仓库结余和实物盘点，编制盘点表，交往会计部门互相对帐。会计部得每2个月或3个月派出人员作监督盘点工作；7.10 固定资产、低值易耗品等物品损坏后不得随意扔掉，如要报废，需先填写报废申请表，经部门主管/物业经理审批同意后，才可报废，并将一联报废表交到会计部存查。7.11 “入库”和“出库”单，必须采用3联式的（最低限度），一联为仓库存根，一联交会计部，另一联交所属部门。8 .工具借用程序8.1 管理中心人员到仓库借用工具时，应办理借用手续，在工具借用登记本上签名；而当工具归还仓库时，仓库管理员应作验收，如有破损者，得作出解释，

10、否则由总物业经理或上级作处罚或赔偿决定。8.2 管理中心部门主管人员有责向下属员工/新入职员工作出以上指示，以免员工犯错。9 .业务招待费程序9.1 部门主管、经理级以上才可作出申请，所有业务招待的事项，在招待有关单位和人员前，需填写”业务招待费预先批核申请表”，获得中国资产管理服务部总经理的预先批核，才可进行；午餐人均标准为，晚餐人均标准为.（包含酒水,遇例外情况需事先上报得到批准.）9.2 向会计部报销费用时，须将上述巳获预先批核的申请表附在报销单后，以作证明。10 .公共事业费缴款流程公共事业费用通过开户银行直接托收划转的具体项目包括：水费、电费、燃气费或电话费。托收的首要前提条件为，付

11、款单位与收取费用的相关部门签订了托收协议。10.1 方案A：使用集团公司的银行账户作为托收的基本账户1.1.1 1.1集团公司与政府相关的收费部门签订费用托收协议，同意该项目发生的所有公共事业费用从集团公司的银行账户划转；1.1.2 每月政府相关的收费部门通过银行从集团公司的账户上划转每月的公共事业费用。同时，集团公司财务部确认此托收费用为应收物业管理公司款项；1.1.3 物业管理公司财务部依据集团公司财务部提供的资料确认应付款项；1.1.4 物业管理公司财务部根据每月客户的读表数计算实际消耗量，乘以相应的收费标准，确认应向客户收取的公共事业费用。集团公司代付的公共事业费用金额减去应向客户收取

12、的金额的差额确认为公共区域的费用；1.1.5 物业管理公司财务部应向客户收取的公共事业费用的金额是根据工程部每月的读表数计算，每月工程部的读表日期为10日，在每月12日下午5时之前，将财务部设计的读表盘送交财务部。财务部在每月16日（如果遇到节假日将要适当提前）发送公共事业账单给客户，客户自收到账单之日起的2周内付款；10.1.6每月13日前，集团公司将电话托收单复印件提供给物业管理公司，以便物业公司进行账单处理；10.1.7财务部所称的业户包括集团公司及客户等；10. 1.8每月月底结账时要与集团公司财务部对往来账，双方确认往来款项以后，作为付款申请或者费用抵扣的依据。10.2方案B：以物业

13、管理公司独立的银行账户作为托收的基本账户。10.2.1物业管理公司与政府相关的收费部门签订费用托收协议，同意所管理项目每月的公共事业开支直接从银行账号划转；10.2.2政府相关收费部门通过银行从物业公司的账号上直接划转每月的公共事业费用，同时在扣除应该向客户收取的水电费后，作为该项目的公共区域的费用；10.2.3水电等公共事业费用的读表及发单方式与方案A的第5项相同；10.2.4此种方案不涉及应付集团公司款项的问题，也不涉及集团公司与政府部门之间的问题，只是物业管理公司与政府收费部门和物业管理公司与客户之间的往来；10.2.5财务部所称的业户包括集团公司及客户。10.2.6以上是托收程序的两种方案，具体的有关费用催缴和处理方案，在应收账款的管理规定中有明确规定。