某公司文书管理规定.docx

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1、文书管理制度文件收发规定（一）公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。（二）文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。（三）文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。（四）属于秘密的文件，核稿人应该注明秘密字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。（五）文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。（六）外来的文件由办公

2、室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收入应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。（七）传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实公文管理规定第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。第二条本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。第四条pnb公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其

3、他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。第五条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。第六条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。（二）反映情况要客观，实事求是。（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。（四）

4、人、地、物名、引文及时间要具体、准确。第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。第十条收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：（一）以公司名义对外发文

5、，一律XXX字（XX年）XX号；（二）公司党总支发文，用XX党字（XX年）XX号；（三）以工会、共青团、妇联名义发文,用XX政字（XX年）XX号；（四）公司监事会发文，用XX监字（XX年）XX号；（五）董事局发文，用XX董字（XX年）XX号；（六）董事局委员会发文，用XX董X字（XX年XX号；（七）董事局委员会所属机构发文，用XX董XX字（XX年）XX号；（八）其他管理部门的发文，用XXX字（XX年）XX号。第十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。第十四条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。文书管理规则 总则第一

6、条目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。第二条范围本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司（含事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括电报）及关系企业（含公司内容）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。 承办部门第三条总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。第四条管理部门（一）总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训

7、练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。（二）各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处（或总务部门）为管理部门。（三）关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。（四）管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条主办及会办部门（一）文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。（二）本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。 行文第六条行文类别（一）函：发布

8、规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。（二）公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。（三）便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。（四）签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。（五）电报：业务处理须以电报行文时使用。（六）表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。（七）其他：1 .司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。2 .会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条行文名义、署名及印信借用（一）对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定

9、如下：1 .以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。2 .以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3 .以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等的行文。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文（但本款第六项另有规定者从其规定）。4 .以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权

10、范围内对客户、厂商之行文。5 .以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6 .以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7 .应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8 .因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。（二）关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1 .正式行文者，以公司名义由总经理或事业部

11、经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2 .总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件,盖用部门章。3 .工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4 .厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。（三）公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务（如进出口、税务、关税、劳保、投标等），须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。（四）特定签署人及印信的文件从其规定。（五）需以对等身份的签署人名义复文

12、者，应斟酌实情处理。第八条行文的判行权限（一）以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。（二）以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理（主任）判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。（三）以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。（四）以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。（五）以部门名义行文者，应由部门主管判行。（六）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。（七）因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。（

13、八）固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。文书处理程式I.通则第九条文书分类（一）机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。（二）A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。（三）B类：一般文书及经常性业务往来文书。（四）C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。（五）其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收发文登记单（一）第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。（二）第二联为催

14、办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。（三）第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。（四）第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。（五）第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条收（发）文字号的制定管理（一）对外行文的字号L公司：XIX2（X3）总字第Oc）Oc）号。XIX2为公司简称；X3为地区别，不需分地区者省略；OOOO为公司收（发）文流水号。2 .事业部（含直属部门）：XIX2（X3）X4字

15、第OOOe）号（X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理）。3 .营业部门：由各公司总经理室制定。（二）对关系企业行文的字号1 .由各公司总经理室统一制定管理。2 .总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。（三）收发文编号1 .由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。”业务接洽便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2 .复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3 .主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。H.与外界来往文件第十二条收文（一）登记、分文来文由收发人员拆封后，于收（发）文登记单登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。（二）文件的分送收发人员分发文件，应留存收（发）文登记单第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否答复及处理期限，记入收（发）文登记单第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理