(整理)公司参观接待流程和指引(通用版本).docx

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2、水平,做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象,特制定本规定.XXX参观接待流程和指引(流程图参见附件一)1、接待来访前期确认工作来访时间及宾客信息确认1o1。1预约到客人后,尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。1.1o2需要尽快确认宾客的随行人数。1o1o3需要确认接待的地点。1o1o4需要确认宾客信息,确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等)1.1o5需要了解客户公司经营性质。1.2.接待活动主题以及来访情况确认U2。1确认宾客的来访目的以及合作诚意.U2o2客户预期谈判的内容。U2o3明确此次来访带来的深远影响。1.2o4根据上述确认此行活动的主题。1。3、来访安排1.1 .1

3、制作客户接待安排表、一式三份,于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。1.30 2接待安排(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排).1.31 3会议安排客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理,以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加,必须提前2天通知总经办,以便确认。1o4、资料稿件准备确认U4.1根据每次接待的不同以及需要准备:汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。U4o2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。1.32 3产品参数表、样品等,应事先与相关人员联系以确保无误.U4.4重要客户来访,必须制定

4、详细的接待方案,呈总经理、副总经理及市场部经理.1.33 成立接待小组(详情参见附件二)根据每次接待情况的不同,组建接待小组。1.5o1接待接口人:统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递。1.5.2接待助理:制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待。1.5.3接待负责人:对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安排,承担接待工作。U5.4各环节具体负责人(例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置一行政部;讲解人员技术支持部;等等。)2、接待来访前期准备工作2。1、吃、住、行安排(详情参见附件三)根据实际情况安排接送(飞机、船舶、

5、火车)。2o2、制定参观路线2.2o1根据来访前确认的相关信息,制定参观路线.2.2.2根据我方希望展示的方向,制定参观路线。2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线.2o2o4绘制参观路线图/参观路线流程。2o3、公司整体布置(详情参见附表二)2.3o1外部:欢迎横幅指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等)花篮/植物绿化KT版签名墙红地毯(以上信息可以根据每次具体来访而定)2o3o2内部:红地毯(按照参观区域布置红毯)植物/花盆装饰果盘/茶水/咖啡2.3o3特殊:展厅-产品展示、调试、演示、讲解.会议室一公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。会客室果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟(烟缸)、打火机等

6、。(以上信息可以根据每次具体情况而定)2o4、采购接待所需物品(详情参见附表二)根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程:接待小组提出一定诉求;行政部门制作预算报价呈批;行政部获批后进行采购;根据要求进行布置/装饰.* 消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等)* 循环用品(套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)* 特殊用品(机器设备等)2.5、员工面貌整理(详情参见附件四)统一要求全体员工职业装接待。2.6、人员安排(详情参见附表二)1。 6。1调配人员(整体调控各项事物的顺利进行,例:总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。)2o6o2各环节负责人2。 6o3礼仪人员2o6o4

7、其他人员3、接待来访当日具体工作3。1、车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划)。3oU1车辆等级:一级高级接待* 高级商务车(丰田三花、奔驰商务等)。* 高级轿车(奔驰、宝马等)。二级-中级接待* 中级商务车(别克商务、日产商务等)。* 中级轿车(雷克萨斯、大众等)。三级-一普通接待*普通商务车(东风商务车、江淮商务车等).*普通轿车/打车。3oU2机动车辆:安排一到二辆随即车辆,应对突发状况.3.2、 设备调试产品设备调试:第一阶段:定下来访计划后,根据计划所需展示的产品,进行调动与调配.第二阶段:来访前一天,最终设备调试.第三阶段:来访当天,进行最终设备

8、确认。3.3、 工作人员到位接待前一日开会,最终确认审核各项事物的安排情况。接待当日,所有参与接待人员提前到岗。最终确认每项环节的安排,防止出现组:漏。3o4、领导会晤陪同人员参与会晤(接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等)。会晤期间,所有接待人员待命.3.5、结束送行根据身份确定规格而定.(一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等)送行至门口或车旁挥手致意,方可离开.4、接待来访后期总结工作4。1、电话回访、后期跟进接待小组/具体项目组执行:4.1o1接待活动结束后一个星期内,给予对方电话回访,查看此次接待的反响,以及客人的意见。4.1o2对于会议上提出的相关问题进行跟

9、进并执行.4o2、总结会议4o2o1接待活动结束后,所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。4.2o2总结并记录此次接待活动的利弊。4o2.3成员们提出,对于日后接待活动的意见,并逐渐修正完成各项具体流程。4o3、总结整理资料留档4o3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片,整理归档.4.3o2相关部门收集整理接待相关资料以及图片,便于后期业务跟进.5、特别注意事项(详情参见附件三)6、保密原则特别申明接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜对方摄影摄像的场合,应向参观人员说明。【结束语】兹为促进公共关

10、系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定,此规定从颁布之日起执行,请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。XXX客户来访接待流程图附件一附件二XXX客户来访接待人员职责说明一、接待接口人1、处理接待信息一般有两个来源:一是客人直接向管理工程部提出;二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准,并对其要求参观交流的内容进行审查控制.2、确定接待负责人根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理,并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。3、归档保存接待记录接待接口人归档,建立客户接待信息库,对其中有价值的信息知会相关领导.每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况,作为工作考核

11、参考。4、资料维护负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次,督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略,把好信息保密关。二、接待助理人1、进行接待安排制定详细接待计划。确定来访的议题及来访时间、地点。明确双方与会人数、人员姓名、职位.作好接待日程安排及议程安排。与接待负责人确认此接待计划。礼品资料准备。会议准备。填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。2、接待工作记录/意见反馈填写接待记录,记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。接待后组织会议,收集意见。三、接待负责人实施接待:主持接待,按接待议程陪同客人参观,为客人讲解与客人交流.附件三XXX客户来访接待注意事项一、接待注意事项:1、接

12、机举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞.客人来了要主动接行李,而且要挑最重的,就算推辞也要接过来。接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。2、吃饭(根据情况选定餐厅)饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向,主人定消费额度.菜的个数应该比人数多一道,酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅,菜可以先点好,依照客户进行小改动。3、酒店根据客人需求和级别来订酒店。(三星-一五星)具体方案由行政部制定。二、特别注意事项4、送礼送礼;酒店是最好的地方。1o一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况,谈到最多的人就是送礼对象。2o三级客人应先用小礼物试探一下,再用大概两倍于它的工资的钱活动。5、合影这是大部分民营

13、企业忽略的一点.即拍即印,再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。6、必要摆放在客户座位前应该有名牌,包括公司和姓名,如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本,有关公司的书面资料等。7、幻灯片对于公司的历史要简明扼要,而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍,一定要真实,但不用什么都说.8、参观厂房在顾客来之前就要准备演示,需要有人通知客人即将参观的车间,而且要专人展示(只展示基础的东西)。但核心技术要说的比较深奥,而且没必要展示。9、反馈在最末一次餐饭上,一定要问一下宾客他们的感受,一个为了改善自我,另外也为了了解情况。附件四XXX客户来访接待人员着装要求事项一、

14、男士:1、衬衫、领带、西装(成套)、皮鞋.2、不需留长发、蓄长须,留长指甲;整体仪表干净整洁。二、女士:1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜(肉色/黑色)高跟鞋(35公分适宜).2、换淡妆、头发整洁(尽量要求扎发或者盘发)。三、禁忌:怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。附件五XXX客户来访接待参观指引一、礼仪规范1、仪表:面容清洁,衣着得体。2、举止:稳重端庄,从容大方。3、言语:语气温和、礼貌文雅.4、态度:诚恳热情,不卑不亢。5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手A8、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。10、送客时:根据身份确定规格,送至公司门口、汽车旁。二、商务接待中的座次安排3关于会议主席台座次的安排1o1主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让.1o2主席台座次排列,领导为单数时,主要领导

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