环卫车辆采购项目档案及保密管理方案.docx

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1、环卫车辆采购项目档案及保密管理方案第一节档案管理制度2一、档案人员岗位责任制2二、档案保管制度4三、档案复制制度5四、档案查借阅制度5五、档案库房管理制度6六、档案立卷归档制度6七、“三纳入”、“四参加”制度7八、档案史料编研制度8九、文书材料归档制度9十、档案移交制度H十一、会计档案管理制度12十二、声像档案管理制度12十三、实物档案管理制度13十四、档案保密制度14十五、档案鉴定销毁制度15十六、档案利用制度16十七、档案统计制度17第二节档案管理方案18一、总则18二、业务档案分类19三、归档范围19四、档案收集、移交19五、档案立卷20六、档案归档20七、档案借阅21八、档案保管22九

2、、档案销毁22第三节档案安全保密制度23第四节档案人员岗位职责24第一节档案管理制度一、档案人员岗位责任制（一）努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。（二）认真贯彻执行中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法和XX省档案工作条例,贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本公司各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据中华人民共和国档案法及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。（三）熟悉本公司和本系

3、统业务工作，了解本公司各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。（四）切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。（五）同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。（六）保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护

4、方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。（七）编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。（八）积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。（九）积极参加本公司组织的科研课题鉴定会、公司质检验收会、初步验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。（十）做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。（十

5、一）在做好公司内部档案管理的同时，还要对公司内部各科室和所属公司的档案工作进行监督、检查和指导。二、档案保管制度（一）收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。（二）热保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。（四）随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。（五）档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。（六）库房专管人员进出库房，应随手

6、关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。（七）必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。（八）档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。三、档案复制制度（一）要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。（二）复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。（三）破损的档案，档案员要及时修改和复制。（四）对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用,并保护原档案，减少档案的磨损。四、档案查借阅制度（一）本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借

7、出，须在档案室、阅文室内查阅。（二）本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅，确实要借出的档案，必须经分管处长签批，方可办理借阅手续，借阅时间一般不超过一周。（三）外公司来查找利用档案者，一律凭公司介绍信,经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。（四）借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。（五）查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。（六）借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规有关条款及追究责任。五、档案库房管理

8、制度为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作,确保档案的完整与安全，特制定本制度。（一）保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。（二）注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆产品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。（三）定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24oC,相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。（四）搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。（五）遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。六、档案立卷归档制度（一）归档范围凡是本公司

9、在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本公司长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。（二）归档时间L各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。2 .财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。（三）归档要求L归档的文件材料一般一式一份，本公司发文、基建项目档案一式贰份，装备供应项目档案按上级要求制定份数。3 .自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。4 .归档的文件材料必须整齐、清洁、字

10、迹清楚，便于利用。5 .归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。6 .归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。（四）归档手续移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表,一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。七、“三纳入”、“四参加”制度（一）将档案工作纳入到项目中心处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。（二）项目中心处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。（三）项目采购、检验、运输、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。（四）科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。（五）基建、装备、科研成果验收活动有档案

11、专职人员参加。档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。八、档案史料编研制度（一）综合档案室是项目中心处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。（二）根据项目中心处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。（三）深层次的编研工作，可根据项目的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。（四）编研的档案史料，只限项目内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批

12、准后，方可办理手续。九、文书材料归档制度（一）本公司形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像一一即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。（二）凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。（三）归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。（四）凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的

13、同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管公司（案卷）编目归档。（五）归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。（六）按年度归档的档案（如文书、会议档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。（七）卷内文件必须排列有序。一般按责任者一一问题时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据

14、材料在后。（八）卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。（九）凡归档案卷，不论永久、长期和短期保存价值,均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。1 .填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；2 .对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；3 .对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；4 .会议记录、应填写每

15、次会议的时间和主要内容；5 .填写卷内文件目录的字迹要工整；6 .填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；7 .卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。（十）声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。（十一）凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。（十二）凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。（十三）归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。（十四）归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。十、档案移交制度（一