公园管养项目档案管理方案.docx

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1、公园管养项目档案管理方案第一节档案管理人员及职责2一、档案管理部门职责范围2二、档案工作人员岗位职责3三、档案管理人员配备5第二节档案管理人员岗位责任6一、档案管理人员工作守则6二、档案管理人员的工作要求6三、保密守则7第三节档案管理流程7一、目的7二、适用范围8三、术语和定义8四、职责8五、工作程序9六、附则16七、相关记录16八、附表17第四节采购档案管理25一、目的25二、适用范围25三、归档范围25四、收集管理27五、归档要求27六、档案使用28七、档案销毁29第五节电脑化的管理29第六节档案管理措施30一、档案管理的范围31二、档案管理部门31三、档案分类31四、归档要求32五、档案

2、的查阅和借阅33六、档案的移交34七、档案的保管34八、档案的销毁35第七节环境和安全防火管理35第八节其他规定36第一节档案管理人员及职责一、档案管理部门职责范围（一）负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。（二）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。（三）负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。（四）做好各类档案的管理和统计工作，编制各

3、种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。二、档案工作人员岗位职责（一）公司分管档案工作的领导的档案管理职责1.主管公司的档案管理工作，熟悉并贯彻执行档案法等法律、法规、条例和规定。2 .掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，解决公司档案管理中的重大问题。3 .督促档案管理部门建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行。4 .听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，检查、指导档案管理工作。（二）档案管理部门负责人管理职责1 .在上级业务部门和本单位分管

4、档案工作的领导的指导下，负责档案业务工作的管理，定期召开档案管理工作会议，传达上级指示精神，布置、检查、总结工作。2 .带头贯彻执行国家档案法等法律、法规、先例及规定，组织制订公司档案管理制度。3 .根据上级业务部门及公司的工作安排，负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划，熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，不断提高业务水平。4 .及时检查和总结档案管理工作，经常向主管领导汇报工作。（三）档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责1.在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。5 .熟

5、悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。6 .保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。7 .努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。8 .协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。9 .严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。10 参加有关项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。11 负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。9 .积极完成领导交办的其它工作。（四）各部门或单位负责人档案管理职责负责抓好本

6、部门或单位的档案工作，检查、督促本部门、单位兼职档案员和有关人员把工作中形成、积累、整理的档案资料，按要求定期向档案管理部门移交归档。（五）各部门或单位兼职档案员档案管理职责1.做好本部门或单位档案资料的收集、整理、分类、保管工作。10 及时将文件材料归档，按各类档案的归档范围和归档时间，定期向档案管理部门移交。11 积极参加公司档案管理网络组织的各项工作、学习活动。12 严格遵守上级和公司的档案管理制度，做好保密工作。三、档案管理人员配备我公司成立档案管理部门负责公司重要文件档案的收录和整理，并对采购单位的相关档案进行收集，以便更好地为采购单位服务，我公司具体档案管理人员名单如下表：序号姓名

7、年龄专业职务备注123456第二节档案管理人员岗位责任一、档案管理人员工作守则（一）热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案；（二）坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献；（三）要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神；（四）要努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索,勇于开拓，不断开创档案工作新领域；（五）要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风；（六）工作严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。二、档案管理人员的工作要求（一）资料归存、借阅、复印、保密的规范完善；（二）贯切公园档案资料的建立与管理制度（

8、文件资料的收集管理，归档范围，平平时归卷、立卷）；（三）应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录；（四）对于公司档案所有内容均必须同时备份存档；（五）档案管理人员均应与企业签订保密协议；三、保密守则（一）不该说的机密，绝对不说；（二）不该问的机密，绝对不问；（三）不该看的机密，绝对不看；（四）不该记录的机密，绝对不记录；（五）不在非保密本上记录机密资料；（六）不在私人通信中涉及机密；（七）不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密；（八）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；（九）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；（十）带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所

9、。第三节档案管理流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义（一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政人事部：1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，

10、并负责督促指导部门档案管理；2 .建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3 .收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4 .负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5 .提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6 .负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员：1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；7 .向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；8 .负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；9 .财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；（三

11、）各部门档案主管人员负责部门档案的管理。（四）各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序（一）档案资料的收集1 .各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录。2 .各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政人事部移交。（1）归档范围及移交时间:每季度结束后次月25日前。（2）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。(3)档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件(合同)管理记录目录，

12、以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。(4)档案借阅借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；(5)档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报

13、告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。(二)档案管理细则1.档案资料的归档范围(1)公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；(2)公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；(3)本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；(4)公司领导的批示、指示等；(5)重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；(6)反映公司主要职能活动的报告

14、、总结、工作日记、工作备忘等；(7)公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；(8)本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；(9)本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；(10)本公司发布的各类广告、宣传材料；（11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；（12）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；（13）财务档案资料；（14）各种实物档案；（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1.归

15、档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2 .一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。3 .声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4 .子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5 .各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。(四)档案资料的归档