公司档案管理办法.docx

《公司档案管理办法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司档案管理办法.docx（11页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，提高档案工作制度化、规范化、科学化管理水平，为企业生产、经营、管理服务，根据有关法律、法规、规范，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法所称档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。第三条企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。是维护企业经济效益、合法权益及反映历史真实面貌的一项重要工作。第四条公司档案工作应以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发

2、展提供有效服务。第五条公司档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。公司各单位集中统一管理各种门类和载体档案，维护档案的完整、准确、系统与安全。第六条本办法适用于公司及所属各单位档案管理工作。第二章档案管理体系、机构和职责第七条公司档案管理工作应形成由一名企业领导分管，办公室一名主任负责，并配备专职档案员，各职能部门配备兼职档案员的档案工作体系。第八条公司办公室是档案管理的职能部门，下设档案室负责统筹、协调、组织、管理公司档案管理工作。公司各单位要根据自身实际情况设置档案管理的相应机构，接受公司档案部门的监督指导。第九条公司分管档案工作的企业领导职责：（一）统一领导公司档案工作，审批公司档案工作

3、规划、规章制度，领导档案鉴定小组审批公司档案的鉴定销毁报告及名录；（二）将公司档案工作纳入领导议事日程，定期研究解决档案工作中的重大问题；（三）监督档案工作岗位责任制的考核及奖罚;（四）组织协调公司内部各单位、各部门档案工作的关系。第十条公司办公室主管主任职责：（一）贯彻、落实档案工作法规、规定及标准，组织、协调、完成档案工作;（二）审核公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，检查档案工作任务落实情况；（三）组织召开档案工作会议，开展档案工作检查、档案专业培训、交流协作，协调解决档案工作中的实际问题；（四）负责组织到期档案的鉴定销毁工作。第十一条公司档案管理部门的工作职责：（一）贯彻执行

4、档案工作的法规、规定及业务标准；（二）拟定公司档案工作的各项管理制度，编制档案工作规划、计划，并组织实施；（三）对公司各单位档案工作实施监督、指导、检查，落实公司专（兼）职档案人员业务培训；（四）指导公司各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（五）统筹规划并负责实施公司档案的收集、整理、保管、统计、鉴定销毁、移交和提供利用等工作，确保档案齐全、完整、准确、系统、安全。第十二条公司各部门主要职责：（一）部门负责人：根据公司档案工作相关要求，将档窠工作列入本部门管理和员工的岗位职责，做到档案工作与本部门其他工作同布置、同检查、同总结;对本部门归档文件的完整、准确、系统负责。（二）兼职档案

5、员：落实公司档案管理各项制度和工作标准；指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作；做好本部门文件材料的安全保管及提供利用工作；严把质量，做好文件整理、归档、移交工作。（三）各部门文件形成者应负责积累文件，并对文件的齐全、完整、准确和形成质量负责。第十三条档案人员应遵纪守法，忠于职守，具有专业知识，具备大学专科以上学历或同等学识水平，并按规定定期接受档案业务培训。第十四条公司各单位应根据自身实际情况建立健全档案工作体系，确定档案工作的分管领导；设立档案管理职能部门或指定负责档案工作的机构；配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目部应配备专职或兼职档案人

6、员。档案人员应保持相对稳定。第十五条公司各单位应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保隙；应将文件形成、积累和归档工作纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责,并对履行情况进行考核。第十六条公司全体员工都有移交、保护档案的义务，任何部门、个人不得据为己有或拒绝归档。第三章档案管理制度建设第十七条公司各单位要根据国家有关档案的法律、法规并依据本办法,结合实际建立健全本单位各项档案管理制度，明确档案人员岗位责任制、文件归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度等管理制度；制定本单位档案

7、分类方案、归档范围和保管期限表，制定管理类档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等档案的管理规定。第四章档案的保管第十八条档案保管应按照集中统一管理的要求，贯彻“以防为主，防治结合”的原则，维护档案的完整与安全。第十九条应根据保存档案的数量，设置满足档案需求的专用库房和柜架。配备符合档案保管要求的设施、设备（空调、去湿机、加湿器、温湿度记录仪等）。库房要具备良好的卫生环境和防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物等安全措施，符合档案管理要求。第二十条柜架摆放要科学和便于查找。对特殊载体的档案应分情况妥善保管。第二十一条新建库房竣工后，应经过6-12个月的干燥，方可将档

8、案入库。库房楼面荷载应符合规定要求。第二十二条库房温度、湿度要符合规定标准：温度为14-24C之间，相对湿度范围应控制在45%-60%之间。要做好库房温湿度记录，因地制宜采取措施做好库房温湿度控制工作。第二十三条档案部门应定期对库房设备运转情况进行检查，及时排除隐患；对库藏档案定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。第二十四条档案人员调离岗位时，应将所保存的档案数量、基本状况作详细说明，方可办理交接手续。第五章档案的统计与信息化建设第二十五条档案部门应指定专人负责档案统计工作，对档案数量、档案业务工作质量、档案利用工作情况等方面按要求进行统计，及时、准确地填报本企业档案工

9、作年报及有关统计报表。第二十六条档案部门要建立档案工作统计台帐，主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度出入库情况；档案利用情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。第二十七条档案统计数据应以归档档案为依据，统计数据应真实、准确，符合要求，不应拒报、瞒报、迟报，不应伪造和篡改。档案统计工作应保持连续性。第二十八条档案部门应定期对档案统计数据进行必要的综合分析和研究，及时发现问题，提出改进措施，提高管理水平。第二十九条要积极推进企业档案信息化建设，档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为目标；坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则；企业各信息系统的开发与实施应充分考虑

10、档案管理的要求。第六章档案的保密第三十条档案人员必须严格遵守党和国家有关保密工作的规定，确保档案信息与实体安全。第三十一条利用、查阅涉密档案，应严格履行领导审批、本人登记手续。第三十二条利用涉密档案的人员负有保密的责任，不得将档案转借他人，禁止携带档案外出。第三十三条涉密档案一般不得复制、摘录，如确属工作需要，需经有关领导批准。第三十四条保密期限已满的档案，要及时解密并积极提供利用。第三十五条对非法复制和泄密档案机密的责任者,档案机构或档案人员有权建议有关单位、领导给予责任者教育和行政处罚，情节严重者追究其法律责任。第七章档案的利用第三十六条档案部门要根据企业需要编制必要的档案检索工具，努力开

11、发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。第三十七条档案开发、提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和企业利益，不得侵犯他人的合法权益，尊重和保护知识产权，并要严格执行保密制度。第三十八条可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用室存档案原件、复制件、缩微件和电子档案。第三十九条借阅档案一律按规定要求办理借阅手续，填写档案借阅登记簿，并根据需要填写档案利用审批表。第四十条外单位借阅档案,须持单位介绍信,经本单位领导批准方可借阅，原则上原件不得借出。第四十一条公司各单位查阅公司档案材料时，须持单位介绍信直接到档案室查阅，案卷不准带出。如有特殊情况，须借回原件使用时，须填写档案利用审批表

12、，经借阅单位分管领导签字后，公司办公室主任批准，方可借出。第四十二条公司本部工作人员借阅档案，只限于借阅本部门档案，跨部门借阅，须经对方部门负责人批准。第四十三条归还档案时，须经检查无误后，注销借阅登记。第四十四条借阅人在借阅期间要妥善保管档案，不得将档窠擅自转借或带到公共场所，以保证档案的安全。借阅的档案材料不得遗失、损坏、涂改、批注、私自拆散、抽页等，如发现上述问题，将依据档案法及其实施办法中的有关条款和公司有关规定，根据情节进行相应处罚。第四十五条借出档案期限一般为5个工作日，借阅人应按时归还档案，特殊情况需要较长时间使用时，应到档案室办理续借手续。第四十六条退休和调离岗位人员，在正式退

13、休、调离前，须清退借阅的档案材料，凭档案部门证明，方可办理手续。第四十七条档案人员要做好档案的借阅管理工作，对借出的档案要及时催还，避免档案的丢失；对归还的档案要进行认真细致的检查，核对无误后方可办理注销手续；发现损毁、丢失档案以及其他造成档案损失的行为，要及时向有关领导报告，依法进行查处。第四十八条档案人员要开展档案利用的预测和跟踪服务，及时收集反馈信息及档案利用典型事例。第八章档案的鉴定与销毁第四十九条档案鉴定工作应贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，以各类档案保管期限表为依据，坚持全面、历史、发展和效益的观点，全面分析档案的价值，保证室藏档案质量。第五十条公司各单位要成立由主管档案工作领导

14、、职能部门负责人、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定领导小组，负责确定文件材料的保管期限和到期档案的鉴定。第五十一条要定期对保管期限已满的档案进行鉴定。经档案鉴定领导小组鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（一式两份），经主管领导批准后进行销毁。第五十二条销毁档案须两人以上监销，防止档案遗失和泄密。鉴定领导小组成员、批准人、监销人均应在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。第九章文件材料归档第五十三条文件材料归档工作即按照档案归档范围，把分散在各部门的具有保存价值的文件材料集中到档案部门保存，实行统一管理。第五十四条文件材料归档工作应

15、纳入各部门工作职责、工作流程及相关人员岗位职责，使责任落实到具体部门和人员。第五十五条公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均应归档保存，归档范围参照各类档案管理规定执行。第五十七条管理类档案归档（一）归档时间：管理类文件材料一般在办理完毕后的第二年6月底前完成归档；（二）归档范围及保管期限:按照公司2015年10月28日制发（建办（2015）227号）文件执行。第五十八条科研档案归档科研档案的归档时间、归档范围、保管期限、归档要求按照2015年9月28日公司印发的（建科（2015）202号）文件执行。第五十九条基建档案的归档（一）归档时间：基建档案在基建工程竣工后在

16、6个月内，由主管领导审定后，整理齐全、装订整齐，移交档案部门；周期较长的工程项目，可按阶段分期进行归档，大型的项目可在各小项目结束后分别归档。（二）归档范围及保管期限：基建档案的保管期限为永久，归档范围按照国家档案局，国家计委关于基本建设项目档案资料管理暂行规定及市住房和城乡建设委员会、市质量技术监督局建筑工程资料管理规程中的有关规定执行。第六十条工程技术档案的归档（一）归档时间：工程竣工验收6个月内，由主管领导审定，整理齐全、装订成册，移交技术部门，由技术部门向档案部门移交。（二）归档范围及保管期限，按照国家档案局，国家计委关于基本建设项目档案资料管理暂行规定及市住房和城乡建设委员会、市质量技术监督