EFACS系统安装及使用指南.docx

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1、7.7EFACS操作指南1.快速输入流程一览,本部分对应操作流程，可打印出来以提醒输入人员步骤。FD:接电话、问候语、如咨询课程按顺序转接给不同课程顾问，并REeC)RDSHEET上作电话记录课程顾问：了解客户需求、愿望与学习目标，同时在RECoRDSHEET上记录课程顾问在EFACS中的操作：,用自己的用户名登陆系统。/进入Function-Customer介面，新建记录。,输入客人的姓名及联系方式。,选择客人的FirStCOntQCtMode,如果是散客，即选择WQlk-IN,如果是打电话进来，选择CQlI-In课程顾问：通过吸引学员访问学校的具体利益，如学校组织的各种活动，预约学员来校访

2、问/根据实际情况输入NextActionType,如客人预约即选择CUStOmertoVisit,并输入下一次预约的具体日期和时间。课程顾问：预约访问时间，把所有信息输 入EFACS/history;同时把预约名字和时 间输入公用文件：InterVieW BookingSheet中课程顾问:咨询过程中自然询问学生来源注明：First Contact Mode 及 Weekly sales report只存在于 EFACS3.31 中。,根据实际情况输入客人的SourceCode,SourceCode包括学生是如何知道EF的，学生是从哪一个区来。如果不知道的话，也必须选择Unkonwn(OOO)

3、,存盘。q校长可在课程顾问输入基本数据后得到以下分析数据。1 .在WeeklySales报表中得到不同课程顾问名下：打入电话与成功预约的比率，散客与预约来访的比率。2 .在MarketingReport中得到不同生源的比较饼型图。FD:从INTERVIEWBOC)KlNGSHEET中查看是否预约，如有，通知课程顾问；如果未预约，按顺序指定课程顾问接课程顾问：展示学校，携带SALESKlT及书等销售材料在咨询室或单独区域咨询/在Customer页面中尽可能详细的输入客人资料。,在VisitDate中输入客人的实际到访日期。/在TestResult中输入客人的测试分数和级别。课程顾问：询问了解需求

4、，引起兴趣，利 用FABE原则进行咨询，以满足客户需求课程顾问：协助填写学员表格STUDENT FoRM并安排测试，同时将学员基本 资料输入EFACS/进入BOOking页面，选择BQok/根据测试成绩为学生book课程，其中BO开头的代码为书本，Gl开头的为礼品，Dl开头的折扣。/全部确认Book无误后选择BOOKIT退回界面。校长可在课程顾问输入数据后得到以下分析数据。1 .在Weekly Sales报表中得到不同课程顾问名下：来访与付费的比率，付费人数与卖掉课程的比率。2 .在Receipt Report中得到收入报表。3 .在Income报表中得到应收报表。4 . ProdUCtiOn

5、rePO 什产量报表。,课程顾问：解释级别，阶段销售，学习规划，劝服学员付费(Createbelievableurgency)。FD:资料输入EFACS课程顾问：成交付费、合同解释与签署、算清款项填入学员表内，带领学员付费给前台FD或财务。FD或财务：确定收费金额并收款、开发票、发放相应材料等。输入EFACS,并把学员放入虚拟班中如不愿付费，CallbackandcreatebelievableuraencvtoasktheSsto注明:Weeklysalesreport只存在于EFACS3.31中。EFACS3.31以前版本没有TOtQlIncomeReportRWTotalInvoice/

6、进入FinCInCe介面，选择对应的InVoiCe/选择PAY,进入付费菜单。/选择PaymentType和付费金额。/根据需要选择是否打印Receipts/选择OK完成。/再次进入Booking界面，选择学生的booking,然后将这个已付费的booking放对应的class里面。学生向班主任或教师提出级别调整要求班主任或教师填写SKIPLEVELFORM并将级别调整要求转给教务长注明：Weekly sales report 于 EFACS3.31 中。EFACS3.31以前版本中无法使用 correction直接调整金额。在EFACS中的操作,进入客人的Booking界面，在PLACE中选

7、中要调班的记录，选择UNPLACE将booking从班中取出。,然后重新PLACE到新的级别之中。,如果因为级别不同而有金额变化的话，进入客人的Finance界面，选中要改变的Invoiceo/选中CorTeCtiOn,输入要改成的金额和原因。/fifexA.ZXZaCourse,选中该退费 学生的班级。, 进行 Class, Attendance Recordo/ 选择该学生名字，然后选择Dr。PoUt, 确认。/ 进入FUnCtiOn-CustOmer,选中该退费 学生。, 进入Finonce界面，选中要退费的 Invoice/ 选择 CoiTeCtiOnO/ 指定新的金额及原因。/ 确认

8、后系统会自动计算原金额-当前金额 二退费。0)校长可在课程顾问输入数据后得到以下分析数据。在WeeklySales或FranchiseFrom里得到退费金额和退费人数的数据。在Production报表里得到数据更新后的产量报表。Revised on 2003-042.EFAeS详细使用手册ContentsIlItrOdlICtion1. GeiIeralinfUnnation2. AboutP2FA(5-2.1. WhatistheEFACSSyStembasedon?2.2. COlIrSeDefinitiOn3. CIIStomCrS3.1. SaVin2aCUStOmer3.2. BUO

9、kin-aCIIStKmerOntothecourse3.3. Gatherin-StUdentSavailableforacourse4. CoIIrSeS4.1. AddillRnewcourse4.2. PlaCilIgCiIStomertotheCOrrSe4.3. AttendanCeReeOrd5. PaymentS5.1. MakinCPaVmeIItS5.2. CreditNoteS5.3. RefimdS6. FAOs(FrequentlyaskedQuestions)IlItrOdUCtiOllThepurposeofthisdocumentistoprovideaquic

10、kandinformalreferenceforusersofEFACSversion3.31toEnglishFirstworldwide.DuctonatureofEFACS3s,requirementstomodelthebusinessprocessweintheITdepartmentstronglyencourageuserstoaskmorequestionsaboutusingEFACS.PleasecontacttoyourlocalITsupport.1.GeiIeralinformation/4D,INC.WoHdwide1OderSdoFobase1JSOhWOrede

11、velopmenttook.EFACSisanapplicationdevelopedforEnglishFirstandEFEducationistheownerofthesourcecode.SoinordertorunEFACS3.31youneedtopurchasethecorrect4Dsoftwarethatisacommercialproduct.4dlicensingmeansthatyouhavetopurchasealicensecorrespondingtonumberofuserswhoworkwithEFACSatthesametime(i.e.concurrent

12、connections).The4Dlicenserequiredcanbepurchasedfrom4Ddirectly(detailsofwhichcanbefoundat)orfromyourlocalagent(4Drecommendeddistributorscanbefoundat).4Dlicensingforaclient-serverdeploymentdependsonthenumberofconcurrentconnectionsto4DServer.4DServercontrolshowmanyclientsareconnectedtodatabase.Whenacli

13、enttriestoconnecttheserver,the4DServerchecksthenumberofalreadyconnectedusers.Ifthenumberofconnectedusersisequaltothenumberofentered4Dlicenses,theserverrejectsthisrequest.Inthe4denvironmentauserisanaccountforanindividualworkingonthesoftware.In4Dlicensingtheterms“user”doesnotreferstoanindividualperson

14、.Itreferstoconcurrentconnectiontotheserver.Thereforethenumberofusersisactuallythenumberofcomputersconnectedtotheserversimultaneously.Inotherwordsaclientmachinecanhavemanydifferentpeopleaccessingthe4dsoftwarethroughoutthedayviatheirownuseraccount.Allindividualshavetheirownuseraccounttologinwiththerestrictionisthenumberofusersthatcanconnecttotheserveratthesametime.Anyusercanuseanycomputerprovidingtheclien