浅谈如何做好文件收发工作5篇.docx

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1、浅谈如何做好文件收发工作5篇浅谈如何做好文件收发工作1一、收文处理程序及要求(一)收文处理流程签收一登记一收转f对党委及办公室的文件拟办f主管校领导批示传阅或承办一催办、查办一收回文件或办理情况反馈一复查归档1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：(1)审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定。(2)进行收文登记。(3)按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。(4)按领导的批示意见办理。(5)将处理完毕的来文退还报送单位。2、上级领导部门来文的处理程序：(1)通知、指示类的文件应在登记后将“文件处理单”贴附在文件首页前。(2)交党办主任签写办公室拟办意见。(3)按照主任意

2、见转有关职能部门或党委领导批示。(4)检查来文的办理、落实情况。(5)将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。3、校外单位来往函件的处理程序：凡标有“河南工程学院党委收”、“河南工程学院党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：(1)属于群众来信的，按信访工作程序处理。(2)属于函调的，转交组织部处理。(3)党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。(4)属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处；一般的由机要员处理。(5)将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。(二)收文工作要求：1、必须做到准确、及

3、时、保密，不拖拉不积压。2、应熟悉校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。4、组织传阅时，应采取以机要员为中心点的,辐射方式，避免传阅对象之间的交叉式传阅。5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。6、及时催办，定期检查文件承办情况。二、发文处理程序及要求(一)发文处理流程拟稿f核稿f会签f签发一编号一打印f校对f印制一盖章f送发一归档。1、拟稿(1)党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。(

4、2)书写格式、行文规则应遵照执行上级及河南工程学院关于公文处理的若干规定。2、核稿由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核。(1)党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。(2)一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。3、签发(1)送领导签发的应是校核、修改后的稿件。以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。(3)党委各部门代党委起草的文件应先交党办，不要直接送主管书记签发。(4)以党委办公室名义发出

5、的文件材料，由党办主任签发。4、编号(1)以党委名义专项上报的材料编号为：同委()第号。(2)以党办名义专项上报的材料编号为：同委办()第号。5、打印经签发、编号后的文件送交打字室打印。6、校对一般由党办文书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。7、印制校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。8、盖章(1)以党委名义发出的文件，必须由党委书记或主管书记签字后,盖党委印章。(2)以党办名义发出的文件，由党办主任签字后，盖党办印章。9、送发(D一般党委文件应上报上级党委等机关；下发院内机关各部处、基层党总支、直属党支部；送本辽领导。(2)党办文件报校领导，发机关各部处、基层党

6、总支、直属党支部等。10、归档(1)平时按照存档归档要求，做好预立卷工作。(2)按年度将党委文件、党办文件分别组卷存档。(3)按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好并编号。(4)用计算机按照存档要求打印卷内目录。(5)每年6月底前，将上一年度的档案移交学院档案室。(二)发文工作要求：1、了解本级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现党委领导的意图。3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。4、发送文件要力争快捷，注意时效。浅谈如何做好文件收发工作21目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编

7、号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。3定义3.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。3.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。3. 3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。3.4外来文件：指来源于公司之外

8、的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。4职责4. 1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。4. 3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。5. 3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（

9、核稿）、发布、汇总。5文件分级分类6. 1文件分级5.1.1 一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。5.1.2 二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。5.1.3 三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。5.1.4 四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。6文件编号、标识与控制6.1文件编号：Microsofl公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间注：各部门代号部门代

10、码部门代码部门代码部门代码6.2文件的标识与控制文件分受控与非受控两种，在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。7文件编制、审核、批准和发布7.1行政文件与管理性文件的编制与审批(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。(2)公司级管理性文件：如人力资源管理

11、制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写公司内部业务便签，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写文件审阅签发单，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。7.2文件归档、发放、保管7.2.1文件归档(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”,并且将电子档和纸张文件同时归档。(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录

12、目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司受控文件清单。7.2.2文件发放公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门；(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门；(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定文件发放登记表按上述规定范围发放文件，并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在文件发放登记表中签名。7.2.3文件保管与借阅(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效

13、版本，并确保文件清晰易于识别。a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。7.3文件的更改与回收作废7.3.1文件更改(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工

14、作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写文件更改/评审单并实施更改。(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10,当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。(5)文件更改内容必

15、须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题,提出文件更改意见。7.4文件的作废与销毁(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在文件销毁(留用)记录表中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。(3)各类文件的保存期按档案管理制度的规定执行。7.5外来文件管理7.5.1外来文件接收与归口(1)国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理,并建立外来文件清单。(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。7.6保密文件的管理7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则