2022监理资料和监理档案管理.docx

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1、监理资料和监理档案管理一、监理资料1、什么是监理资料国家现行规范建设工程监理规范（第2.0.24条）和现行天津市建设工程监理规程（第2.0.23条），明确规定了监理资料的概念如下：“监理资料”是工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件资料。现行天津市建设工程监理规程规定：第10.1.1条，项目监理机构和监理单位在监理工作中，为履行监理合同所获取的文件和形成的书面材料，由项目监理机构收集、形成并整理保存的为“监理资料”。2、监理资料的重要作用（1）履行监理合同，必须对应的形成监理资料（2）工程监理是否按照合同承若全面履行了监理义务，是否依据相关法律法规的规

2、定履行了法定监理职责，监理过程中的监理行为，都必须要以监理资料为“证据”来证明。（3）如果监理资料缺失，就没有证据证明监理履行了合同义务，就不能主张和享有监理合同中约定的监理权利，就无法取得监理费；（4）如果监理资料缺失，就没有证据证明监理履行了法定职责，就可以判定监理失职，就要依法承担相应的监理责任（行政责任：降低资质、停止招投标、停止注册人员执业；民事责任：经济赔偿；刑事责任：坐牢）。（5）可以说，没有监理资料，监理企业就无法生存。3、监理资料从何而来监理资料来源有“形成”和“获取”两个途径（1） “形成”：是监理自身编写的监理规划、监理实施细则、监理日志、会议纪要、监理通知单、工作联系单

3、、监理评估报告、监理审查核意见、监理批复意见、监理签认记录、监理巡视、旁站、见证检查抽测记录，等等；（2） “获取”：是监理工作涉及的相关单位所提供的施工图设计文件、工程地质勘察报告、施工许可证、第三方检测试验报告、材料构配件设备质量合格证明文件、施工组织设计、专项施工方案、施工承包合同协议、施工承包资质、专职管理人员资格、特种作业人员资格、甲方指令、整改回复、工作联系单、会议纪要，等等。如：施工单位报审临时用电专项施工方案，方案就是“获取”的监理资料；监理审查意见就是“形成”的监理资料。报审、报验、通知、回复、纪要等监理资料，往往要在各相关单位之间按照既定的工作程序进行流转，为界定监理资料在

4、流转过程中发生丢失时的工作责任,必须建立监理文件资料收发登记制度。4、监理资料是“某一形式的记录”（1）监理资料是“记录”，“记录”的“形式”是规范规定的“某一形式O（2）建设工程文件归档规范（GB/T503282014）规定：第2.0.8条，建设工程档案是：“在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。”（3）参照建设工程文件归档规范可以定义：建设工程监理档案是：“在工程建设监理活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。”（4）因为监理资料是监理档案的基础，可以定义：建设工程监理资料是：“在工

5、程建设监理活动中直接形成的具有归档保存价值,在工程监理过程中具有证明“监理依法履行法定监理职责，监理全面履行监理合同约定的监理义务，及与之对应的过程监理行为”价值的文字、图纸、图表、声像（如：照片、影片、录像带、光盘、硬盘）、电子文件（如：磁带、磁盘、光盘）等各种形式的历史记录。”5、监理资料须要“保存”（1）现行天津市建设工程监理规程（DB/T29-131-2015）规定：第10.1.1条，履行监理合同所获取的文件和形成的书面材料由项目监理机构收集、形成并整理“保存”。（2）监理资料“保存”应确保安全，宜“保存”在有锁闭装置的文件箱或文件柜之中（避免随意抽取，避免丢失，避免丢失责任界定不清）

6、；文件箱或文件柜应架高离地、远离外窗（避免淋湿、受潮、霉变）；电子文件应远离强磁场（避免电子文件消磁）。（3）现行天津市建设工程监理规程规定：第10.2.1条，项目监理机构的所有监理人员，均应对本人经手处置和保管的监理资料负责。（即：项目监理机构中各岗位、各专业的监理人员，都对经本人处置过程中的监理资料负有保管责任。）二、监理档案1、什么是监理档案（1）建设工程文件归档规范（GB/T503282014）规定：第2.0.8条,建设工程档案是：“在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。”（2）参照建设工程文件归档规范可以定义：

7、建设工程监理档案是：“在工程建设监理活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程监理档案。”（3）现行天津市建设工程监理规程规定：第10.1.1条，项目监理机构和监理单位在监理工作中，为履行监理合同所获取的文件和形成的书面材料，由工程监理单位收集、形成并整理保存的为“监理档案”。2、监理档案的重要作业（同上监理资料的重要作用）3、监理档案从何而来监理档案是将具有保存价值的监理资料，按照相关规范规定的“内容，进行整理、立卷、归档”的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程监理档案。4、监理档案内容监理档案内容应符合以下规定

8、：（1）符合建设工程文件归档规范（GB/T50328-2014）附录A建筑工程文件归档范围的要求；（附录B市政工程）。（2）符合天津市建设工程文件归档整理规程（DB/T29-86-2011）附录B建筑工程文件归档内容之监理文件的要求；（附录C市政工程、附录D公路工程、附录E管线工程、附录F园林绿化工程）。（3）归档城建档案管理部门的监理档案，还应符合工程管理属地的城建档案管理部门的特定、特殊要求。（4）归档建设单位档案管理部门的监理档案，还应符合建设单位档案管理部门的特定、特殊要求。（5）归档本监理单位档案管理部门的监理档案，还应符合监理单位档案管理部门的特定、特殊要求。5、监理档案整理、立卷

9、、归档建设工程文件归档规范（GB/T50328-2014）规定：（1）整理第2014条，整理：按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。（2）立卷第2.0.12条，立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。第5.1.1条，立卷应按下列流程进行：（5.1.1.（1） 于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料;（5.1.1.（2） 内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）；（排列：详见52编目详见5.3;装订详见5.4；）（5.1.1.（3） 所有案卷，形成案卷目录。（案卷目录：详见5.5;）第5.1.2条，立卷应遵

10、守下列原则：（5.1.2.（1） 应遵守工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档窠的保管和利用；（5.1.2.（2） 文件应按不同的形成、整理单位及建设程序按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷；（5.1.2.（3） 一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷;（5.1.2.（4） 载体的文件应分别立卷。第5.1.3条，立卷采应采用下列方法：（5.1.3.（1） 准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷；（5.1.3.（2） 文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷；（5

11、.1.3.（3） 单位应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷；（5.1.3.（4） 图应按单位工程分专业进行立卷；（5.1.3.（5） 验收文件应按单位工程分专业进行立卷；（5.1.3.（6） 文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系；（5.1.3.（7） 资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。（3）归档第2015条，归档：文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。第6.0.1条，归档应符合下

12、列规定：（6.0.1.1）归档文件范围和质量应符合本规范第4章的规定；（6.0.1.2）归档文件必须经过分类整理，并应符合本规范第5章的规定；第6.0.3条，归档时间应符合下列规定：（6.031）根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行。（6.0.3.2）勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。第6.0.4条，勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后方可向建设单位移交。6、

13、监理档案的保存（1）建设工程文件归档规范（GB/T50328-2014）规定：第2.0.17条，永久保管：指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。第2.0.18条，长期保管：指工程档案保存到该工程被彻底拆除。第2.0.19条，短期保管：指工程档案保存10年以下。（2）现行天津市建设工程监理工程（DB/T29-131-2015）规定：第10.3.3.1条，安全生产管理的监理工作类档案在工程验收合格且项目监理机构撤出工程现场后一年。第1033.2条，进度、造价控制和合同管理类档案在监理合同终止后一年。第10.3.3.3条，其他监理档案按照国家和天津市有关规定执行。（3）归档本监理单位的监理档案保

14、存期限，按照监理企业监理档案管理制度的相关规定执行。三、监理资料与监理档案的联系与区别1、联系（1）监理资料是监理档案的基础，没有监理资料就没有监理档案。（2）监理资料质量决定监理档案质量，没有完整的监理资料，监理档案必定残缺不全。（3）监理资料与监理档案同等重要，都要满足“记录工作过程、体现工作标准、界定工作责任、为追溯提供书面依据”的基本要求。记录工作过程监理单位履约、监理人员履职，必须以监理资料“记录”作为监理工作行为的证据。监理资料“记录”的内容应包含但不仅限于以下：执行法律法规、规章、政令、行政规范性文件、工程建设强制性标准、天津市地方建设工程标准等情况；执行建设行政质量安全监督管理

15、机构监督交底情况，监督执法检查提出的工作要求，监督执法检查提出的整改要求，监督在工程质量阶段验收及竣工验收中提出的整改要求等情况；落实建设单位提出的监理管理工作要求等情况；履行建设工程监理合同义务情况；执行监理规划、监理细则情况等。体现工作标准监理行为、监理资料和监理档案的“符合性”，体现监理工作标准。这里“符合性”是指：监理行为、监理资料和监理档案是否符合法律法规、规章、政令、行政规范性文件、工程建设强制性标准、天津市工程建设标准的规定，符合施工图设计文件，符合建设工程监理合同的约定的监理义务。“符合”程度高，体现监理单位履约、监理人员履职行为能力和工作标准高，监理行为、监理资料和监理档案可以起到有效的保护监理利益的作用；“符合”程度低,体现监理单位履约、监理人员履职行为能力和工作标准低，监理行为、监理资料和监理档案不能起到有效的保护监理利益的作用；“不符合”，体现监理单位履约、监理人员履职行为能力和工作标准差，这样的监理行为、监理资料和监理档案则，会严重危害和伤害监理自身利益；在建设行政主管部门执法检查人员（建设部、各级建委、建设工程质量安全监督管理总队、支队等执法检查人员），对监理行为、监理资料和监理档案的“符合性”进行执法检查时，如被评价为差或被否定