物业公司财务部资金管理制度.docx

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1、物业公司财务部资金管理制度为了加强对货币资金的内部控制，提高货币资金的使用效益，提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行，根据企业内部控制规范以及国家有关法律法规，制定本制度。本制度所称货币资金，是指公司所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。各企业负责人对本企业货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责。一、职责分工与授权批准（一）财务部门建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。货币资金业务的不相容岗位至少包括：1、货币资金支付的审批与执行；2、货币资金的保管

2、与盘点清查；3、货币资金的会计记录与审计监督。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。（二）财务部门建立货币资金授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理货币资金支付业务。审批人根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。公司财务部门按照规定的程序办理货币资金支付业务。1、支付申请。公司有关部门或个人用款时，应当提前向经授权的审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途

3、、金额、支付方式等内容，并附有效经济合同、原始单据或相关证明；2、支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准;3、支付复核。复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确，支付方式、支付对象是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员等相关负责人员办理支付手续；4、办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。（三）严禁未经授权的部门或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。（四）企业

4、对于重要货币资金支付业务，实行集体讨论和总经理审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。二、库存现金管理（一）根据国务院现金管理暂行条例及其实施办法的规定，结合公司的实际情况，库存现金的开支范围可以包含如下：1、个人劳务报酬；2、各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；3、出差人员必须随身携带的差旅费；4、中国人民银行确定需要支付现金的其他支出；5、其他须现金支付的特殊情况，应提前申请并书面批准。（二）库存现金限额：库存现金限额为3,OOO元；超过库存限额的现金应当及时存入开户银行。其他特殊情况须提前经过公司财务经理书面授权审批；（三）现金收入应当及时存入银行，不

5、得自行坐支现金，当日收到的现金应及时存入银行，对于当日来不及送存银行的部分，应做好保存工作。因特殊情况需坐支现金的，事先报经企业总经理审查批准。非业务性质借出款项必须执行严格的审核批准程序，严禁擅自挪用、借出现金。（四）取得的现金收入必须及时入账，不得账外设账，严禁收款不入账。（五）财务人员从银行中提取现金，应当填写“现金支票领用单”，并写明用途和金额，由财务负责人签字批准后提取。1、企业员工因工作需要借用现金，需填写“借款单”，由部门领导签字确认，报总经理及财务负责人审批，经会计审核，到出纳人员处领取。2、报销时凭发票、差旅费单据及企业认可的有效报销或借款凭单，经办人签字，会计审核，财务负责

6、人及总经理批准，到出纳人员处冲抵以前借款、领取现金。付款后加盖付款标记及经办人戳记。3、工资由财务人员按时提款，月末发放工资，填制记帐凭证，进行帐务处理。4、办理款项汇兑时，财务人员经审核“汇兑通知单”及有关凭证，分别由经办人、部门负责人、财务负责人、企业总经理签字，出纳人员到银行办理。5、不准超范围、超限额使用现金。6、不准白条抵库。7、不准挪用现金。8、不准利用账户替他人或其他单位套取现金。（六）建立健全现金账目，逐笔记载现金收支，账目须日清月结，做到账实相符。严禁用不符合财会制度的凭证顶替库存现金；严禁谎报用途套取现金；（七）出纳每日下班前进行现金盘点工作，结清现金日记账。每周五现金盘点

7、时由非出纳岗位财务人员进行监盘，盘点结果形成记录，由盘点人及监盘人、财务部经理签字确认后存档，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，当日内查明原因，做出处理。（八）出纳及时登记记录每日发生的现金支付业务，并将电子明细账及相关单据进行互相核对。（九）现金保险柜应存放于财务室，密码应每三个月更改一次，出纳岗位人员变更时也要进行更改，并形成书面记录，保险柜不得存放私人财物。（+）备用金管理1、各部门由于业务工作性质，确需要备用金的，书面提出申请，经公司总经理批准。2、根据公司总经理通知，部门领取备用金时，填写借款单，财务负责人审核，由出纳人员依凭证付款。各部门指定专人负责备用金管理。3、部门领取

8、备用金最高限额为LOOO元。4、备用金管理人员每周与财务部门结算一次，及时补充备用金。财务部门按时催促备用金管理人员办理财务报销手续。5、因业务发展或部门调整，不再需要使用备用金的部门应及时办理相关手续，归还备用金。三、银行账户管理（一）财务部门严格按照支付结算办法等国家有关规定，加强对银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。银行账户的开立应当符合公司经营管理实际需要，原则上公司只能在便于开展业务的银行开设一个存款账户，办理各种结算业务。如需开立银行账户，由公司财务部门提出书面申请，报地产集团财务总监审核批准后执行，并报集团公司管理会计部备案；销户时，按相同程序执行。不得违

9、反规定开立和使用银行账户。（二）严格遵守银行结算纪律，不得签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不得签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据；不得无理拒绝付款，任意占用他人资金。1、支票由出纳人员保管。2、支票领用时按要求逐项认真填写“支票领用单”,由所在部门负责人审核，经财务负责人及总经理批准签字后，到财务部门领取支票。3、原则上不允许各业务部门领取空白支票。特殊情况，经总经理审批。各部门累计领取支票超过三张逾期未报帐的，财务部门暂时停封该部门借款业务。财务部门要及时催促各业务部门及时办理结算报销手续。4、支票付款后及时办理报销手续，购置物品时需要物品保管人员或使用人员验收签字

10、后方可报销。5、收到支票后，及时送存银行，不拖不压。（三）出纳对发生的结算业务，要根据合法、正确和完整的收支凭证，依业务发生的先后顺序登记入账，每日终了应结出余额。1、财务部门须对各银行账户开通网上查询功能，并利用网上银行的实时性及时进行银行对帐工作：2、每月银行对帐一次，编制书面确认的银行余额调节表，由编制人员、复核人员及财务部经理手工签字确认存档。（四）出纳人员可以从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作，但是必须经由主管会计人员的复核和检查。（五）原则上禁止开通网上银行的支付和结算功能。四、其它货币资金的管理（一）对外发生的业务，除用现金和银行存款结算外，还可采用其他货币资金

11、结算办法，主要包括：外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金和信用证保证金存款等。（二）使用上述结算形式，由财务部门每月与银行核对余额，业务结束后应立即清理，余款退回银行账户。五、票据及有关印章的管理（一）财务部门加强与货币资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序，并专设登记簿进行记录，票据号码、金额、收款人须填写完整，并由批准人签字后予以领出，防止空白票据的遗失和被盗用。因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据，按规定予以保存，不得随意处置或销毁。对超过法定保管期限、可以销毁的票据，在履行审核批准手续后进行销毁，并建立销毁

12、清册，由授权人员监销。财务部门设立专门的账薄对票据的转交进行登记；对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管；不得跳号开具票据，不得随意开具印章齐全的空白支票。（二）空白现金支票、转账支票等结算票据，由出纳在保险柜中保管，不得在空白支票等票据上预盖印鉴备用。（三）财务部门应加强银行预留印鉴的管理。财务预留印鉴由出纳和财务经理（或其授权人员）分别保管，不得由一人保管支付款项所需的全部印章。日常财务工作外，须使用财务印鉴的特殊经济业务与事项，必须严格履行财务印鉴领用登记手续。外出办事人不得将支付款项所需的全部印章携带外出，确有需要时，需由两人分别携带，并进行印鉴使用登记。六、监督检查（一）公司财务部

13、门的财务自查，货币资金监督检查的内容主要包括：1、货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。2、货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。3、支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。4、票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，要及时采取措施,加以纠正和完善。（二）公司财务部门应对货币资金业务进行定期检查，对货币资金管理实行责任追究制度。1、每周一次，主管会计对库存现金进行一次监盘，平时采取不定期抽盘方式，重点检查账实是否相符，防止白条抵库、贪污挪用、公款私存等现象。2、每月一次，主管会计及财务经理审核、检查由出纳人员编制的银行存款余额调节表，未达账项是否正常，是否有收付款项未及时入账，是否有未及时核销的支票；并签字确认。3、不定期对涉及货币资金业务的记账凭证进行抽查，重点检查付款审批程序是否合规。