物业公司行政管理制度.docx

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1、物业公司行政管理制度第一节公文流转制度一、由行政人事部负责管理公司内部及集团总部下发的各种文件的流转工作。二、上报集团总部的各类文件必须由总经理签字确认后方可上报。三、各类文件必须经由行政人事部批转后，方可分送至相关部门或领导进行流转和审批。四、各类文件在按照规定程序流转审批后，由行政人事部负责对外发送，并存档备查。五、文件流转过程由行政人事部组织进行，他人不得自行传阅，以防止文件丢失或泄密。六、各部门对阅办完毕的文件应签字并注明日期及时间，原则上每个部门的批文时间不得超过2小时。如在规定的时间内未能阅办完毕，应向行政人事部说明原因，并由行政人事部酌情处理。第二节会议管理制度一、公司会议管理部

2、门为行政人事部，各部门会议管理为部门本身。公司会议由会议管理部门负责安排会议时间、地点、与会人员，并准备会议资料。二、会议具体类别如下：1、公司会议：(1)公司周例会由公司各部门汇报上周工作总结和下周工作计划，总经理、副总经理作出工作要求及指示。参加人员为各部门经理、副经理及主管级以上人员，召开时间为每周一上午8：30O(2)专题会议研究解决公司内部的专题事项。参加人员和召开时间由行政人事部，根据工作需要负责安排。（3）半年度、年度工作汇报会议由主管级以上人员汇报半年度、年度工作情况。会议形式和召开时间由行政部负责安排及通知。2、各部门内部会议各部门结合自身情况自行安排会议形式，严格遵照执行。

3、第三节印鉴管理制度一、大连锦联经典生活物业管理有限公司公章、合同章由行政人事部负责管理，并指定专人保管。二、使用公司公章、合同章必须严格履行审批程序。申请用印部门或个人,须填写印鉴使用申请单，详细填写用印事由、时间、申请人，并由部门负责人签字确认，经行政人事部审核，总经理批准后方可用印，并做好登记。其中：1、合同、协议盖章前，必须出示批文，且合同文本中须有总经理或代理人签字后，方可加盖合同章。2、公司内部行政公文、对外函件须经分管领导和总经理审批后，方可加盖公章。3、公司员工办理婚育证明、工资证明、解除合同证明等个人事宜时，须经行政人事部审批、总经理批示后，方可加盖公章。4、凡在前述中未提及的

4、事务，需使用公章、合同章时.，均需行政人部请示总经理后，方可用印。三、严格做好印鉴使用登记工作，使用印鉴时，印鉴管理人员须填写印鉴使用申请单，将用印文件名称（编号）、文件份数、用印事由、批准人、用印时间等准确登记，并由经办人签字确认。四、严禁在空白文本或局部空白文本上加盖印章。五、非特殊情况，公司公章、合同章严禁带出行政人事部使用。如确需带出使用，必须报请总经理批准后，由行政人事部派员现场监督用印。附件一：印鉴使用申请单印章名称文件名称（编号）用印时间份数部门负责人：使用人：批准人：经办人：注：申请使用印鉴，审核本单时必须一并随附所需盖章的文件附件二：印鉴、证照使（借）用登记表序号使（借）用日

5、期印鉴、证照名称使用资料使用人批准人使用类型使用/借用使用/借用使用/借用使用/借用使用/借用使用/借用使用/借用使用/借用第四节档案管理制度一、行政人事部为档案管理部门。各部门的档案管理均要提交给行政人事部备份。二、凡在工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件资料，必须及时向档案管理部门移交备档。三、归档具体范围1、集团或政府颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；2、政府领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊；3、集团颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿；4、请示、申请及集团领导

6、或职能部门的批复文件;5、各部门、单位的工作计划、总结、报告；6、各种会议资料以及形成的声像材料；7、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；8、领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；9、反映公司经营管理的专业文件材料，如租赁、银行贷款等业务中产生的各种文件、资料、合同等；物业管理圈微信公众号。10、统计报表和统计分析资料；11、组织机构、人员编制等文件材料；12、公司制定的规章制度；13、公司大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和

7、凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；14、集团对公司各部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；15、员工名册、党员名册、介绍信存根；16、外事活动中形成的请示、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；17、解决法律纠纷问题形成的文件材料；18、与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；19、固定资产登记，财产、物资、档案等移交凭证；20、购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料；21、其它文档。四、归档要求I、需

8、归档的文件资料应及时向行政人事部移交，财务档案由财务部门负责归档。2、必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不移交应归档的文件材料，如有材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借阅手续。3、严格履行移交手续。4、归档立卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：(1)归档的文件材料种类、份数均应齐全完整。(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、中间稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件组合在一起，不得分开。(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后

9、。正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后。(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。(5)案卷必须填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和经办者。五、档案的借阅1、借阅档案时须经分管领导批准，然后到行政人事部填写借阅登记簿，方可借阅。2、借阅档案必须严格履行登记手续，登记内容包括部门、借阅人、档号、用途、归还日

10、期。3、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况或确属工作需要，需要转借、复印或携带档案外出时，须经总经理或副总经理批准后方可执行。4、借阅的档案用完后应及时归还，不得遗失，借用时间不得超过三天。第五节车辆使用管理制度一、车辆日常管理规定1、办公用车由指定专人驾驶，非专职司机不允许驾驶车辆。2、原则上目的地距离公司一站地内的路程不予派车，如遇特殊情况特殊对待；3、在派车时应本着一车多用，路线、时间安排合理的原则。4、车辆夜间须停放在经典生活A区地下停车场。二、司机管理规定1、司机要认真贯彻执行交通管理的各项制度，谨慎驾驶车辆，确保安全行车。2、做好车辆日常维

11、护保养工作。保证车况良好，车辆清洁，机器运转正常。3、严格控制用油，积极开展节油活动。4、服从领导，听从调度，严格按派车任务准时出车，不出私车，坚守岗位，做到随传随到。5、司机要提高自我修养，注重个人形象，服装干净整洁，不能过于休闲，严禁穿拖鞋出车，不说污言秽语，不在车内吸烟、唾觉。6、遵守保密守则，车上领导、客人的谈话做到不介入，不插话，不传播。7、每次长途出车后，要对停车费、过路费进行及时报销，不得滞留；要求在每一张单据背后标明费用发生原因、地点及日期。三、处罚管理规定1、有派车权的相关人员出现违规用车行为，一经发现将处以500元罚款，对违规出车行为未拒绝的驾驶员处以200元罚款；2、驾驶

12、员有违规用车、酒后驾车等行为，一经发现将处以200元一500元罚款；3、驾驶员有未按照本制度规定入库停车行为,一经发现将处以200元罚款；4、驾驶员违反交通规则及造成事故的罚款由当事人承担。因驾驶员违反规则，情节严重并给公司造成损失的，将处以一定数额的罚款，具体处罚标准如下表：序号事故保险发生额罚款处理方案13000元以下200元230006000元400元36000100OO元600元41000030000元800元530000元以上1000元四、上述制度未提及事宜参照集团制度执行第六节业务宴请制度一、由行政人事部负责公司业务宴请的协调工作。二、各部门确有需要进行宴请活动，必须事前向行政人事

13、部提出申请，说明事由、宴请标准、人数等，经总经理、副总经理批准后，方可实行。三、安排宴请时必须严格控制宴请时间、标准和陪餐人数。各部门宴请时间原则上安排在晚间，若需安排在中午，无特殊情况不允许喝酒。四、凡违反本制度的，除责任人自负帐款外，还要提请行政人事部门予以处罚。第七节计算机网络管理制度一、公司计算机设备统一由行政人事部负责管理。二、工作时间严禁使用计算机进行与工作无关的其他活动，如炒股、玩游戏、看电影、听音乐等；三、严禁访问非正常的网站，严禁使用BT等软件下载任何网络资源；四、光盘、USB等存储设备使用前须经病毒检测后接入计算机；五、不得将来历不明的软件装入计算机运行，防止染上“病毒”。

14、发现机器故障及时报修，不得擅自进行维护，防止造成损失。电脑设备维修应由行政人事部负责协调。六、违反以上制度的相关人员，将依据情节对其进行经济处罚，警告和辞退处理。第八节办公用品管理制度一、计算机、传真机、复印机、打印机、办公家具、电话等办公设备由行政人事部统一负责管理。二、申购和采购：办公用品由行政人事部门根据消耗情况进行申购备领，每月月末各部门上报办公用品申购单，经公司总经理批准；批准后的申购单交采购员执行购买。未填写申购单及未经领导批准擅自购买的不予报销。三、管理和发放：1、办公用品的备品由行政人事部指定专人建帐保管。2、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。3、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。4、办公用品的申购和发放时间。（1）申购时间：各部门于每月22日之前将本月需要购买的办公用品明细报送到行政人事部。（2）发放时间：每月30日派发各部门申购的办公用品，各部门指定专人一次性领取办公用品。