消杀药品采购项目档案管理方案.docx

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1、消杀药品采购项目档案管理方案目录第一节档案管理部门2第二节档案管理程序3一、立卷归档3二、借阅管理3三、收集整理3四、鉴定销毁4五、相关表格5第三节档案管理制度5一、查阅利用制度5二、档案保密制度6三、档案保管制度7四、档案立卷归档制度8第一节档案管理部门管理部门职责具体如下：L负责本项目各类档案的统一管理，负责对本项目的技 术图书资料实行业务管理，并根据本项目管理的需要编制各 种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。2 .贯彻执行中华人民共和国档案法等有关法律法规 和方针政策，制定本企业档案管理制度。3 .负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档 资料的积累、整理工作，提出本项目专、兼

2、职档案员的业务 培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、 销毁、移交工作。4 .做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、 索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、 修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。第二节档案管理程序一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类一一录入机读目录一 一将档案整理完毕整理装订档案制作检索工具一 一档案入库一一分类上架。二、借阅管理L本项目人员借阅档案：由本人提出书面申请一一办公 室主任审核一一主管领导签字批准一一档案室负责查找有 关档案一一借阅人填写借阅档案登记簿一一借阅人填写档 案利用效果登记表一一档案室填写归还日期

3、。5 .其他人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案 室申请借阅档案审批单一一办公室主任审核一一主管领导 签字批准一一档案室负责查找一一查阅人填写借阅档案登 记簿一一查阅人填写档案利用效果登记表一一档案室填写 归还日期。三、收集整理L立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案 归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归 档文件材料完整。6 .兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点, 按规定的案卷类目归卷。7 .次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件 材料进行整理（初步立卷）。8 .三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行 检查、指导。9 .兼职档案员（资料员

4、）按立卷要求立卷。10 兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案 室移交档案。11 档案室对案卷进行分类、整理。12 编制档号。13 编制案卷目录等各种检索工具。14 .入库。15 .做好档案的统计。16 .开展档案的利用。17 .进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工。四、鉴定销毁档案销毁提出申请一一办公室主任审核一一主管领导 签字批准一一档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档 案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定一一档 案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记一一办公室 主任签字批准一一主管领导签字批准一一一把手签字批准 档案室及相关部门到指定地点2人以上监销一一档案

5、室 及相关部门办理销毁清册一一档案室归档。五、相关表格（-）文件管理记录目录（二）档案移交清单表（三）档案借阅审批单第三节档案管理制度一、查阅利用制度L借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自 觉履行借阅手续。对突出的利用效果，要简要填写档案利 用效果登记。2 .凡借阅项目档案，需经项目负责人批准，员工不得为 外单位借阅或转借档案资料，若造成泄密和档案流失者将按 有关规定严肃处理。3 .外单位人员借阅项目档案，应持单位介绍信，经项目 负责人批准后，由业务部门借出查阅，并在借阅期限内按时 归还。4 .查阅利用档案，必须在阅览室内，不得带出室外，不 得转借他人传阅，随意摘录和复制。5 .摘录

6、和复制档案资料须经档案管理人员同意，摘抄时 必须保持档案内容的准备性，不准随意篡改。6 .借阅人员要严守保密制度，对所有档案必须进行妥善 保管，严禁涂改、勾画、拆卷，增删和抽页，对经装订、折 叠的图纸资料，使用后需折叠复原归还，不得丢失、损坏或 转借他人。7 .项目档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检 查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、 复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。8 .项目档案管理人员一旦发现档案材料在借阅过程中 被拆、涂抹或缺失等损坏现象，要及时向项目负责人汇报, 并追究有关人员的责任。二、档案保密制度L档案管理人员必须坚决贯彻执行中华人民

7、共和国档 案法有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案 安全。9 .凡是到档案室查阅档案者，必须严格履行档案查阅手 续，档案原则不准带出档案室，确需要带出时须经主管领导 批准并在指定时间内归还档案室。10 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料, 严禁非档案人员在档案库房滞留和翻阅档案。11 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所，不 准带回家中，要及时交还档案管理部门。12 在对外工作中，需要提供档案的，必须经项目负责人 批准同意，按档案管理规定办理手续。13 凡借（查）阅涉密档案者，必须遵守保密制度，未经 许可，任何单位和个人不得私自抄录，复制档案材料和拍摄 内容，更不准将

8、档案中的保密内容泄露，违者必究。14 档案人员要经常检查室内保密设施，关好、锁好门、 窗、柜架等，做好档案安全保密工作。三、档案保管制度L档案保管是采用一定的技术设备、措施和方法，对档 案实行科学保管和保护，防止档案损毁，延长档案寿命，维 护档案安全。15 按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系 统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。16 坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防” （即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、 防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。17 加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库 房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。18

9、 库房要保持温度在摄氏14-24,相对湿度在45-60% 之内，保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠无有害气体污 染。19 库房管理人员要做到天天打扫卫生，天上下班各检查 一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和 纸张破损的案卷，及时进行抢救。7,交接进馆的档案，要认真清点，履行签字交接手续; 档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还; 非工作人员不得进入库房，以防意外；在库房里不准吸烟。四、档案立卷归档制度（-）归档范围凡是本公司在各项活动中直接形成的具有查考利用价 值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、账簿、声像、 照片、实物以及上级印发需要本公司长期执行和落实的各项

10、 规定、制度等均属归档范围。（二）归档时间1 .各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成 后及时向综合档案室移交。2 .项目在立项之初及完成之间所形成的资料在第一时 间移交给综合档案室。3 .财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册, 保管一年后移交给综合档案室。（三）归档要求L归档的文件材料一般一式一份，本公司发文、基建项 目档案一式两份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。4 .自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水 书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术 保护要求。5 .归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。4,归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。5.归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能 部门在各项活动中真实内容的历史过程。（四）归档手续移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表, 一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备 查找、负责。