计算机基础使用excel进行数据分析.ppt

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1、Part 使用Excel进行数据分析使用数据列表了解了解Excel数据列表数据列表 Excel最常用的功能最常用的功能之一就是管理数据之一就是管理数据列表或工作簿数据列表或工作簿数据库。库。数据列表是由一行数据列表是由一行标题（描述性文字）标题（描述性文字）组成的有组织的信组成的有组织的信息集合。息集合。通常把数据列表中通常把数据列表中的列称为的列称为字段字段，把，把数据列表中的行称数据列表中的行称为为记录记录。在数据列表中输入数据在数据列表中输入数据 使用数据记录单对话框输入数据使用数据记录单对话框输入数据 选择选择“数据数据”“记录单记录单”命令命令当出现数据记录单对话框时，当出现数据记录

2、单对话框时，Excel会会显示数据列表中的第一项记录。显示数据列表中的第一项记录。“新建新建”：如果要输入一项新的记录，：如果要输入一项新的记录，单击单击“新建新建”按钮清除字段，然后就可按钮清除字段，然后就可以在适当的字段中输入新信息。以在适当的字段中输入新信息。如果数据列表中含有公式，如果数据列表中含有公式，Excel会自会自动把它们添加到新记录中去。动把它们添加到新记录中去。“删除删除”：删除已显示的记录。：删除已显示的记录。“还原还原”：恢复所编辑的任何信息。必：恢复所编辑的任何信息。必须在单击须在单击“新建新建”按钮之前，单击此按按钮之前，单击此按钮。钮。“条件条件”：允许用户输入设

3、置搜索记录：允许用户输入设置搜索记录的条件。例如，想找到基本工资大于等的条件。例如，想找到基本工资大于等于于1300元的记录，在元的记录，在“基本工资基本工资”字字段中输入段中输入“=1300”，然后使用，然后使用“上上一条一条”和和“下一条下一条”按钮显示所有符合按钮显示所有符合条件的记录。条件的记录。筛选数据列表筛选数据列表 筛选数据列表是一个隐藏所有除了符合用筛选数据列表是一个隐藏所有除了符合用户指定条件之外的行的过程，即只显示符户指定条件之外的行的过程，即只显示符合条件的记录。合条件的记录。Excel提供了两种筛选数据列表的方法：提供了两种筛选数据列表的方法：自动筛选自动筛选：适用于简

4、单的筛选条件。：适用于简单的筛选条件。高级筛选高级筛选：适用于更复杂的筛选。：适用于更复杂的筛选。使用自动筛选使用自动筛选Step1把单元格指针放到数据列表中的任何位置；把单元格指针放到数据列表中的任何位置；Step2选择选择“数据数据”“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”命令。命令。筛选：筛选：Excel会分析数据列表，并且在标题行的字段中添加下拉箭头。单击这些下拉会分析数据列表，并且在标题行的字段中添加下拉箭头。单击这些下拉箭头时，数据列表会自动扩展显示在那一列中的独特选项。选择其中的某一选项，箭头时，数据列表会自动扩展显示在那一列中的独特选项。选择其中的某一选项，Excel会隐藏除了包含此项

5、的所有行。会隐藏除了包含此项的所有行。全部显示全部显示：要再一次显示整个数据列表时，单击箭头，从下拉列表中选择：要再一次显示整个数据列表时，单击箭头，从下拉列表中选择“全部全部”；或者选择或者选择“数据数据”“筛选筛选”“全部显示全部显示”命令。命令。退出筛选退出筛选：要退出自动筛选模式，再次选择：要退出自动筛选模式，再次选择“数据数据”“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”命命令。令。对多列使用自动筛选对多列使用自动筛选 例例1：筛选出：筛选出“销售销售”部门，部门，“基本工资基本工资”是是1100元的记录。元的记录。使用自定义自动筛选使用自定义自动筛选 例例2：筛选出：筛选出“销售销售”部门，部

6、门，“基本工资基本工资”大于等大于等于于1100元的记录元的记录。使用高级筛选使用高级筛选 在多数情况下，自动筛选功能能够发挥作用。在多数情况下，自动筛选功能能够发挥作用。但是，如果和它的上限发生冲突，就需要使但是，如果和它的上限发生冲突，就需要使用高级筛选功能。高级筛选比自动筛选更灵用高级筛选功能。高级筛选比自动筛选更灵活，但在使用前需要做一些准备工作。高级活，但在使用前需要做一些准备工作。高级筛选能够提供以下功能：筛选能够提供以下功能：为高级筛选建立条件区域为高级筛选建立条件区域 在使用高级筛选功能前，需要建立一个条件区在使用高级筛选功能前，需要建立一个条件区域，一个在工作表中遵守特定要求

7、的指定区域。域，一个在工作表中遵守特定要求的指定区域。其必须遵守下列规定：其必须遵守下列规定：至少由两行组成，在第一行中必须包含有数据列表至少由两行组成，在第一行中必须包含有数据列表中的一些或全部字段名称。中的一些或全部字段名称。条件区域的另一行必须由筛选条件构成。条件区域的另一行必须由筛选条件构成。Step1 选中某一单元格如下图；选中某一单元格如下图；鼠标点击确定鼠标点击确定A32单元格单元格Step2在空白位置输入筛选条件，并选中该筛选区域在空白位置输入筛选条件，并选中该筛选区域输入在空白位置输入筛选条件输入在空白位置输入筛选条件如：部门、应发工资如：部门、应发工资=6000=6000S

8、tep3 选择选择“数据数据”“筛选筛选”“高级筛选高级筛选”命令。命令。“高级筛选高级筛选”对话框中设置列表区域：对话框中设置列表区域：系统在列表区域自动确定筛选系统在列表区域自动确定筛选$A$2：$L$32区域。区域。“高级筛选高级筛选”对话框中设置条件区域：点击条件区域对话框中设置条件区域：点击条件区域栏中的拾取按钮，系统弹出栏中的拾取按钮，系统弹出“高级筛选高级筛选-条件区域条件区域”对对话框，可以手工输入参数，也可通过鼠标建立。话框，可以手工输入参数，也可通过鼠标建立。点击拾取按钮点击拾取按钮通过鼠标拉选建立指定的条件，当确定后。通过鼠标拉选建立指定的条件，当确定后。系统自动将条件填

9、入到系统自动将条件填入到“高级筛选高级筛选-条件区域条件区域”对话框对话框中中点击拾取按钮返回主对话框点击拾取按钮返回主对话框选择筛选结果复制到其他位置选择筛选结果复制到其他位置“复选框复选框”，然后点击复，然后点击复选到栏的拾取按钮，通过鼠标确定结果筛选表的单元选到栏的拾取按钮，通过鼠标确定结果筛选表的单元点击拾取按钮点击拾取按钮选中该选项选中该选项点击点击复制到拾取按钮，复制到拾取按钮，鼠标移动到鼠标移动到A35单元格点击确定为筛选单元格点击确定为筛选结果表显示起始位置，最后点击拾取按钮返回主对话框结果表显示起始位置，最后点击拾取按钮返回主对话框点击点击A35单元格单元格点击拾取按钮返回点

10、击拾取按钮返回高级筛选主对话框中按高级筛选主对话框中按“确定确定”按钮，筛选结果如下按钮，筛选结果如下图图“与与”和和“或或”条件关系条件关系同一行同一行“与与”的条件关系的条件关系非同行非同行“或或”的条件关系的条件关系数据列表排序数据列表排序ExcelExcel的排序规则的排序规则 因为单元格含有不同类型的信息，对于升序排序，信息将会按以下因为单元格含有不同类型的信息，对于升序排序，信息将会按以下顺序出现。顺序出现。1.数字值：数字值：Excel从最小的负数到最大的正数排列数字，并把日期和从最小的负数到最大的正数排列数字，并把日期和时间划分为值。时间划分为值。2.文字：按照字母顺序，如下：

11、文字：按照字母顺序，如下：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。默认的排序不区分大小写。用户可以在默认的排序不区分大小写。用户可以在“排序选项排序选项”对话框中改变对话框中改变这种设置。这种设置。3.逻辑值：逻辑值：False排在排在True前面。前面。4.空单元格：空单元格总出现在最后（不含有任何内容的单元格）。空单元格：空单元格总出现在最后（不含有任何内容的单元格）。把单元格指针移到要排序的把单元格指针移到要排序的列上列上，然后在常用工具栏上，然后在常用工具栏上单击单击“升序排序升序排

12、序”或或“降序排序降序排序”按钮。按钮。“升或降序排序升或降序排序”按按钮钮更复杂的排序更复杂的排序选择选择“数据数据”“排序排序”命令，显示命令，显示“排序排序”对话对话框。框。使用自定义排序使用自定义排序在某些情况下，想要通过其它方式进行排序。例如，在某些情况下，想要通过其它方式进行排序。例如，数据由月份名称构成，往往期望其以月份顺序出现数据由月份名称构成，往往期望其以月份顺序出现而不是字母顺序。用户可以使用而不是字母顺序。用户可以使用“排序选项排序选项”对话对话框执行这样的排序。框执行这样的排序。创建分类汇总创建分类汇总选择选择“数据数据”“分类汇总分类汇总”命令，命令，打开打开“分类汇

13、总分类汇总”对话框。对话框。这个对话框提供了下面的选项：这个对话框提供了下面的选项：分类字段分类字段：这个下拉菜单中显示了：这个下拉菜单中显示了数据列表中的所有字段。数据列表中的所有字段。汇总方式汇总方式：从：从11个函数中做出选择。个函数中做出选择。选定汇总项选定汇总项：这个列表框中显示了：这个列表框中显示了数据列表中的所有字段。选中想要数据列表中的所有字段。选中想要进行分类汇总的字段旁边的复选框。进行分类汇总的字段旁边的复选框。替换当前分类汇总替换当前分类汇总：如果此项被选：如果此项被选中，中，Excel会移走任何已存在的分类会移走任何已存在的分类汇总公式，用新的分类汇总进行替汇总公式，用

14、新的分类汇总进行替换。换。每组数据分页每组数据分页：Excel在每组数据分在每组数据分类汇总之后自动插入分页符。类汇总之后自动插入分页符。汇总结果显示在数据下方汇总结果显示在数据下方：Excel将将会把分类汇总放置在数据下方。否会把分类汇总放置在数据下方。否则，分类汇总公式出现在汇总上方。则，分类汇总公式出现在汇总上方。全部删除全部删除：此按钮删除数据列表中：此按钮删除数据列表中的所有分类汇总公式。的所有分类汇总公式。Step1 选中部门单元格用升序或降序按钮（部门分类）选中部门单元格用升序或降序按钮（部门分类）Step2 部门分类后选择部门分类后选择“数据数据”菜单中菜单中“分类汇总分类汇总

15、”命令命令Step3 分类汇总对话框中分别设置如下，然后确定按分类汇总对话框中分别设置如下，然后确定按钮钮分类汇总结果分类汇总结果分级选项分级选项使用数据透视表分析数据关于数据透视表关于数据透视表 数据透视表本质上是从数据库中产生的一个数据透视表本质上是从数据库中产生的一个动动态任意组合汇总报告态任意组合汇总报告。数据库可以在一个工作簿中，。数据库可以在一个工作簿中，也可以是一个外部的数据文件。数据透视表可以把也可以是一个外部的数据文件。数据透视表可以把无穷多的行列数据转换成数据有意义的表述。无穷多的行列数据转换成数据有意义的表述。数据透视表最具革新性的方面在于它的互动性。数据透视表最具革新性

16、的方面在于它的互动性。创建一个数据透视表后，用户几乎可以在任何可想创建一个数据透视表后，用户几乎可以在任何可想象的范围内重排信息，甚至可以插入公式执行新的象的范围内重排信息，甚至可以插入公式执行新的计算。计算。（bank accounts-1.xls）以下数据库由一个有三个分行的银行的每日新帐目信息以下数据库由一个有三个分行的银行的每日新帐目信息组成，它包括组成，它包括350条记录，并跟踪如下类型的信息：条记录，并跟踪如下类型的信息：每个账户的开户日期（每个账户的开户日期（Date）帐户金额（帐户金额（Amount）帐户类型（帐户类型（AcctType）谁开的账户（谁开的账户（OpenedBy）帐户是在哪个分行开的（帐户是在哪个分行开的（Branch）帐户是新建帐户还是现有帐户（帐户是新建帐户还是现有帐户（Customer）下面的问题是银行管理人员可能感兴趣的：下面的问题是银行管理人员可能感兴趣的：每个分行不同帐户类型的存款总额是多少？（求和）每个分行不同帐户类型的存款总额是多少？（求和）每个分行的不同帐户类型各有多少开户帐户？（计数）每个分行的不同帐户类型各有多少开户帐户？（计数）不