采购作业程序(二阶文件行政部).docx

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1、XXX有限公司文件名称：采购作业程序文件编号：总页数：6页序号制/修订日期版次修改内容制/修订人文件合用：匕ISO9001EjSol4001EQC080000OHSAS18001相关单位会签须会签不须会签品保部行政部口财务部口业务部生产部核准审查编撰【文件发行日即生效日】发行章：文件名称：编号：采购作业程序版次:页数：1/61目的为使本公司之采购制度化，加以循环、并能适时提供合格质量及合理价格的产品。2合用范围凡本公司采购之材料、零件、加工检验仪器、生产设备均属之。3名词释义：4职责：4.1 采购定单：4.1.1 对采购之产品，必须寻觅合理价格、合格品质、合格供应商、并如期交货。4.1.2 对

2、供应商的选择、评价、文件管理、质量问题的处理皆做适当的监督及要求4.2 品保单位：4.2.1 对入厂的产品进行检验，并记录。4.2.2 协助采购单位评估各供应商之品质、服务、交期状况。4.3 仓库单位：4.3.1 对进厂之原材料、物品进行验收入库。5作业内容：5.1采购作业流程图：需求单位流程图要求相关单据各单位请购单采购定单采购定单进货单进货单退货或者换各单位请购需求需求用途及库存量必须填写品名、规格、数量必须填写正确品名规格、数量符合产品规格请购单请购单采购定单采购定单进货单进料检验和实验报告不合格品管制程序1询价/议价审核下单1到货检验1不合格品5.2采购方针:采购作业程序版次:页数：2

3、/61.1.1 请购单必须在核准后，才可进行采购作业。52.2选择优良之供应商，确保料源供给。1.1.3 确保采购物品的品质及做好检验作业。1.1.4 适当管制采购作业进度，期能适时、适量供应使用单位所需物料。1.1.5 防止采购作业发生异常，针对异常及问题点能迅速妥善处理。5.3 供应商选择需注意以下事项5.3.1 普通供货商选择需注意下原则：A具有公司（工厂）营利事业登记证。B具有生产与本厂相关之材料、零件及加工之实绩与产能者C质量、价格、交期及服务等条件好者。D品质及制度、财务状况健全稳定者。E商誉良好（如信誉佳即使价格低亦予考虑）F具有一级或者二级以上之代商G客户指定之代商H独家代。5

4、32代商普通性调查A代权资的采集和取B代商基本资的调查C代商交的调查5.4 根据公司业性质，以下情况的厂商,送样经本公司承认合格,可直接入GP合格供应商名册5.4.1 国际知名企业已取得工S09001质管体系或者Qeo80000有害物质过程管认证证书或者相关业证书及其提供的产品和产品质量在业中有一定的知名和美誉。5.4.2 客户指定的供货商，经送样确认符合及得到客户端承认的厂商直接登为合格厂商。5.4.3 材之代商,可经评鉴，但需提供使用仿冒产品协议书代理授权书方可取得合格供货商资格.5.4.4 由总公司购买材，其经总公司评鉴合格，可经评鉴，取得合格供货商资格。5.4.5 市场垄断供货商，其在

5、短期内无法找到替代材，则可经过评鉴，直接入合格厂商名册。5.4.6 其他供货商无法进或者实际评鉴的，如海外供货商或者跨省及远距离5.4.7 供货商、采购额少于7万元人民币的，则可经过评鉴，直接入合格厂商名册5.5 供应商管理：5.5.1 采购每12月底召集品管、工程人员对GP合格供应商名册中需要稽核的厂商制订供货商年度稽核计划并按计划对厂商稽核,将稽核结果记录于供应商QSA&QPA评鉴表、供应商HSF管控评鉴表。以下厂商需要安排稽核：文件名称：编号：采购作业程序版次:页数：3/6A客户指定的供货商需要稽核B代商需要稽核C通过总公司购买材的间接合格供货商需要稽核D非本地厂商需要稽核（采取书面审核

6、）E其他供货商（如年采购额少于7万元人民币的）需要稽核（采取书面审核）5.5.2 合格之供应商，若1年未采购时，须重新评鉴合格后方可采购。5.5.3 每月需对合格供应商进行月评价，月评价等级分为A、B、C、D、E五级，采购单位以此评价作为季度采购之优良顺序。5.5.4 采购单位将评定之等级通知供应商，并复印1份供品保部门参考。5.5.5 应供应商之需求本公司可提供必要之辅导级协助。5.6 材料、零件及加工样品之承认：5.6.1 被要求送样之供应商，应已获本公司B级以上供应商为优先。5.6.2 送样条件以下列为主：A应品管、工程单位要求（质量改善）者。B采购为业务需要（降价目的、质量改善）者。C

7、供应商（以原料及零件为主）自行推荐、经采购、品保、工程单位认定可行者。D供应商在图面及采购规范无变动状况下，若有三次送样不符者，即取消送样资格。5.7 样品承认：5.7.1 工程单位依新产品开辟作业程序要求制作供应商提供样品时，应提供图面、检（实）验规范及相关资料交由采购单位处理。5.7.1.1 供应商送样品承认时必需附以下资料：A.产品材质证明B.物质安全特性表C.第三方测试报告（测试报告必须在一年有效期内）1.1.2 供应商以采购定单规定值数量、规格、材质进行送样，并附检验和测试报告及报价单。1.1.3 品保单位对于供应商送来之样品，进行各项检（试）验，确认质量是否合格。1.1.4 对不合

8、格样品，品保单位应将检验结果以书面报告通知采购单位，转交供应商参考改进。1.1.5 品保单位因供应商交货质量发生连续变异不良，经查证无法改善者，可判定该材料、零件及加工品之样品承认取销。1.1.6 凡本公司采购之原物料、零件及加工品，采购之对象必须经由样品承认之手续完成后，方可采购。5.8 交期管理：5.8.1 物料定单发出及进料跟催：采购作业程序版次:页数：4/6A生管开出的申购单进行签核，由生产负责人及厂区最高主管进行签核，采购根据签核OK之申购单对所需购买的材料开出订购单进行签核，由厂区最高主管进行签核B确保厂商如期交货，采购人员应于进料日期七天前确实采取跟催活动，此活动可采取电话跟催、

9、信函跟催、传真跟催或者亲自前往厂商处以确保材料能适时、适质、适量的供应，达成IO（H交货率。C采购根据由仓库及品保确认后之送货单对交货数量进行销单，确保货物均己交付完D采购每一个月对供方之交货准确度予以统计，以作为供应商交期考核之评分依据。5.8.2 供应商交货依据：A材料、零件及加工品的“采购定单”之交期，仍依请购所需日期为准，并经采购与供应商确认，协调供方意见后执行，并加以记录B当生产计划变更时，生管应开立申购单通知采购单位，变更采购定单数量或者交期C供应商送货时，以采购定单所列日期、数量为准，超出部份以退回为原则。D数量若不足定单数量时，以进货单分批纳入。E供方应以本公司开出质定单交货期

10、限，跟催交货。F供应商产能评估，可满足供货需求。5.9 价格管理：5.9.1 价格的分析及决定：A报价单之提供：是以获得本公司之评鉴为合格之供方为优先。B每一种材料、零件及加工品：均需两家以上供方报价。C采购人员对供方的报价单加以分析整理后，依采购金额核对后，再呈报裁决。5.10 议价、比价之整理：5.10.1 采购人员接到各单位开出的申购单后，应进行议价、比价，价格须经核定后才干进行采购。5.10.2 采购执行年度降价计划，具体细节及降价比率依照公司目标考核。5.11 事故处理：5.11.1 代用材料之采购：A因设计变更而造成旧有规格材料，仍有客户的。B因欠料材料急用，可以代用之材料者。C客

11、户指定用代用时，需经客户允许后方可使用5.11.2 质量事故之处理：A材料不良退回须依进料检验管理办法规定执行。B在制程过程中发现质量变异，则依其不符合规格（范）之轻重形向供采购作业程序版次:页数：5/6方要求更换或者赔偿。5.12 变更处理：5.12.1 供货商因制程变或者产品停产时，应提前书面通知我司采购，由采购通知工程及IQC,供应商应提供变后的产品样品或者替代停产产品的样品给我司工程进行验证，并提供样品给对应业务交客户进行确认。5.12.2 如因客户设变材，我司暂停后应即将通知厂商暂停，并请厂商在一周内提供材成品及半成品数，我司统计后由业务统一给客户确认。5.12.3 产前的任何模具变

12、动，由工程部主导。产后的模具变动，均需要由厂商提出变更申请5.12.4 经会同相关部门审查合格后，采购将正式通知其执变；如审查合格，采购将视必要性告知厂商重新提出变申请或者结案。5.12.5 供货商经过制程变后，应知会工QC,告知变完毕，同时提供相关实验报告及检测报告，做为IQC及本公司相关部门确认依据及效果认证。5.12.6 如厂内工程部需对变后产品作送样/小批试投，供货商需配合执。送样/试结果被判定OK后，供货商制程变才算完成确认，方可进产。5.12.7 变更期间，供货商需做好变先后产品标示5.13 供货商提出变项目：5.13.1 人员变、质管代表变、部门主管变、与质量相关的重要人员变。5

13、.13.2 制程现场、创造产地变。5.13.3 制程的变,如：关键创造工艺/设备的变，生产模式，站别增减;5.13.4 视需求与供货商确认是否增加变项目。5.13.5 关键材料下游供应商变或者产品外包。5.13.6 件规格变5.13.7 材成份的变5.13.8 包装方式变5.14 数据管理：5.14.1 图面及采购或者检（实）验规范（以下简称数据）管理：5.14.2 数据均有工程单位发下一式二份，确定该资料为最新发行者，只要检核数据已为品保单位查核后，一份归档，另一份发给供应商。5.14.3 数据归档必须先予以分类、编号、以利于查阅。5.14.4 取得数据后应将数据送交供方，并予以记录存查，若

14、更换数据者，经确认供应商已负责处理后，在记录上予以销案。5.14.5 已取得资料之供应商，因故以后无法继续交易时，由厂商自行销毁。5.15 采购合约书管理：5.15.1 供应商在交易前视需要与本公司签订采购合约。5.15.2 交易如发生争执时，均依合约书之核定条款处理双方不得异议。5.15.3 应从符合环保协约书中的环境物质管制标准的供方处进行采购.5.15.4 采购应与供方签订正式环保申明书供应商品质保证协议以明确双方的责任及权益,采购新化学品时须索取安全数据表（MSDS）,以确定安全采购作业程序版次:页数：6/6处置和应急响应之针对方法.5.16 订（请）购单管理：5.16.1 订购单在采购单位所属各级主管依授权原则签发后，采购单据至少保存1年。5.16.2 采购定单送交供应商签核后，即完成交易。5.16.3 任何一笔交易之材料、零件及加工品，均以“采购定单”执行。5.16.4 品管单位应不定期抽查“采购定单”之准确性（如使用图面、样品承认书等）O5.16.5 采购定单内